Авансовый отчет загранкомандировка

Содержание

Командировка: поездка за границу, расчеты в валюте

Авансовый отчет загранкомандировка

страница » 1С Бухгалтерия » ЗАТРАТЫ » Командировочные » Командировка: поездка за границу, расчеты в валюте

Командировки за границу имеют свои особенности — большинство расходов осуществляется в валюте, а отразить в учете их нужно в рублях.

Из статьи вы узнаете:

  • когда и по какому курсу пересчитывать суточные, выданные в валюте;
  • в какой момент и по какому курсу признавать расходы в БУ и НУ;
  • вносить ли в авансовый отчет расходы, которые оплачивала организация;
  • как затраты на загранкомандировки отразить в 1С:Бухгалтерия 3.0.

Пошаговая инструкция

Организация направила Голубеву К. В. в Бельгию на 5 дней (с 3 по 7 июня).

03 июня Организация выдала сотруднику на командировку:

  • на карту сотрудника — 520 EUR (суточные и оплата гостиницы);
  • билеты (приобретены организацией, оплата в рублях);
  • наличными — 700 руб. (суточные).

10 июня Голубева К. В. отчиталась о командировке. Расходы составили 530 EUR. В тот же день сумма перерасхода 10 EUR зачислена на карту сотрудника.

В соответствии с положением о командировках при поездках за границу суточные выдаются, из расчета:

  • 64 EUR в сутки — на территории Бельгии (64 * 4 дня) — 256 EUR;
  • 700 руб. в сутки — на территории РФ (700 * 1 день) — 700 руб.

Условные курсы для оформления примера:

  • 3 июня курс ЦБ РФ — 76 руб./EUR;
  • 10 июня курс ЦБ РФ — 78 руб./EUR.
  • 30 июня курс ЦБ РФ — 83 руб./EUR.

Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF

Перечисление подотчетной суммы в евро на карту сотрудника

Для выдачи подотчетных сумм организация имеет право использовать:

  • наличные;
  • корпоративную карту;
  • карту сотрудника, в т. ч. зарплатную.

Подробнее Порядок учета расчетов с подотчетными лицами: законодательство

При заполнении платежного поручения выберите вид операции Перечисление подотчетному лицу. Код вида дохода заполнится автоматически.

  • Удержание по исполнительному листу2 — запрещено (без оговорок).

Подробнее Коды выплат по заработной плате в платежных документах

Перечисление подотчетной суммы в иностранной валюте проведите документом Списание с расчетного счета вид операции Перечисление подотчетному лицу (Банк и касса – Банковские выписки).

При заполнении проверьте:

  • Банковский счет — валютный счет нужно выбрать из справочника Банковские счета;
  • Счет учета — 52 «Валютные счета» — в этом случае счет подставится автоматически;
  • Вид операцииПеречисление подотчетному лицу;
  • Статья расходовВыдача подотчетных сумм — это предопределенная статья, заполняется автоматически.

Форма Авансового отчета

Подотчетные суммы выдавались в EUR и рублях. Для отражения операций надо создать 2 разных документа Авансовый отчет (Банк и касса — Авансовые отчеты):

Для заполнения авансового отчета в EUR выбирайте стандартный документ Авансовый отчет. Авансовый отчет по командировке для валютных операций не подходит т. к. имеет ряд ограничений.

Подробнее Авансовый отчет по командировке: удобства и ограничения

Авансовый отчет в евро заполняется так:

Укажите:

  • Валюта — валюта, в которой выдан аванс (в нашем примере — EUR);
  • переключатель КурсРассчитывается автоматически — в этом случае из справочника Валюты подставится курс, установленный ЦБ РФ на дату:
    • выдачи аванса — для графы Курс, вкладка Авансы;
    • авансового отчета — для пересчета расходов в рубли в части перерасхода.

Обратите внимание: валюта устанавливается для документа в целом, поэтому если подотчетному лицу выдавались, как в нашем примере, билеты и наличные в рублях, а денежные средства в иностранной валюте, то заполняются 2 документа Авансовый отчет:

Поступление и выдача денежных документов (Банк и касса — Денежные документы), например, билетов можно оформить и в рублях, и в иностранной валюте.

В 1С достаточно выбрать счет учета денежных документов:

  • 50.03 «Денежные документы» — в рублях;
  • 50.23 «Денежные документы (в валюте)» — в иностранной валюте.

Вкладка Авансы

По кнопке Добавить выберите документ выдачи аванса подотчетнику. В списке будут документы, оформленные в той же валюте, что и Авансовый отчет.

В табличной части укажите:

  • Зачтено (EUR) — сумма, на которую представлены первичные документы, т. е. заполнен отчет, в EUR;
  • Курс — курс ЦБ РФ, действующий на дату выдачи аванса, заполняется автоматически;
  • Зачтено (руб.) — зачтенная сумма аванса в рублях по курсу на дату его выдачи.

Авансовый отчет в иностранной валюте может использоваться только для авансов, выданных в той же валюте. Расходы в этом случае пересчитаются в рубли автоматически.

Если аванс выдан в рублях, то расходы в иностранной валюте надо пересчитать вручную и отразить в рублевом Авансовом отчете.

Вкладка Прочее

В нашем примере сотрудник отчитывается за:

  • проживание в гостинице;
  • суточные.

Обратите внимание на заполнение граф:

  • Счет затрат (Счет затрат НУ) — счет, на который относятся расходы по командировке в БУ и НУ (в нашем примере — 44.02 «Коммерческие расходы в организациях, осуществляющих промышленную и иную производственную деятельность»);
  • Подразделение — подразделение, к которому относятся расходы по командировке (если учет затрат ведется по подразделениям) (в нашем примере — Отдел продаж);
  • Субконто (Субконто НУ) — статья затрат в целях БУ и НУ, выбирается из справочника Статьи затрат.
    • Вид расходаКомандировочные расходы.

Суточные

Коммерческая организация сама устанавливает нормы выдачи суточных и утверждает их в своем локальном нормативном акте, например, в положении о командировках. Суточные в полном объеме принимаются в расходы в целях налога на прибыль на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

При заграничных поездках суточные рассчитываются по лимитам, утвержденным в положении о командировках (п. 17, абз. 1 и 3 п. 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Расчет производится со дня пересечения границы по норме суточных для той страны, куда въезжает работник при:

  • выезде из РФ;
  • посещении нескольких стран;
  • въезде в РФ.

Дата пересечения границы для расчета суточных по загранкомандировке в дальнее зарубежье определяется по дате прохождения паспортного контроля, а не прибытия самолета (поезда).

Для командировок по странам ближнего зарубежья — по проездным документам, потому что таможенных границ внутри СНГ нет (п. 18, 19 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.

2008 N 749).

В целях БУ и НУ суточные, выданные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу на дату выдачи аванса работнику (п. 10 ст. 272 НК РФ).

Расходы БУ и НУ

По общему правилу расходы по командировкам в валюте признаются в БУ и НУ на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Пересчет валютных расходов в рубли производится по следующим правилам (пп. 3, 5, 6, 9 ПБУ 3/2006, п. 10 ст. 272 НК РФ):

  • расходы, оплаченные авансом, выданным работнику — на дату выдачи аванса;
  • расходы сверх аванса (в части перерасхода по авансовому отчету) — на дату утверждения авансового отчета;
  • расходы, оплаченные авансом организацией — на дату перечисления аванса за товары (работы, услуги);
  • расходы, оплаченные организацией после потребления услуги — на дату оказания услуги, а потом на дату оплаты.

Источник: https://BuhExpert8.ru/1s-buhgalteriya/zatraty/komandirovochnye/komandirovka-poezdka-za-granitsu-raschety-v-valyute.html

Заполняем авансовый отчет для загранкомандировки, выданный в иностранной валюте

Авансовый отчет загранкомандировка

В статье поговорим о том, как заполнить авансовый отчет, когда работнику был выдан аванс в наличной иностранной валюте.

В этом случае авансовый отчет надо составлять одновременно и в этой валюте, и в рублях. То есть вам надо отразить в отчете суммы в иностранной валюте, а затем перевести их в рубли (Пункты 4, 6, 7, 13 ПБУ 3/2006). А для этого понадобится определиться с курсом пересчета. И это сложнее, чем может показаться на первый взгляд.

Выданная под отчет валюта: аванс или не аванс – вот в чем вопрос

Чтобы определиться с курсом пересчета, надо прежде всего понять: сумма, выданная под отчет работнику, – это валютный аванс (тот самый, который не надо пересчитывать ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете) (Пункт 9 ПБУ 3/2006; п. 11 ст. 250, пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ) или нет. А понять это не просто, ведь ни в “бухучетном”, ни в налоговом законодательстве прямого ответа нет.

Подход 1. Выданная под отчет иностранная валюта – это валютный аванс, который не нужно пересчитывать

Работнику выдана валюта для оплаты предстоящих расходов самой организации. К тому же исторически такие суммы названы именно авансом – и отчет тоже авансовый. Значит, мы можем говорить о валютном авансе.

Исходя из этого, если все командировочные расходы укладываются в сумму, выданную работнику под отчет, то пересчитывать их в рубли надо по курсу ЦБ на дату выдачи этого аванса.

А вот суммы перерасхода – он возникнет, когда командировочные расходы больше полученного работником аванса, – надо пересчитать в рубли по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета. То есть на дату признания расхода в бухгалтерском и налоговом учете (Подпункт 5 п. 7, п. 10 ст. 272 НК РФ).

Подход 2. Выданная под отчет иностранная валюта – это просто задолженность работника

Такой подход можно строить на разъяснениях Минфина. Он считает, что положения п. 11 ст. 250 и пп. 5 п. 1 ст.

265 НК РФ (в части, устанавливающей, что полученные/выданные авансы не переоцениваются для целей налогообложения прибыли) регулируют только отношения, связанные с переоценкой сумм предварительной оплаты при реализации/приобретении товаров, работ, услуг, имущественных прав.

Когда речь идет о командировке, деньги выдаются под отчет нашему работнику (а не исполнителю работ или услуг) и сам работник ими в дальнейшем распоряжается. С этой точки зрения “непереоцениваемого” валютного аванса в момент выдачи денег под отчет работнику не возникает.

Значит, все командировочные расходы, которые организация берет на себя (то есть все расходы, оплачиваемые за ее счет и не покрываемые суточными), не будут оплачены нами авансом в момент передачи денег работнику.

Если аванс и появится, то только в момент предварительной оплаты работником каких-то услуг гостиниц, агентств или иных исполнителей и продавцов.

А может быть, работник оплатит товары, работы или услуги по факту – тогда аванса вообще не будет.

Получается, что валютные командировочные расходы (как покрываемые выданными под отчет суммами, так и превышающие их) надо пересчитывать в рубли по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета (Пункт 10 ст. 272 НК РФ).

Для справки

Сумма суточных работнику определяется по отметкам о пересечении границы в загранпаспорте. Поэтому к авансовому отчету, помимо документов, подтверждающих расходы, нужно приложить копии страниц загранпаспорта работника с этими отметками.

При выезде из России дата пересечения границы включается в дни, за которые выплачиваются “заграничные” суточные. А при возвращении в Россию дата пересечения границы включается в дни, за которые выплачиваются “российские” суточные. Причем неважно, в какое время суток была пересечена граница – хоть в 00.10, хоть в 23.50.

Если работник был в нескольких странах Евросоюза, передвижение внутри которых не требует дополнительных виз, то дополнительно могут потребоваться авиа- или железнодорожные билеты для подтверждения даты пересечения границ этих стран.

К суточным – подход особый

Суточные работник получает для себя, и их расходование не надо подтверждать документами. А значит, они вполне подходят под определение валютного аванса.

Следовательно, пересчитывать их в рубли надо по курсу на дату выдачи работнику.

Мы, конечно, не приобретаем у работника никаких услуг, однако, даже если не считать суточные валютным авансом, есть еще одна причина пересчитывать суточные именно на дату их выдачи независимо от того, по какому курсу вы будете считать командировочные расходы.

Дело в том, что, по мнению Минфина, для целей исчисления НДФЛ суточные, выданные в валюте до начала командировки, надо пересчитывать в рубли именно по курсу ЦБ, действовавшему на дату их выдачи работнику. Свою позицию Минфин обосновывает тем, что именно в момент получения суточных у работника появляется доход.

Как все помнят, “заграничные” суточные не облагаются НДФЛ, если они не превышают 2500 руб. в сутки. Конечно, с позицией Минфина можно и поспорить: ведь до начала командировки не известно точно, отправится ли работник в нее вообще (может быть, он заболеет и все суточные вернет).

Поэтому и говорить о получении дохода работником в момент выдачи ему суточных до командировки еще рановато. Но, как бы то ни было, мнение Минфина учитывать нужно.

Примечание

Чтобы не было проблем с расчетом НДФЛ, организации часто устанавливают нормы “заграничных” суточных не в валюте, а в рублях. Соответственно, и выплачивают суточные в рублях. Для работника это тоже неплохо: он знает, будет удержан НДФЛ с суточных или нет, следовательно, точно знает сумму суточных, которой он может распоряжаться по собственному усмотрению.

Поскольку для целей НДФЛ безопаснее пересчитывать валютные суточные на дату их выдачи, то логичнее и в бухгалтерском учете, и в учете для целей налогообложения прибыли пересчитывать валютные суточные на ту же дату.

Получается, что если даже придерживаться второго подхода, то суточные лучше пересчитать в рубли по курсу ЦБ на дату их выдачи работнику, а все иные документально подтвержденные расходы в валюте – по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета. Именно так советуют делать специалисты Министерства финансов.

Из авторитетных источников

Бахвалова Александра Сергеевна, главный специалист-эксперт Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

“Если вся сумма под отчет выдается в валюте, для отражения в учетных документах необходимо пересчитать ее в рубли по курсу ЦБ на дату выдачи аванса. По возвращении из командировки сотрудник представляет чеки, подтверждающие произведенные расходы, а также возвращает неиспользованную сумму.

Все расходы пересчитываются в рубли по официальному курсу ЦБ на дату совершения операций (по чекам) и учитываются организацией на дату утверждения авансового отчета.

Часть суммы, приходящаяся непосредственно на суточные, также должна быть отражена в авансовом отчете, но вот обоснования расходов в виде суточных чеками уже не требуется. И, следовательно, у работника нет обязанности возвращать неизрасходованную часть суточных организации.

Соответственно, выплаченные суточные организация отражает в учете в рублях по курсу ЦБ на дату выдачи аванса, и далее расходование средств в части, приходящейся на суточные, не отслеживает”.

Вывод

Как видим, ни налоговое, ни бухгалтерское законодательство не позволяет нам с уверенностью сказать, что какой-то один из двух предложенных выше подходов – единственно верный. В большинстве случаев ваш выбор того или иного курса для пересчета валютных расходов не сильно скажется на результате, так что цена вопроса не столь велика.

И даже если проверяющие сочтут, что вы взяли курс не на ту дату, на которую нужно, вряд ли это будет для вас существенная потеря. А если захотите поспорить с проверяющими – шанс отстоять свою правоту тоже есть.

Ведь, как все уже давно наизусть выучили, все сомнения и противоречия в расчете налогов должны толковаться в пользу налогоплательщика.

А теперь рассмотрим порядок заполнения авансового отчета в двух ситуациях:

– когда работник получил от организации деньги в той же иностранной валюте, в которой он будет их тратить;

– когда работник получил деньги в одной иностранной валюте, а тратить он будет их, предварительно обменяв на другую валюту.

Аванс выдан в той же иностранной валюте, в которой оплачены расходы

Это наиболее простая ситуация с точки зрения составления авансового отчета. В форме N АО-1 надо лишь зафиксировать суммы в иностранной валюте из документов и пересчитать их в рубли. По какому курсу это надо делать – мы уже разбирались выше. Рассмотрим пример, когда организация определяет рублевую сумму командировочных расходов, оплаченных авансом, по курсу на дату выдачи аванса.

Пример. Заполнение отчета по зарубежной командировке, когда подотчетная сумма выдана и потрачена в евро

Условие

Источник: http://mosbuhuslugi.ru/material/avansovyy-otchet-zagrankomandirovka-valyuta

Оформление авансового отчета при загранкомандировке и учет командировочных расходов в налоговом учете

Авансовый отчет загранкомандировка

Вернувшись из командировки, работник должен в течение 3 рабочих дней под вашим чутким руководством заполнить авансовый отчет (форма N АО-1) об израсходованных в командировке деньгах. Прежде чем отдать авансовый отчет руководителю (другому уполномоченному лицу) на утверждение, вам нужно:

– проверить отчет на предмет его правильного заполнения, а также арифметических ошибок;

– убедиться, что указанные в отчете оправдательные документы действительно к нему приложены и все они составлены должным образом.

Что должно прилагаться к авансовому отчету

Вот документы, которые должны быть приложены к авансовому отчету (Пункт 26 Положения):

командировочное удостоверение по форме N Т-10 (при командировках в страны СНГ, с которыми есть соглашения о том, что в загранпаспорте не делаются пограничные отметки) (Пункт 15 Положения) либо копии страниц загранпаспорта работника с отметками о пересечении границы;

документы, подтверждающие затраты на проезд. При этом если покупался электронный авиа- или железнодорожный билет, то подтверждающими документами могут быть распечатка маршрут-квитанции (билета) и посадочный талон, а также документы об оплате билета (кассовый чек либо чеки платежного терминала, банковская выписка);

документы, подтверждающие расходы на проживание (счет, чеки об оплате);

– документы, подтверждающие другие расходы (если они имели место): на оформление визы и медстраховки, на оплату постельного белья в поезде, перевеса багажа, представительских услуг, почтовых расходов, услуг связи и т.д.

Для удобства можно взять несколько листов чистой бумаги, озаглавить каждый по виду расходов (к примеру, “Транспортные расходы”, “Гостиничные расходы”, “Иные расходы”) и приклеить на них соответствующие расходные документы.

А вот на что работник потратил выданные ему суточные, неважно. Никакими чеками, квитанциями и другими подобными документами это подтверждать не нужно.

Прилагать к авансовому отчету бланк служебного задания для направления в командировку (форма N Т-10а) с заполненным разд. 12 “Краткий отчет о выполнении задания” (Пункт 26 Положения) не обязательно, так как налоговые органы считают, что служебное задание вместе с отчетом о его выполнении не являются документами, необходимыми для подтверждения расходов.

Что делать, если “первичка” на иностранном языке

Логично предположить, что часть документов, подтверждающих расходы в загранкомандировке, будет составлена на иностранном языке. Контролирующие органы считают, что нужно на отдельном листе сделать построчный перевод таких документов на русский язык – либо своими силами, либо обратившись в бюро переводов.

Для авиабилетов и других перевозочных документов, выписанных на иностранном языке, Минфин требует переводить лишь реквизиты, необходимые для признания прибыльных расходов (Ф.И.О.

пассажира, направление, N рейса, дата вылета или прилета, стоимость билета).

Перевод информации, не имеющей существенного значения для подтверждения расходов (например, условий применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажа), делать не обязательно.

А вот по мнению ФНС, необходимости в переводе электронного авиабилета на русский язык вообще нет. Ведь такой авиабилет – это унифицированная международная форма документа. Поэтому большинство реквизитов билета заполняется в соответствии с Единым международным кодификатором.

Однако к отсутствию перевода других подтверждающих документов (кроме авиабилетов), например счетов из гостиницы или за аренду машины либо услуги такси, налоговики наверняка будут придираться, упирая на то, что невозможно установить целевой характер произведенных расходов.

И скорее всего, они не упустят случая доначислить вашей компании налог на прибыль, а также пени и штрафы.

Но есть шансы отбиться от налоговых претензий в суде. Некоторые суды, разбирая подобные дела, справедливо отмечали, что:

– в НК РФ не установлена обязанность налогоплательщика переводить документы, составленные на иностранном языке;

– налоговому органу ничто не мешает воспользоваться своим правом на приостановление налоговой проверки для перевода документов на русский язык.

Совет

Дабы не будить в налоговиках зверя, документы на иностранном языке лучше все-таки перевести на русский язык. Тем более что сделать перевод может и ваш сотрудник, владеющий нужным иностранным языком, если это входит в круг его должностных обязанностей. Если же вы обратитесь за переводом в специализированную организацию, то затраты на перевод можно учесть в прочих расходах.

Рассчитываемся с работником

Итак, авансовый отчет утвержден руководителем. И вы видите, что командированный работник израсходовал выданный ему аванс не полностью или не подтвердил какие-то затраты первичными документами. В этом случае он должен вернуть неизрасходованную сумму в кассу по приходному кассовому ордеру.

Если работник в срок, отведенный для окончательного расчета по выданному ему авансу (3 рабочих дня (Пункт 11 Порядка)), не вернет неиспользованный остаток, вы можете удержать эту сумму из его зарплаты (Статья 137 ТК РФ). Для этого нужно, чтобы (Статья 248 ТК РФ):

– в течение месяца со дня окончания 3-дневного срока руководитель издал письменное распоряжение о взыскании с работника неизрасходованной суммы;

– работник дал письменное согласие на удержание этой суммы из зарплаты, если она превышает его средний месячный заработок.

В том случае, когда в командировке работник израсходовал больше денег, чем ему было выдано, сумму перерасхода нужно ему возместить. Желательно сделать это не позднее ближайшей выплаты ему зарплаты.

Учитываем командировочные расходы

Как признаются основные расходы по командировке для целей налогообложения, для наглядности мы покажем в таблице.

Вид расходовНалог на прибыльНДФЛСтраховые взносы в ПФР, ФСС, ФОМС и ТФОМС
Суточные в размерах, предусмотренных локальным нормативным актом, коллективным договоромПолностью учитываютсяв расходахНе удерживается с сумм, не превышающих: (или) 700 руб. в сутки – для командировок по России; (или) 2500 руб. в сутки – для загранкомандировок. Если суточные выплачивались в большем размере, то сверхнормативные суммы облагаются НДФЛНе начисляются
Суточные за день приезда из загранкомандировки в Россию должны выплачиваться по норме, установленной для командировок по России (в рублях). И даже если в положении о командировках, принятом в вашей фирме, прописано, что суточные за последний день командировки выплачиваются в той же сумме, что и за все дни загранкомандировки (например, 2500 руб.), НДФЛ не будут облагаться лишь 700 руб. Если суточные выплачивались в валюте, то, чтобы для целей исчисления НДФЛ сравнить сумму суточных с установленным рублевым нормативом, нужно пересчитать их в рубли по официальному курсу валюты, действовавшему на дату выплаты суточных (а не на дату утверждения авансового отчета)
Расходы на проезд: – к месту командировки и обратно (в том числе бизнес- классом или в вагонах СВ); – к аэропорту, вокзалу, пристани (в том числе на такси) и обратноУчитываются в расходах без ограниченийНе удерживаетсяНе начисляются
Расходы по найму жилого помещения – при наличии подтверждающих документовУчитываются в расходах без ограниченийНе удерживается со всей суммы “гостиничной” оплаты. Если подтверждающих документов нет, то НДФЛ облагаются суммы свыше: (или) 700 руб. в сутки – для командировок по России; (или) 2500 руб. в сутки – для загранкомандировокНе начисляются. Если подтверждающих документов нет, то возмещаемая сотруднику сумма не облагается взносами в пределах норм, установленных в локальном нормативном акте. Если такие нормы вы не установили, то срочно дополните свое положение о командировках порядком возмещения работникам неподтвержденных расходов, чтобы избежать уплаты взносов
Не учитываются для целей налогообложения прибыли расходы на обслуживание в барах, ресторанах, в номере, а также плата за пользование рекреационно-оздоровительными объектами (например, фитнес-залом, сауной и т.д.)
Расходы на оформление и выдачу виз, загранпаспортов, ваучеров, приглашений и т.п.Учитываются в расходах без ограниченийНе удерживаетсяНе начисляются
Оплата услуг связи
Оплата услуг VIP-залов (залов повышенной комфортности) аэропортов
Обосновать расходы на оплату VIP-залов можно, например, так: обслуживание в VIP-зале обеспечивает доступ к телефонной и иным видам связи, а также доступ в Интернет, что позволяет командированному сотруднику оперативно решать производственные задачи, требующие его участия

“Командировочный” НДС

И в завершение – несколько слов об НДС по командировочным расходам. Некоторые компании приобретают билеты через специализированные агентства, которые выставляют счет-фактуру с НДС. При этом в самих билетах НДС не выделен (Пункт 7 ст. 171 НК РФ). Минфин говорит, что в такой ситуации при наличии счета-фактуры никаких препятствий для вычета нет.

Однако случается, что налоговики отказывают в вычете налога. По их мнению, вычет НДС по расходам на проезд к месту командировки и обратно возможен только на основании проездного документа (билета), в котором НДС выделен отдельной строкой, поскольку этого требует Постановление N 914.

И организациям приходится искать правды в судах, которые встают на их сторону.

Чтобы в описанной ситуации не нарываться на конфликт с налоговиками, можно попросту не “светить” выставленный вам счет-фактуру, а стоимость приобретенных билетов списать целиком на расходы.

Организация налогового учета, Расходы

Источник: http://www.pnalog.ru/material/avansovyy-otchet-nalogovyy-uchet

Авансовый отчет по загранкомандировке: на какую дату курс валюты считать, как оформить форму АО-1 по поездке за границу, суточные и прочие расходы

Авансовый отчет загранкомандировка

Направление работника на выполнение трудовой функции в другое государство оформляется по общему порядку с учетом некоторых особенностей.

Для заграничных командировок применяются те же законодательные нормы, что и для служебных поездок в пределах России, включая и пункт 10 Положения о командировках, закрепляющий обязательство направляющего предприятия (организации) нести финансовое покрытие всех платежей, связанных с поездкой.

Значительной отличительной чертой таких командировок являются валютные растраты, подтверждение которых должно отображаться работником по приезду в авансовом отчете и в дальнейшем компенсировано предприятием в рублевом эквиваленте.

Особенности заполнения по поездке за границу и отражение суточных

Авансовый отчет по командировке – это предоставление командированным сотрудником в течении тех рабочих дней после возвращения из служебной поездки информации о расходовании средств, выданных ему предприятием перед началом поездки.

Указанная в отчете информация должна подтверждаться приложением соответствующих документов (например, проездных билетов, чеков об оплате гостиничных номеров, фискальные чеки об оплате топлива, если поездка совершалась на личном (служебном) транспорте и пр.).

Представленный документ может быть составлен как на бланке, утвержденном законодателем (№АО-1), так и на фирменном бланке предприятия (организации), закрепленном в локальных актах.

Денежные средства на заграничную служебную поездку могут выдаваться направляющим предприятием (организацией) как в наличной, так и в безналичной формах.

При этом законодатель предоставляет возможность финансировать иностранные командировке в валюте страны направления, в российских рублях, а также в международной валюте.

Важно, что авансовый отчет должен предоставляться работником в той валюте, которая была выдана ему направляющим предприятием (с указанием пересчета на рубли в отдельной графе).

Также в соответствующей валюте необходимо вернуть средства, которые остались из сумм авансового платежа (если таковые остались).

При заполнении представленного документа работнику следует дублировать все иностранные ведомости, внесенные в отчет, на русском языке (допустимо просторечие).

Такой перевод может совершаться самим работником или третьим лицом.

По какому курсу и на какую дату считать валюту?

Представленный вопрос разъясняется Письмом Федеральной налоговой службы от 21 марта 2011 года, а также Письмом Министерства финансов от 31 марта 2011 года.

Указанные документы поясняют, что при финансовом расчете сумм по авансовым отчетам в иностранных валютах необходимо:

  • При наличии документах из банка с указанием информации о курсе обмена на дату произведения работником конвертации – используется курс, указанный в приложенном к отчету чеке;
  • При отсутствии подтверждающих банковских чеков – по официальному курсу Центрального банка России, который действовал на момент утверждения авансового отчета.

Также следует учитывать случаи, когда работник производил валютный обмен предоставленных направляющим предприятием (организацией) денежных средств по частям.

В такой ситуации следует для более точных расчетов следует произвести несколько исчислений по каждой дате, на которую имеется чек о произведении обмена валюты с учетом курса, отмеченного в соответствующей квитанции.

Бухгалтерии предприятия (организации) следует учитывать, что платежи, связанные с услугами банка по обмену валюты в заграничных командировках, также подлежат возмещению (даже при условии, что производилась обратная конвертация с целью возвращения в кассу остатка по авансу в валюте его выдачи).

Срок сдачи

При подписании приказа о направлении в командировку работник уведомляется о необходимости предоставления отчета о потраченных суммах в бухгалтерию направляющего предприятия (организации) в течении трех рабочих дней с момента возвращения из служебной поездки.

Представленный срок устанавливается не самим юридическим лицом, на котором официально трудоустроен командируемый работник, а Банком России в своем Указании №3210-У от 11 марта 2014 года.

Заграничные командировки в представленном вопросе не являются исключением.

Важно отметить, что возвращением здесь следует считать приезд работника к месту постоянной работы, а не пересечение границы Российской Федерации.

Отсчет трех суток, предоставленных на предоставление авансового отчета, начинается после даты, которая была отмечена в приказе о направлении как дата окончания служебной поездки.

Если работник возвращается из командировки досрочно, как правило, в приказе о преждевременном окончании служебной поездки указываются сроки, предоставляемые для подачи в бухгалтерию соответствующего отчета.

Если возвращение работника из поездки совпало с оформлением листа нетрудоспособности, три дня начинают отсчет с даты закрытия представленной медицинской справки, поскольку в Указании Банка России закреплено положение о рабочих днях, а не о календарном исчислении.

 Как оформить форму АО-1?

Заполнение авансового отчета по заграничной командировке должно осуществляться командированным сотрудником, однако на практике часто представленные документы составляются бухгалтером.

Выше указывалось, что отчетность по расходованию денежных средств, выданных работнику на заграничную поездку на выполнение служебного задания, предоставляется на унифицированном бланке или на фирменном бланке предприятия, разработанным для соответствующих целей.

Авансовый отчет заполняется на русском языке. Если имеются специальные отметки на иностранном языке – они дублируются русским.

Все документы, подтверждающие произведенные расходы (чеки об оплате проживания, проездные документы и пр.) должны иметь приложенный перевод на русский язык).

Полная сумма трат, произведённых командированным сотрудником, фиксируется на обратной стороне унифицированного бланка или в специальной графе, отведенной для соответствующих ведомостей в фирменном бланке предприятия.

Также в отчете следует отметить сумму аванса, если она произведена в иностранной валюте (с указанием ее названия), а также ее пересчет на российские рубли (с учетом курса, действующим на момент утверждения авансового отчета по соответствующей командировке).

Для удобства расчётов все суммы лучше вносить в двух валютах (иностранная и рубли). В унифицированном бланке для таких ведомостей представлена специальная графа.

Если на бланке предприятия не отведено место для произведения соответствующих записей, допускается их приложение на отдельном листе.

Какие документы необходимо приложить к авансовому отчету, подробно рассказано в данном видео:

Выводы

Отчет по заграничной командировке следует заполнять с учетом общих требований, установленных для служебных поездок в России. Отличительным моментом является валютная составляющая представленного документа.

Внесение ведомостей в авансовый отчет должно осуществляться в валюте, в которой выдавался платеж. При приложении подтверждающей документации необходимо учитывать, что она должна быть переведена на русский язык.

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/komandirovka/obraztsy-dokumentov/avansoviy-otchet-po-zagrankomandirovke.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.