Лист опроса для графика отпусков

График отпусков по правилам

Лист опроса для графика отпусков

В этом году график отпусков на 2014 год следует составить и утвердить не позднее 17 декабря.

Изучим, какие моменты нельзя упустить при составлении документа; как учесть мнение работника; достаточно ли опросного листа о планируемом отпуске или потребуется заявление от всех сотрудников; каким образом следует уведомить работника от отпуске; когда выгоднее отправиться на отдых в новом году.

График отпусков на 2014 год необходимо утвердить не позднее 17 декабря 2013 г.

Вы узнаете, как собрать сведения с сотрудников о желаемых отпусках на следующий год; как их систематизировать и состыковать; по какой форме составлять график отпусков (ведь унифицированная форма № Т-7 Госкомстата больше не является обязательной); в каком порядке заполняются сведения в графике и как они потом корректируются, если сотрудники фактически уходят в отпуск не в запланированные периоды.

Но самым распространенным видом отпуска, который касается всех работников, является ежегодный оплачиваемый отпуск. Каждый сотрудник вашей организации должен (в идеале) уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск в следующем году. Понятно, что большинство хотят отдохнуть летом.

Но не могут же все разом уйти в отпуск – кому-то надо остаться и поддерживать работоспособность организации.

Вот и приходится договариваться между собой: кто идет летом в этом году, а кто в следующем, в какой очередности взаимозаменяемые сотрудники будут уходить в отпуск, успевая передавать дела друг другу, и чтобы это было максимально удобно всем.

Результаты таких договоренностей фиксируются в графике отпусков, который должен быть составлен на следующий год не позднее, чем за 2 недели до его начала (в 2013 году дата утверждения графика отпусков на 2014 год должна быть не позднее 17 декабря). При этом стоит учитывать, что:

  • сначала подготовленный проект графика должен пройти согласование с выборным профсоюзным органом вашей организации, если таковой имеется (см. дату, отмеченную цифрой 1 в Примере 6);
  • далее документ подписывает руководитель кадровой службы (цифра 2) и
  • только после этого он утверждается руководителем организации (цифра 3).

Хотя даты оформления этих реквизитов могут и совпадать.

Если в организации отсутствует график отпусков или он создан с нарушением действующего законодательства, то работодатель может быть привлечен к административной ответственности согласно ст. 15.27 КоАП РФ (о ее санкциях мы расскажем далее).

Кто не сможет попасть в график отпусков?

Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется всем сотрудникам, работающим по трудовому договору, независимо от срока, на который он заключен (неопределенный срок или срочный). На него имеют право также сезонные работники и те сотрудники, чьи трудовые отношения оформлены по совместительству.

Лицам, с которыми заключен договор гражданско-правового характера, ежегодный оплачиваемый отпуск не предоставляется, так как трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права, на них не распространяются (ст. 11 ТК РФ).

Допустим, в декабре 2013 года в вашей организации утвердят график отпусков на 2014 год, а в январе 2014 года или позже будут приняты на работу новые сотрудники.

У них в 2014 году в вашей организации будет идти только первый год работы – отпуска именно этих работников в графике не могут быть отражены при его составлении.

Поэтому алгоритм оформления документов на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска имеет 2 варианта (см. Схему 1):

  • для предоставления отпуска за 2-й и последующие годы работы у данного работодателя на основании утвержденного графика отпусков и
  • за 1-й год работы – на основании заявления работника и с одобрения руководства (в нестандартных случаях, которые не могли быть заранее запланированы в графике отпусков, например, при переносе отпуска у давно работающих сотрудников его новые даты тоже определяются по данному алгоритму).

Схема 1

Комплект документов для оформления ежегодного оплачиваемого отпуска

Ключевые аспекты

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Причем нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного оплачиваемого отпуска, в число его календарных дней не включаются (ст. 120 ТК РФ). Поэтому многие стараются «захватить» такие дни в свой отпуск (см. Пример 1).

Пример 1

Нерабочие и праздничные дни в период отпуска не включаются

Допустим, работник берет отпуск продолжительностью 14 календарных дней начиная с 03.03.2014. Период отпуска выделен на календаре оранжевой заливкой.

Источник: https://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=012776

Начинаем разработку графика отпусков

Лист опроса для графика отпусков

Вы в рубрике: ВРЕМЯ ОТДЫХА. ОТПУСКА

 01.03.2021

ВРЕМЯ ОТДЫХА. ОТПУСКА: → Всё о перерывах в работе

Уважаемые коллеги! Мы подготовили для вас тематический выпуск о перерывах в работе.  24.02.2021

ВРЕМЯ ОТДЫХА. ОТПУСКА: → Работница сама себе продлила отпуск на число дней нетрудоспособности, известив об этом работодателя постфактум

Работница заболела во время отпуска. Работодателю об этом не сообщила, хотя согласно правилам внутреннего трудового распорядка обязана была это сделать. Соответственно, из отпуска в назначенную дату не вышла. Были подготовлены документы на увольнение за прогул. Сегодня она вышла и предъявила листок нетрудоспособности на период, попавший на отпуск, но не «послеотпускное» время. Т.е. дни болезни во время отпуска она отгуляла после отпуска. Можно ли уволить ее за прогул или хотя бы наказать? 18.02.2021

ВРЕМЯ ОТДЫХА. ОТПУСКА: → Отпуск за НРД пропорционально отработанному времени

Можно ли в правилах внутреннего трудового распорядка установить, что работникам с ненормированным рабочим днем дополнительный отпуск за НРД предоставляется пропорционально отработанному времени?

 Рекомендуем: Журнал “КАДРОВИК-ПРАКТИК”    
  • Полезные, практичные, грамотные советы и подсказки
  • Анализ сложных вопросов – в доступной форме
  • Изменения в законе – рассказываем как применять

Подписка ~ 5 руб./день >>  Подпишитесь легко и быстро >> Доступ – сразу после оплаты

    ПОДПИСЧИКАМ ДОСТУПНЫ

 12.02.2021

ВРЕМЯ ОТДЫХА. ОТПУСКА: → Какие трудовые льготы есть у одинокой матери?

Сначала рассмотрим те льготы, которые связаны со статусом «матери-одиночки», а затем расскажем о других льготах, которые полагаются просто в силу материнства.  10.02.2021

ВРЕМЯ ОТДЫХА. ОТПУСКА: → Учебный отпуск использован не по назначению. Это прогул?

По окончании ученического отпуска работник не представил справку-подтверждение. Является ли в этом случае период ученического отпуска прогулом? Можно ли взыскать с работника оплату данного отпуска?  09.02.2021

ВРЕМЯ ОТДЫХА. ОТПУСКА: → Работнику 65+ полагаются отпускные дни за период больничного по карантину?

Сотрудник возраста 65+ несколько месяцев находился на больничном по карантину. После снятия в нашем регионе режима изоляции он взял отпуск без сохранения зарплаты на месяц, и теперь желает уволиться. За период карантина ему полагаются отпускные дни (компенсация за неотгуляный отпуск)?  08.02.2021

ВРЕМЯ ОТДЫХА. ОТПУСКА: → Отмена отпуска, установленного коллективным договором

У нас в организации подписан коллективный договор, по условиям которого работникам предоставляется ежемесячно 1 оплачиваемый день дополнительного отпуска. Пришел новый директор и сказал, что этот пункт коллективного договора нарушает трудовое законодательство, и запретил предоставлять работникам этот день отдыха. Это законно?  28.01.2021 ВРЕМЯ ОТДЫХА. ОТПУСКА: → Компенсация за отпуск не при увольнении: право или обязанность?
Работник требует заменить его дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день (10 календарных дней) денежной компенсацией. Он хочет выйти на работу из ежегодного отпуска пораньше – сразу после основного отпуска – и заработать лишнюю «денюжку».
Заявление подал. Обязан ли работодатель удовлетворить его просьбу или вправе отказать?  21.01.2021

УВОЛЬНЕНИЯ: → Когда работник увольняется, а неотработанные отпускные удержать не с чего

Работник пошел в ежегодный оплачиваемый отпуск по графику отпусков на 28 календарных дней. Находясь в отпуске, он написал заявление об увольнении по собственному желанию и на работу после отпуска уже не вышел. Получается, что мы ему оплатили его отпуск полностью, а он свой рабочий год еще не доработал. Если посчитать, то половина отпуска ему была предоставлена авансом. Как с него получить обратно отпускные за те дни, которые он не отработал?  20.01.2021

ВРЕМЯ ОТДЫХА. ОТПУСКА: → Особый случай для перенесения отпуска

У работницы графиком отпусков запланирован ежегодный отпуск с 16 числа. А 11 числа она принесла заявление о переносе отпуска в связи с тем, что у нее открыт листок нетрудоспособности по уходу за ребенком. Можно перенести?  12.01.2021

ВРЕМЯ ОТДЫХА. ОТПУСКА: → Типичные сложности, возникающие у кадровиков и руководителей в связи с новогодними каникулами

Праздник ассоциируется у нас с радостью, весельем, отдыхом. И это, конечно, так, но не всегда и не для всех. Для кого-то праздник по календарю становится обычным рабочим днем. Не каждый оказывается этому рад. И даже своим неудовольствием может поделиться с контролирующими органами. Поэтому работодателю важно не допустить ошибок при привлечении к работе в каникулы своих сотрудников.  22.12.2020

ВРЕМЯ ОТДЫХА. ОТПУСКА: → Как лучше назвать: допотпуск или дни отдыха?

Директор решил на локальном уровне установить предоставление дополнительных оплачиваемых отпусков (или дней отдыха) в следующих случаях:на день рождения работника (1 день),при регистрации брака работником (3 дня),при рождении ребенка у работника  (3 дня),при смерти близкого родственника у работника (3 дня).Два вопроса:1) Можно ли такое правило установить в локальном нормативном акте (положении об оплате и премировании, правилах внутреннего трудового распорядка или др.)?

2) Как это лучше назвать: «дополнительные оплачиваемые отпуска» или «дополнительные оплачиваемые дни отдыха»?

 21.12.2020

ВРЕМЯ ОТДЫХА. ОТПУСКА: → Сгорают ли накопленные отгулы в конце года? Позиция юристов и Роструда

За сверхурочную работу и работу в выходные дни у работников накопились отгулы. Они сами просили отгулы вместо повышенной оплаты, но в заявлениях не указывали даты. Некоторые работники не используют эти отгулы по несколько лет. Сгорают ли такие отгулы в конце года? Как Гострудинспекция смотрит на долги по отгулам?  03.12.2020

ВРЕМЯ ОТДЫХА. ОТПУСКА: → Внимание, отпуск за пределами рабочего года в графике

Работник был принят на работу 10.06.2020, в текущем году в отпуск не ходил. Сейчас составляем график отпусков на 2021 год, и этот работник требует отпуск в августе, т.е. за границами его рабочего года. Льгот по выбору отпуска у него нет, но он очень скандальный. Можно пойти навстречу работнику?  03.12.2020

ВРЕМЯ ОТДЫХА. ОТПУСКА: → Отказ в отпуске по уходу за ребенком, если работница при приеме на работу обещала его не брать

Новая работница, отработав всего несколько месяцев, подала заявление на отпуск по уходу за ребенком до трех лет. Когда она устраивалась на работу, обещала трудиться ударно, не ходить на больничные, а ребенка, когда он заболеет,  оставлять с бабушками. Обязаны ли мы ей предоставлять этот отпуск по уходу за ребенком и платить пособие или можем отказать?  01.12.2020

ВРЕМЯ ОТДЫХА. ОТПУСКА: → Отпуск при переходе на 0,5 ставки

В связи с переходом работника с 1 на 0,5 ставки с ним подписано соглашение, которым установлена сокращенная продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска – 14 дней (пропорционально отработанному времени). Законно ли это?  27.11.2020

ВРЕМЯ ОТДЫХА. ОТПУСКА: → О сгорании отгулов при переводах

Работник перевелся на другую должность. У него остались неиспользованные  отгулы (дни отдыха за работу в выходные дни) по прежней должности. Сохраняются ли они или «сгорают»?  17.11.2020

ВРЕМЯ ОТДЫХА. ОТПУСКА: → Отпуск ветерану и его рабочий год

Работник взял отпуск без сохранения зарплаты на 35 дней (как ветеран боевых действий). Сейчас пришел с заявлением об увольнении по окончании этого отпуска. Вопрос по компенсации за неиспользованный отпуск: входят ли дни отпуска за свой счет в стаж на ежегодный отпуск? Это ж ведь не простой отпуск за свой счет.  17.11.2020

ВРЕМЯ ОТДЫХА. ОТПУСКА: → Сдача донорской крови во время отпуска

Работник во время основного оплачиваемого отпуска сдавал кровь. Что делать: продлевать отпуск или просто предоставить день отдыха?  13.11.2020

ВРЕМЯ ОТДЫХА. ОТПУСКА: → Есть вариант оформить отгул до наступления права на отгул

Нужно привлечь работницу к работе в воскресенье (ее выходной день по графику). Она согласна, но при условии, что отгул ей дадут в пятницу, предшествующую этому воскресенью. Как бы это всё оформить…?  11.11.2020ВРЕМЯ ОТДЫХА. ОТПУСКА: → Разделение отпуска на части по согласию сторон: актуальные вопросы
Заключать отдельное соглашение о разделении отпуска обязательно?Соглашение может быть устным?В соглашении необходимо указывать конкретные даты частей отпуска?

Можно ли составить и утвердить график отпусков, а потом при ознакомлении работники распишутся, что согласны с разделением?

 03.11.2020

ВРЕМЯ ОТДЫХА. ОТПУСКА: → Перевод во время отпуска

Работник ушел в ежегодный оплачиваемый отпуск. Ему работодатель предложил перевод на другую должность. Работник согласен и так как работник никуда не уехал, то может приступить к новой работе в любое время. Можно ли работника переводить в отпуске или нужно делать отзыв из отпуска?  28.10.2020

ВРЕМЯ ОТДЫХА. ОТПУСКА: → 2 части отпуска с небольшим перерывом

В сентябре отозвали работника из отпуска на неделю раньше. Сейчас работник подал заявление на предоставление оставшихся 7 дней отпуска: с 16 по 20 ноября и с 23 по 24 ноября. Так можно делать? Директор в принципе не против, т.к. работы сейчас мало.  28.10.2020

ВРЕМЯ ОТДЫХА. ОТПУСКА: → Северный отпуск и надбавки дистанционному работнику

Когда дистанционному работнику устанавливаются дополнительный отпуск, районные коэффициенты и процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера или местностях, приравненных к районам Крайнего Севера?  12.10.2020

ВРЕМЯ ОТДЫХА. ОТПУСКА: → Работа между отпусками по уходу за ребенком и компенсация за отпуск

Женщина ушла в отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, потом вышла на работу, проработала 5 месяцев и снова ушла в этот отпуск. Положена ли ей компенсация (за неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска) за эти 5 месяцев работы?  08.10.2020

ВРЕМЯ ОТДЫХА. ОТПУСКА: → Отпуск отцу в связи с рождением ребенка в незарегистрированном браке

У работника родился ребенок от женщины, с которой у него брак не зарегистрирован. Обязан ли работодатель по его заявлению предоставлять 5-дневный отпуск без сохранения заработной платы в связи с рождением ребенка? Этот работник вряд ли будет помогать женщине с ребенком (она же в роддоме).  05.10.2020

ВРЕМЯ ОТДЫХА. ОТПУСКА: → На перенесенный отпуск попадает праздничный день. Когда выходить на работу?

Источник: https://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/Konsultacii/otpuska/nachinaem_razrabotku_grafika_otpuskov/

График отпусков на 2021 год: особенности составления, форма

Лист опроса для графика отпусков

Составление графика отпусков — обязанность всех работодателей, независимо от численности сотрудников в компании.

Этот документ регламентирует очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году и содержит сведения о времени распределения отдыха сотрудников (ст. 123 ТК РФ).

При его составлении учитываются пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса. Успеть составить график отпусков работодатели должны к 17 декабря.

Особенности составления графика отпусков

Процедура составления графика отпусков может быть установлена в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных нормативных актах. Причем Роструд считает, что график отпусков в каждом структурном подразделении может быть свой.

Особенно это актуально для больших компаний, в которых работают сотни или тысячи сотрудников.

В этом случае подготовкой проектов графиков занимаются руководители подразделений, а затем передают документ кадровикам, которые со своей стороны формируют сводный единый график отпусков.   

По принятому правилу в графике отпусков должна содержаться информация о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.

Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2021 года.

При составлении графика отпусков не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев.

Как мы знаем, право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя.

Поэтому при составлении графика важно учесть, чтобы новички до конца 2020 года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.

Продолжительность основного ежегодного отпуска для разных категорий работников

Есть несколько категорий работников, которые «выбиваются» из общего правила составления графика отпусков:

1. Сотрудники, которые вправе претендовать на оплачиваемый отпуск по заявлению до истечения шести месяцев непрерывной работы.

Такие сотрудники указаны в ст. 122 ТК РФ:

  • женщины — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
  • работники моложе 18 лет;
  • работники, усыновившие ребенка в возрасте до 3-х месяцев.

Согласно ст. 123 ТК РФ, по желанию сотрудника ежегодный отпуск ему может быть предоставлен в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, независимо от времени его непрерывной работы у работодателя.

2. Совместители.

Согласно ст. 286 ТК РФ отпуск совместителей предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Чтобы учесть эту категорию сотрудников в графике отпусков, запросите у них сведения о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные сотрудники с детьми до 12 лет.

Федеральный закон от 11.10.2018 № 360-ФЗ дополнил Трудовой кодекс ст. 262.2. Теперь работодателям нужно учитывать, что родители 3-х и более детей в возрасте до 12 лет имеют право брать ежегодный оплачиваемый отпуск по своему желанию в удобное для них время.

В Письме Минтруда РФ от 20.11.2018 N 14-2/ООГ-9166 уточняется, что возраст детей рассчитывается на год предоставления отпуска. Это значит, что если на начало года предоставления отпуска многодетный сотрудник имел право использовать отпуск в удобное время, то это право за ним сохраняется даже в том случае, если на момент начала отпуска старшему ребенку уже исполнится 12 лет.

Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — лишь подтвердите суммы. Расчет больничных и отпусков за несколько минут.

Попробовать

В обзоре актуальных вопросов за февраль 2019 года Роструд рассмотрел вопрос о том, может ли работник, имеющий троих детей в возрасте до 12 лет, брать отпуск в удобное время частями.

По мнению экспертов, право на использование отпуска в удобное время не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. Такое разделение в соответствии со ст. 125 ТК РФ возможно только по соглашению сторон.

При этом одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

4. Ветераны, работники, награжденные нагрудным знаком «Почетный донор России», сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, супруги военнослужащих.

Все эти категории работников имеют право уйти в оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

При составлении графика отпусков на 2021 год важно помнить, что нерабочие праздничные дни, которые указаны в ст. 112 ТК РФ, в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не входят. Поэтому если отпуск приходится на эти дни, срок его окончания переносится автоматически.

Кроме того, важно помнить и о переносе выходных дней в 2021 году (Постановление Правительства РФ от 10.10.2020 № 1648).

Как указывать дату начала отдыха в графике отпусков

Роструд считает, что указание в графике только месяца отпуска, без точных дат начала и окончания отдыха, неправомерно.

Эксперты рекомендуют вносить в форму для графика отпусков конкретные даты, чтобы избежать разногласий с работниками.

О праве переноса отпуска на следующий год

Вполне возможно, что при составлении графика отпусков на 2021 год какой-то работник направит к вам заявление с просьбой не предоставлять ему отпуск в следующем году, а перенести его на 2022 год. На эту просьбу нужно ответить отказом. Так советуют поступить эксперты Роструда.

Они ссылаются на то, что ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться каждый год. А если перенос и допускается, что только в исключительных ситуациях (ст. 124 ТК РФ), к которым относятся, например, производственная необходимость и временная нетрудоспособность работника.

Форма для графика отпусков

При оформлении графика отпусков можно использовать форму Т-7 (Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26). На этапе планирования отпусков следует заполнить графы с 1 по 6.

В графу 6 вносится дата начала отпуска сотрудников, в том числе тех, кто вправе брать отпуск в любое удобное для них время.

Графы 7, 8 и 9 не заполняются. Данные в них вносятся от руки в течение года, по мере ухода работников в отпуск.

Роструд рекомендует внести в форму дополнительную графу «с графиком ознакомлен» или составить лист ознакомления, который будет являться приложением к графику отпусков. Не стоит забывать о том, что согласно ст. 123 ТК РФ о времени начала отпуска каждый работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала. 

До момента утверждения график отпусков является всего лишь проектом. После того, как его завизировали руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений, документ направляется в профсоюзную организацию (ст.

372 ТК РФ). Его подтверждение выражается в формате выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Но сегодня профсоюз есть далеко не в каждой компании. Тогда в форме в строке согласования нужно об этом сделать пометку.

С утвержденным графиком отпусков сотрудников необходимо ознакомить под роспись. Документ следует:

  • хранить в бухгалтерии и отделе кадров;
  • вывесить в удобном месте для ознакомления;
  • выслать в структурные подразделения компании (копии графика).

Если работодатель предупредил работника о наступлении отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работник имеет право подать письменное заявление с требованием о переносе отпуска на другой согласованный срок. При этом он может не писать заявление на имя работодателя о предоставлении ему отпуска, если использует его в соответствии с графиком.

Есть несколько случаев, когда работник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска:

  • отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы у работодателя;
  • отпуск используется ранее шести месяцев непрерывной работы на основании соглашения с работодателем;
  • работник относится к одной из категорий, которым работодатель обязан предоставлять отпуск в удобное время.

Изменение графика отпусков

Поскольку график отпусков относится к обязательным документам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон. 

Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.

Графу 10 («примечания») следует использовать в следующих случаях: 

  • когда отпуск или его части переносятся согласно причине, обозначенной в ч. 3 ст. 124 ТК РФ — предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации;
  • когда отпуск или его части переносятся по причине, указанной в ч. 2 ст. 125 ТК РФ — отзыв из отпуска и перенос отпуска на следующий календарный год.

Добавление нового сотрудника в утвержденный график отпусков

Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков?

Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:

  • внести изменения в сводный график отпусков;
  • составить дополнительный график и приобщить его к сводному.

Сотрудник будет уволен в январе. Нужно ли на него заполнять график отпусков?

Разъяснения по этому вопросу дано в Письме Минтруда РФ от 27.03.2020 N 14-2/В-321.

В нем ведомство указало, что в график отпусков следует вносить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день утверждения графика.

Это требование распространяется и на работников, с которыми в течение рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры.

Таким образом, нельзя не учитывать в графике отпусков работника, у которого уже в январе истечет срок трудового договора.

Штраф за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены меры ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ) — предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  • на предпринимателей — от 1 000 до 5 000 руб.;
  • на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Источник: https://kontur.ru/articles/5323

Журнал

Лист опроса для графика отпусков

Д.Л. Щур,
начальник юридического отдела
Издательско-консультационного центра «Дело и сервис»
 

в номере: Кадры предприятия №11 / 2003

Дискуссии о том, является ли график отпусков обязательным, постепенно угасают и перестают занимать умы кадровиков. В небольших компаниях к его составлению подходят формально и предоставляют отпуска как и раньше — по договоренности с каждым работником.

В средних и крупных организациях отношение к этому документу более серьезное — к установлению очередности отпусков подходят взвешенно и после всех согласований и утверждения стараются строго придерживаться ее, выполняя требования части второй статьи 123 Трудового кодекса РФ, гласящей: «график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника».

Необходимо успеть

До утверждения графика отпусков на 2004 год остался месяц с небольшим. Поскольку в соответствии с частью первой статьи 123 Трудового кодекса РФ он должен быть утвержден работодателем не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года, срок, когда руководитель организации должен поставить свою подпись в грифе утверждения, истекает 17 декабря.

Несмотря на то, что до этого кажется еще так далеко, а работы в отделе кадров всегда достаточно, время заняться графиком уже наступило.

Если в вашей компании работает более 30 человек, вы просто не имеете права подойти к этому вопросу «спустя рукава» и ограничиться произвольным внесением в унифицированную форму № Т-7 фамилий и дат.

Для того, чтобы правильно установить очередность, вам, в первую очередь, нужно узнать пожелания работников. На то, чтобы их собрать уйдет не одна неделя; на обобщение намерений работников и увязку их с производственными планами и требованиями законодательства — еще столько же.

Значительная часть времени понадобится и на расчет продолжительности отпуска каждого работника. Если у вас отсутствует взаимопонимание с вашим профсоюзом, добавляйте еще время, необходимое на получение его мнения и учет такового (если будут представлены возражения).

В результате неправильно спланированной работы по подготовке графика отпусков вы можете попросту опоздать и нарушить часть первую статьи 123 ТК РФ. Такое опоздание чревато для работодателя неблагоприятными последствиями.

Прежде всего утверждение графика отпусков позднее установленного срока является поводом для предъявления работниками претензий работодателю, а также для обращения в государственную инспекцию труда. По мнению В.И.

Миронова запоздалое утверждение графика отпусков «позволяет работникам требовать переноса времени начала отпуска с учетом времени, на которое работодатель просрочил утверждение графика отпусков»1. Однако не всегда работники заинтересованы в таком смещении очередности предоставления отпусков.

Нередко коллектив разбивается на два «лагеря» — один удовлетворен той очередностью, которая установлена, и возражает против ее смещения, другой, пользуясь тем, что работодатель нарушил сроки, установленные частью первой статьи 123 ТК РФ, пытается «выторговать» для себя более удобное время использования отпусков. Начальнику отдела кадров, не сталкивавшемуся с конфликтами такого рода, необходимо принять к сведению, что споры в связи с запоздалым утверждением графиков отпусков:

а) чаще всего возникают в организациях, где нет профсоюзов;

б) преимущественно начинаются с периодом массовых отпусков, т.е. тогда, когда изменение графика отпусков крайне нежелательно для организации.

Зная об этом, работники намеренно оттягивают время оглашения своего недовольства, поскольку рассчитывают на значительные уступки работодателя, не заинтересованного в конфликте, обусловленном «авральным» пересмотром отпусков, а также не желающего быть привлеченным к административной ответственности за нарушение части первой статьи 123 ТК РФ.

Если составление графика отпусков в установленные сроки невозможно по объективным причинам (например, в конце текущего года имеет место реорганизация юридического лица, проводятся организационно-штатные мероприятия, компания переезжает в другую местность и т.д.) следует позаботиться о составлении оправдательного документа.

В определенной степени начальник отдела кадров обезопасит себя, если направит руководителю организации служебную записку, обосновывающую необходимость переноса даты утверждения графика, а руководитель — организацию, если издаст приказ о переносе срока утверждения графика отпусков в связи со сложившимися обстоятельствами.

Организация, создаваемая в текущем году, не может в полной мере выполнить требование части первой статьи 123 Трудового кодекса РФ о составлении графика отпусков на текущий год. Следовательно, в данном случае, и это, пожалуй, единственное исключение, работодатель вправе самостоятельно решить утверждать ему график отпусков или нет.

Если инструкцией по кадровому делопроизводству или иными локальными нормативными актами не определены сроки, когда работники отдела кадров должны приступить к составлению графика отпусков, — об этом им может напомнить руководитель организации.

Следует отметить, что специального распорядительного акта, предписывающего приступить к разработке графика, не требуется.

Однако, поскольку чаще всего на своевременные просьбы отдела кадров представить свои соображения руководители структурных подразделений реагируют вяло, а затем в авральном порядке просто ставят своих подчиненных перед фактом — «Ты идешь в отпуск в ноябре», вмешательство первого лица организации или его заместителя можно назвать целесообразным.

Приказ о составлении графика отпусков может быть оформлен по образцу, приводимому в разделе «Бумаги».

Необходимо определить схему

Схемы составления графика отпусков желательно закрепить в локальных нормативных актах организации, например, в Правилах внутреннего трудового распорядка, в Положении о персонале и т.п.

Порядок составления графика может быть закреплен и в коллективном договоре — особенно это целесообразно в организациях с влиятельными профсоюзами.

Процедура разработки этого документа может быть изложена и в локальной инструкции по кадровому делопроизводству.

Проанализируем наиболее распространенные схемы составления графика отпусков.

Схема 1. В организации, которая структурирована на подразделения, в каждом подразделении готовится свой график отпусков, определяющий очередность ухода в отпуск работников данного подразделения. Эта схема применяется на многих предприятиях и считается наиболее удобной при большом количестве персонала.

Руководители отделов, департаментов, цехов и т.д. изначального готовят графики на вверенные им подразделения, и именно с этих служащих начинается определение очередности предоставления отпусков.

Составленные руководителями структурных подразделений графики по подразделениям (их правильнее назвать «проекты графиков») передаются в отдел кадров, специалисты которого приступают к «увязыванию» пожеланий работников с производственными задачами и требованиями законодательства.

Если желание работника выполнить невозможно или проблематично, отдел кадров проводит беседу с ним и с руководителем структурного подразделения.

Ограничиваться согласованием проекта графика только с работниками не рекомендуется: во-первых, руководитель подразделения так или иначе при его составлении планирует работу всего подразделения; во-вторых, смещение времени отпусков одних работников, может повлечь изменения для других.

Схема 2. Эта схема предварительной работы по подготовке графика отпусков предполагает опросы всех работников организации. Как правило, она применяется на средних и малых предприятиях.

Если компания структурирована на единицы, то опять же, основное бремя на выяснение и сбор пожеланий работников ложится на плечи линейных менеджеров (руководителей структурных подразделений (начальников, заведующих) служб, отделов, секторов и т.д.).

Опрос могут самостоятельно провести и работники отдела кадров. Но исключать из этого процесса руководителей структурных подразделений не следует — именно они, исходя из производственной необходимости, определяют возможность использования работниками их отпусков.

Самое большое количество споров в связи с графиками обусловлено тем, что сотрудники отдела кадров, порой, не желая обременять себя дополнительной работой, а иногда просто из-за нехватки времени, устанавливают очередность отпусков на основании устных пожеланий работников.

Как именно доказать, что работник принимал участие в подготовке графика? Конфликты по поводу того, что «мое мнение и пожелание не было учтено», не раз рассматривались в судах, и, чаще всего, в тех случаях, когда намерения и согласие работника уйти в отпуск еще на этапе разработки графика не подтверждались письменными доказательствами, решения принимались не в пользу работодателей. Здесь следует обратить внимание на то, что ни Трудовой кодекс РФ, ни иные акты трудового законодательства не обязывают работодателя в письменной форме фиксировать пожелания работников и вообще протоколировать ход составления графика отпусков. Суд, основываясь на нормах процессуального законодательства, должен одинаково оценить как не имеющие письменного подтверждения заявления работника о том, что у него не выяснили его пожелания, так и выраженное в письменной форме пожелание работника, сопровождаемое пояснениями, что отдел кадров «заставил» под страхом увольнения. Вместе с тем, сотрудникам отделов кадров не следует уповать на это, и нужно постараться спрогнозировать поведение отдельных работников при несогласии их с установленной очередностью отпусков. Если вероятность споров велика — целесообразно при сборе графиков отпусков структурных подразделений или записок работников, оформлении результатов опросов персонала, позаботиться о том, чтобы пожелание работника подтверждалось его подписью. Если же оно не учтено (в силу различных обстоятельств), целесообразно получить письменное подтверждение того, что работник не возражает против предложенного ему периода отдыха.

Следует отметить, что есть категория работников, письменное подтверждение пожеланий которой не столько желательно, сколько необходимо отделу кадров. Речь идет о тех работниках, которым работодатель, руководствуясь частью третьей статьи 123 Трудового кодекса РФ, обязан предоставить отпуск в удобное для них время.

Практикой выработано достаточное количество способов получения письменного подтверждения пожеланий работников.

При первой схеме составления графика отпусков руководители структурных подразделений просят работников представить записки, написанные от руки, в произвольной форме либо заполнить опросные листы (на каждого работника) или опросные ведомости (см. примерные формы).

Форма листа

Форма ведомости

Отделы кадров ряда организаций предпочитают получить от работников заявления о предоставлении отпуска в будущем календарном году (при этом заявления датируются днем их составления (т.е. в конце текущего года) и помещаются на хранение в личные дела работников).

Требований к проектам графиков отпусков по структурным подразделениям законодательство не содержит, поэтому в каждой организации применяется своя форма, например, такая:

Проект
10.11.2003

ГРАФИК ОТПУСКОВ
работников отдела сбыта на 2004 год

Фамилия, имя,

отчество работника

Профессия, должностьЖелаемое работником время использования отпуска (в т.ч. с учетом

разбивки на части)

Дата отпуска предложенная работникуФамилия, инициалы временного заместителяПодпись работника
о согласии с предложенным временем использования отпуска
Алешин Сергей

Петрович

заместитель начальника отделас 20 апреля,
полностью
20.04 — 17.05Зубков И.А.согласен
08.10.2003
Волина Ирина

Ивановна

приемщица заказовсо 2 июня,
полностью
02.06 — 29.06Тишинский О.И. (с 02.06) Журавлев Н.Г.

(с 18.06)

Источник: http://www.kapr.ru/articles/2003/11/3168.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.