Отправление в командировку сотрудника

Оформляем командировку работника

Отправление в командировку сотрудника

Какие документы следует оформить при направлении сотрудника в командировку? Такой вопрос нередко возникает у начинающих кадровиков и бухгалтеров. В данной статье преподаватель «Школы бухгалтера» Юлия Бусыгина приводит пошаговый алгоритм действий, а также дает видеосовет о том, обязательно ли оформлять приказ на командировку.

При оформлении приказа может применяться как унифицированная форма № Т-9 или № Т-9а, так и произвольная.

Обратите внимание: наличие приказа о направлении работника в командировку является основанием для выдачи аванса данному работнику на командировочные расходы. Есть приказ — можете выдать аванс. Учитывайте при этом требования пункта 10 Положения о командировках (утв.

постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749; далее — Положение о командировках).

В этой норме сказано: работнику при направлении в командировку выдается аванс на оплату расходов на проезд и наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Кстати, многие компании не оформляют приказы на командировку, думая, что прямого указания в нормативных актах на это нет. Узнать, правомерно ли это, можно из видеосовета (ролик расположен под текстом данной статьи).

Также обязательно понадобится заявление от работника, который будет командирован для выполнения служебного поручения. Заявление можно составить в произвольной форме, указав сумму наличных денег и срок, на который они выдаются, подпись руководителя и дату (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У).

Действие 2. Оформляется служебное задание для направления работника в командировку

Для оформления служебного задания можно воспользоваться унифицированной формой № Т-10а. Если при этом работодатель командирует несколько работников одновременно, то служебное задание  следует выдать каждому работнику.

Действие 3. Оформляется командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение может быть оформлено по форме № Т-10. После оформления данного документа его следует передать работнику, направляемому в командировку.

Работнику в месте командирования следует передать командировочное удостоверение уполномоченному лицу для проставления отметки о дате приезда и о дате выезда из организации, в которую командирован данный работник.

Данные отметки заверяются подписью уполномоченного лица и печатью организации, в которую командирован работник.

Совет: командировочное удостоверение обязательно и при однодневной командировке. Не забывайте, что командировочное удостоверение является одним из документов для признания расходов в целях налогообложения прибыли.

Обратите внимание на пункт 15 Положения о командировках. Здесь говорится о том, что командировочное удостоверение не оформляется, если работник командируется за пределы территории Российской Федерации.

Но есть исключения: если работник командируется в страны СНГ,  с которыми заключены межправительственные соглашения, то командировочное удостоверение следует оформить. С перечнем государств-участников СНГ можно ознакомиться на официальном сайте МИД России.

Действие 4. Сведения о выезде работника в командировку вносятся в специальный журнал учета

Данное действие следует выполнить, чтобы не нарушить требований пункта 8 Положения о командировках.

Согласно данной норме, порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Министерством труда и социальной защиты.

Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.09 № 739н утверждена форма журнала учета работников выбывающих в служебные командировки из командирующей организации.

Возвращение из командировки

По возвращении из командировки в течение трех дней работник должен предоставить работодателю:

  • отчет о выполненной в командировке работе в письменной форме;
  • авансовый отчет для подтверждения израсходованных в связи с командировкой суммах.

В этот же период производится окончательный расчет по выданному ранее авансу.

Однодневная командировка

Документальное оформление однодневных командировок аналогично оформлению командировки на более длительный срок. Подробнее об однодневных командировках см. «Минтруд высказался об оформлении однодневных командировок, оплате труда в выходные дни и сроках выплаты зарплаты».

Вебинары для бухгалтеров

Подробнее об оплате и оформлении командировок вы можете узнать, посмотрев запись вебинара  «Командировка сотрудников. Оплата и подтверждающие документы».  Лектор комментирует следующие вопросы:

  • документальное оформление и оплата командировки;
  • средний заработок при командировке;
  • командировка в выходной, однодневная командировка;
  • оплата выходных в командировке.

Доступ к видеозаписи вебинара можно получить с помощью учебного абонемента «Школы бухгалтера».

Абонемент позволяет участвовать во всех вебинарах для бухгалтеров в онлайн-режиме (в месяц проводится 4-5 лекций) и смотреть записи всех уже состоявшихся вебинаров (на момент публикации — более 180 лекций).

Кроме того, абонемент дает возможность скачивать полные версии методических материалов и подборку нормативной базы к конкретной теме; задавать вопросы и получать разъяснения от экспертов и лекторов «Школы бухгалтера»; проходить онлайн-тестирование.

Стоимость учебного абонемента на месяц — 900 рублей, на 6 месяцев — 4 200 рублей. Однако до 30 сентября купить полугодовой абонемент можно вдвое дешевле, за 2 100 рублей.

Источник: https://www.BuhOnline.ru/pub/beginner/2014/9/8984

Законодательные нормы о направлении работника в командировку

Отправление в командировку сотрудника

Выполнение трудовых функций за пределами основного места работы – достаточно распространенное явление. Такой вид деятельности называется служебными командировками. Работодатель обязан соблюдать законодательство о командировках: правильно оформить направление сотрудника для работы в другой местности, сохранить за ним средний заработок, а также компенсировать все сопутствующие расходы. 

Рассмотрим подробней, как это происходит на практике и какие подводные камни возникают для работодателя и труженика.

Регулирование в ТК РФ

В трудовом законодательстве (ст. 166 ТК РФ) дается четкое определение что следует считать командировками. Это поездки, осуществляемые по поручению (распоряжению) работодателя на некоторый срок (обычно день и больше) для выполнения трудовых функций за пределами осинового места труда.

При этом законодатель определил, что поездки сотрудников, имеющих разъездной, либо передвижной характер работы (например, водители, проводники вагонов, разъездные кассиры) не следует считать командировками.

Общие правила оформления и компенсации командировочных расходов обозначены в правительственном постановлении № 749 от 13.10.2008. среди базовых моментов, о которых следует помнить стоит выделить такие:

  • размер максимальной, не облагаемой налогом суммы командировочным установлен законодательно. Все что выше – облагается налогами по общим правилам;
  • работодатель обязан определить внутренним локальным документом порядок направления сотрудников в командировки, а также подтверждение понесенных расходов;
  • дни отъезда, приезда, нахождения в пути, вид транспорта, сопутствующие расходы и их максимальные размеры определяются локальным документом компании;
  • понесенные расходы необходимо документально подтвердить;
  • продолжительность командировки устанавливается работодателем по согласованию с тружеником;
  • законодательно установлен перечень лиц, которых запрещено направлять в командировки, даже при наличии их согласия (беременные, несовершеннолетние, инвалиды).

Помните, общие правила направления в командировку урегулированы законодательными нормативными актами. Особенности каждой конкретной компании должны отображаться в локальных документах.

Что такое командировка

Теперь немного подробней постараемся разобраться, что же стоит считать командировкой. Законодатель определил, что это нахождение за пределами своего основного рабочего места определенный срок. Из этого следует сделать некоторые выводы:

  • выполнение трудовых функций в период командировки должно осуществляться за пределами основного места работы, куда сотрудник не имеет возможности быстро добраться;
  • для такой работы требуется не менее одного рабочего дня. Но не на постоянной основе;
  • обычно требуется передвижение транспортом, организация временного проживания, необходимость питаться, организовывать себе временный быт;
  • нужно письменное распоряжение работодателя с обоснованием причин направления в командировку;
  • начало командировки считается днем отъезда (определяется по билету на поезд, автобус, самолет, дате путевого листа водителя). Окончание – день приезда, подтвержденный аналогичными документами;
  • на весь период командировки за тружеником сохраняется должность, а также его рабочее место. Уволить сотрудника, находящегося в командировке, не имеют права до ее окончания;
  • обязательства по выполнению трудовых функций по основному месту работы не период командировки приостанавливаются. Обычно эту работу (если она срочная) распределяют между другими сотрудниками.

Помните, суть командировки – необходимость делать работу в другом городе, местности, на другом предприятии. Наличие письменного распоряжения работодателя на такой вид деятельности обязательно.

Виды командировок

Служебные командировки могут быть самыми различными. Здесь все зависит от сложности выполняемой задачи, а также цели, к которой следует стремиться. Поэтому выделяют такие виды командировок:

  1. По времени нахождения за пределами материнского предприятия. В эту классификацию стоит отнести длительные и краткосрочные поездки. Как правило, краткосрочной считается командировка, не превышающая 5 рабочих дней (стандартную неделю). В этом случае не требуется захватывать законных выходных сотрудника, и предусматривать необходимость их компенсации. Долгосрочные командировки начинаются с двух недель и более. В некоторых случаях нахождение за пределами основного предприятия может достигать полугода. Для работников силовых структур этот период может быть еще больше.
  2. По количеству направляемых служащих. Тут стоит выделить одиночные (когда для решения задачи направляется один специалист), либо групповые (если требуется направить двух и более сотрудников) командировки. Зависит от сложности решаемой задачи, а также необходимости задействовать специалистов различных профилей.
  3. По способу планирования. Компания может запланировать поездки на весь отчетный период (квартал, полугодие, год). Обследование своих удаленных филиалов и подразделений, сезонная помощь, другие прогнозируемые факторы позволяют сбалансировано предусматривать будущие расходы. Это плановая командировка. Но если возникают неординарные ситуации и требуется направлять сотрудников внепланово (например, для ликвидации аварийной ситуации) тогда командировка считается внеплановой.

Помните, классификация командировок весьма условная. Обычно ее используют в процессе прогнозирования возможных расходов на подобные поездки и отображения их в бухгалтерском учете.

Как составить положение о служебных командировках

На законодательном уровне определены базовые положения, которыми должен руководствоваться работодатель в процессе оформления командировок своим сотрудникам. На практике присутствует множество особенностей и нюансов.

Чтобы их честь необходимо разрабатывать локальный документ, как будет осуществляться оформление, подтверждение, учет, оплата командировочных расходов. Тут же должны найти отображение и некоторые организационные аспекты.

Таким образом, при составлении Положения о служебных командировках необходимо учесть такие нюансы:

Раздел Положения

Источник: https://naimtruda.com/otnoshen/zakon-o-komandirovkah.html

Как отправить сотрудника в командировку: правила, кого можно и кого нельзя + пошаговая инструкция

Отправление в командировку сотрудника

В этой статье будет дана пошаговая инструкция отправки сотрудника в командировку, а также приведены разъяснения относительно того, какие нюансы командировок существуют, и кого из работников нельзя отправлять.

Пошаговая инструкция

Для начала следует отметить, что вопрос командирования работников предприятий и организаций регламентируется Положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным Постановлением Правительства РФ за №749 от 13 октября 2008 года, и рядом других российских законодательных актов.

Для того, чтобы отправить работающего по найму человека в командировку, необходимо выполнить следующие действия:

  1. Для начала руководитель принимает решение о том, кого необходимо командировать. В данной ситуации следует принимать во внимание определенные Трудовым кодексом РФ и другими нормативно – правовыми актами категории работников, которые запрещено отправлять в деловые поездки.
  2. После того, как соответствующее решение было принято и выбор пал на работника, который относится к одной из категорий, определенных трудовым законодательством, следует получить согласие такого работника, письменно ознакомив его о предполагаемой поездке. В обозначенную категорию входят: отец – одиночка; лицо, являющееся опекуном несовершеннолетних детей; мать, воспитывающая ребенка в возрасте до 5 лет без супруга; лицо, воспитывающее ребенка – инвалида; служащий компании, который осуществляет уход за больным членом семьи при наличии соответствующего медицинского заключения.
  3. Когда решение принято, и получено требуемое согласие, оформляется приказ руководителя на служебную командировку. Подготовить такой приказ можно, как по форме Т–9, так и по форме, разработанной самим предприятием. Существует перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный Приказом Министерства культуры РФ за №558 от 25 августа 2010 года, для которых установлены определенные сроки хранения. Так в случае издания приказа о продолжительной зарубежной командировке либо командировке внутри страны срок хранения такого документа составляет 75 лет. Что касается краткосрочных деловых поездок, то для приказов по ним установлен 5-летний срок хранения.
  4. Согласно пункту 10 обозначенного выше Положения, работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс, который позволяет оплатить расходы на проезд и наем жилого помещения, и другие дополнительные затраты, связанные с проживанием. В последнем случае речь идет о так называемых суточных. Если подчиненный командирован туда, откуда есть возможность ежедневно возвращаться на место постоянного жительства, то в этой ситуации суточные не выплачиваются. Сумма, которую должен получить работник, определяется с учетом продолжительности деловой поездки, стоимости проезда, расходов на оплату жилья, а также размера суточных, установленных для командировок, как внутри страны, так и за ее пределами. В случае командирования за пределы российского государства оплата перечисленных расходов осуществляется в иностранной валюте в соответствии с требованиями Федерального закона за №173 – ФЗ от 10 декабря 2003 года «О валютном регулировании и валютном контроле».
  5. Учет выбытия командируемых сотрудников должен осуществляться в соответствующем журнале выбытия, а его возвращение – в журнале прибытия. Ответственность за ведение этих журналов возлагается приказом руководителя на одного из сотрудников организации.
  6. Нельзя забывать и о табеле учета рабочего времени, где должна быть сделана запись о фактически отработанном времени и времени пребывания в командировке.
  7. В течение 3 рабочих дней после того, как сотрудник вернулся из служебной поездки, он обязан представить авансовый отчет об израсходованной в поездке сумме и окончательно рассчитаться по выданной авансом сумме. К подготовленному отчету должны прилагаться документы, подтверждающие сумму понесенных расходов.

Нюансы командировок и кого нельзя отправлять

Довольно часто при направлении работников в служебную поездку возникают нюансы, разобраться в которых бывает непросто.

Так, например, встает вопрос о том, каким образом оплачивается командировка работника. Согласно действующим правилам, в случае направления сотрудника в деловую поездку за ним сохраняется среднедневной заработок.

Помимо того, бывают случаи, когда в служебную поездку направляют сотрудника, работающего по совместительству. В этом случае порядок командирования и оплаты расходов осуществляется на тех же основаниях, что и у остальных работников организации.

Если в командировку сотрудника направляют с обоих рабочих мест, то средняя заработная плата сохраняется по всем занимаемым позициям.

Если решение о командировке было принято только одним работодателем, то на втором месте работы придется взять бесплатный либо оплачиваемый отпуск.

Бывают случаи, когда в поездку направляют сотрудника, являющегося иностранным гражданином. Такие сотрудники могут работать только на территории субъекта РФ, где им был оформлен патент.

Отправлять в командировку иностранных сотрудников в другие субъекты РФ можно максимум сроком до 40 дней в течение каждого года.

Что касается служебных поездок за рубеж, то в этом случае подобные ограничения отсутствуют.

Также возможна ситуация, когда командированного сотрудника увольняют по причине того, что он, например, своевременно не приступил к выполнению задания либо прервал служебную поездку.

Чтобы уволить сотрудника, который был направлен в деловую поездку на длительный срок, для начала следует его отозвать.

Вместе с тем, работодатель должен получить разъяснения относительно сложившейся ситуации, а также вернуть оставшиеся авансовые средства.

Никто не застрахован от смертельного случая, который может произойти в ходе деловой поездки. Согласно статье 184 Трудового кодекса все затраты, связанные с выяснением причины смерти работника могут быть учтены как расходы, благодаря которым возможно снижение налогооблагаемой базы.

Что же касается вопроса о том, кого запрещено отправлять в служебную поездку, то в соответствии с действующим трудовым законодательством это могут быть исключительно штатные сотрудники, с которыми заключен контракт.

Однако в этом правиле существуют некоторые ограничения. Так, в деловую поездку запрещено отправлять:

  • женщин, вынашивающих ребенка;
  • несовершеннолетних сотрудников;
  • сотрудников, с которыми подписан ученический контракт.

Заключение

Таким образом, существует масса особенностей, которые необходимо учитывать в таком, казалось бы, несложном вопросе, как служебная командировка. Однако в случае несоблюдения предъявляемых законодательством требований, последствия могут быть самыми плачевными, как для сотрудника, так и для работодателя.

Источник: https://Zapusti.biz/baza/kak-otpravit-sotrudnika-v-komandirovku

Отправляем в командировку: пошаговая процедура — Audit-it.ru

Отправление в командировку сотрудника

В. П. Кузнецова

Источник: Журнал “Отдел кадров коммерческой организации” № 5/2015

Какая поездка работника считается командировкой? Какие документы необходимо оформить для направления в служебную поездку? В каких случаях и как уведомить работника о праве отказаться от командировки? Нужно ли оформлять служебное задание и командировочное удостоверение?

В настоящее время практически ни одна компания не обходится без командировок – то с поставщиками нужно заключить договор, то уладить вопросы с заказчиками (например, настроить поставляемое оборудование) и пр. Сегодня пошагово рассмотрим процедуру направления в командировку сотрудника и укажем на типичные ошибки работодателей при этом.

Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки установлены Положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

1. Выбираем, кого направить. Первым делом стоит вспомнить об ограничениях, которые установлены трудовым законодательствам. Так, некоторых работников вовсе запрещено направлять в служебные поездки, а некоторых можно, но только с их письменного согласия.

В силу ст. 259 ТК РФ запрещается направление в служебные командировки беременных женщин.

Запрещено направлять в служебные поездки и несовершеннолетних (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 № 252).

Обратите внимание!

В период действия ученического договора работники не могут направляться в служебные командировки, не связанные с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

Кроме этого, обратите внимание на программу реабилитации инвалида, если в командировку планируется направить именно его. Если в данном документе содержится запрет на служебные поездки, направление в командировку инвалида будет неправомерным и может повлечь административную ответственность для работодателя.

Это следует из ст. 23 Федерального закона от 24.11.

1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»: инвалидам, занятым в организациях независимо от организационно-правовых форм и форм собственности, создаются необходимые условия труда в соответствии с индивидуальной программой реабилитации инвалида.

Направление в командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением. Напомним, что порядок выдачи медицинскими организациями таких заключений утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 02.05.2012 № 441н.

Здесь важно понимать, что именно медицинское заключение имеет значение для работодателя – справка не подойдет.

Заключения выдаются гражданам по результатам проведенных медицинских освидетельствований, медосмотров, диспансеризации, решений, принятых врачебной комиссией, а также в иных случаях.

А вот справки выдаются врачами (в отдельных случаях фельдшерами и акушерами) на основании записей в медицинской документации гражданина либо по результатам медицинского обследования.

Отметим, что получить письменное согласие на командировку и проверить наличие медицинских противопоказаний необходимо, если планируется, что в командировку поедет (ст. 259, 264 ТК РФ):

  • отец, воспитывающий детей без матери;
  • опекун (попечитель) несовершеннолетних;
  • мать (отец), воспитывающая(ий) без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
  • работник, имеющий ребенка-инвалида;
  • работник, осуществляющий уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

2. Получаем согласие и уведомляем о возможности отказа. Помимо того, что у работников названных категорий необходимо получить письменное согласие на командировку, их надо в письменном виде ознакомить с правом отказаться от поездки.

Обычно это оформляется следующим образом. Работодатель готовит уведомление, в котором работнику предлагается поехать в командировку и сообщается, что он вправе отказаться от нее.

Уведомление составляется в двух экземплярах и может выглядеть так.

Общество с ограниченной ответственностью «Апрель»

(ООО «Апрель»)

Исх. № 12/4                                                     Менеджеру по связям с общественностью

от 15.04.2015                                                   А. И. Пономаревой

Уважаемая Анна Ивановна!

Источник: https://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/830015.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.