Порядок на работе

Содержание

Правила офисного этикета, которые должен знать каждый

Порядок на работе

Порой офисным сотрудникам кажется, что на рабочем месте они проводят гораздо больше времени, нежели дома, но это вовсе не означает, что им можно расслабиться и забыть о правилах поведения.

Офисный этикет подразумевает соответствующее обстановке и уважительное отношение ко всем людям, с которыми вы контактируете по рабочим вопросам.

Это могут быть как сотрудники вашей организации, так и клиенты, и ваше взаимодействие может происходить как в рабочее, так и в нерабочее время.

Не вполне адекватное поведение может вызвать неодобрение начальства и косые взгляды коллег. И, наоборот, соблюдение правил делового общения сглаживает острые углы повседневного взаимодействия и способствует взаимопониманию сотрудников и общей продуктивности коллектива.

В любой конторе есть свои правила поведения, и новичку, например, нужно время, чтобы в них разобраться. Однако существуют общие моменты, следуя которым, вы зарекомендуете себя как воспитанный и тактичный специалист, с которым приятно иметь дело.

Вот список общих правил, которым следует придерживаться в офисе:

1. Когда вас кому-то представляют при знакомстве, рекомендуется вставать, если в этот момент вы работаете за столом. Так вы покажете своё уважительное отношение к новому знакомому и будете чувствовать себя более уверенно, чем сидя и смотря на него снизу вверх.

2. Когда вы хотите войти в кабинет к начальнику или коллеге, а дверь заперта, постучите, чтобы обозначить своё намерение войти. Не входите без предупреждения, уважайте личное пространство другого человека даже на работе.

3. Если вам посчастливилось иметь свой собственный кабинет, закрывайте дверь, когда хотите сделать личный звонок.

Если же вы работаете в одном помещении с несколькими сотрудниками, сведите такие звонки к минимуму и, если это возможно, выходите из кабинета, чтобы поговорить.

Подобные разговоры могут отвлекать ваших коллег, вызывая их раздражение, ибо наоборот, привлекая излишнее внимание к вашим личным делам. Если же ответить на звонок нужно обязательно и в офисе, то говорите не громко и не затягивайте разговор.

4. Если в кабинете вы работаетене один, ставьте ваш личный сотовый телефон на беззвучный режим либо на режим вибрации, а также отключите звук на компьютере, чтобы оповещения о входящих смс и почтовых сообщениях не мешали другим работать.

5. Не стоит надолго занимать и различные служебные помещения для личных разговоров по телефону или обмена последними офисными сплетнями с коллегами.

6. На совещаниях и любого рода официальных собраниях уважительно относитесь ко всем выступающим. Вам же неприятно, когда вы произносите речь, тем более заранее подготовленную, а аудитория вас не слушает и занимается какими-то своими делами. Если вам все же нужно заглянуть в телефон либо сделать пометку в ежедневнике, делайте это быстро и незаметно для выступающего.

7. Не приходите на совещания без ручки и блокнота. На рабочих собраниях обычно обсуждают целый ряд вопросов, высказывают различные предложения, принимают решения и ставят задачи. Все это бывает трудно запомнить, и переспрашивать потом у коллег о тех моментах, которые вы пропустили, не совсем профессионально.

8. Критиковать чьи-то идеи и работу либо их высмеивать считается плохим тоном. Когда вам не нравится чье-либо предложение, высказывайте своё мнение без негативных эмоций, делайте акцент на том хорошем, что предлагает ваш коллега, и спокойно поясните, с чем вы не согласны.

9. Не у всех есть возможность обедать вне офиса, поэтому обдумывая вечером свое меню, следует помнить о других работниках. Старайтесь избегать еды, которая может разбрызгиваться и имеет сильный аромат. Помните, не все любят рыбу на пару так же сильно, как вы.

10. Если кто-то приносит угощение для всего коллектива, не заставляйте этого человека ещё и убирать за всеми тарелки. Если вы, к примеру, берете последний кусок торта, не поленитесь и вымойте блюдо, на котором он был подан.

11. Не ходите на работу простуженным. Во-первых, переносить простуду на ногах опасно, это чревато различными осложнениями. Во-вторых, в первые несколько дней заболевания вы распространяете вирус и можете заразить своих коллег. Спасибо они вам за это точно не скажут. Ну и в-третьих, не очень приятно находиться рядом с постоянно чихающим и сморкающимся коллегой.

12. Кому-то это правило может показаться не серьёзным, но к сожалению, о нем нужно напоминать. Жевательные резинки полезно жевать только в течение 15-20 минут после еды. А разговаривать с коллегами и клиентами со жвачкой во рту – неприлично.

13. Людям бывает намного сложнее понять прочитанное, нежели то, что они услышали. Поэтому изъясняйтесь в электронных письмах максимально доступно. И не забывайте о грамотности и знаках препинания.

14. Поддерживайте порядок на своём рабочем столе. Вам самому будет приятнее и удобнее работать, если бумаги и канцелярские принадлежности будут разложены по своим определённым местам, а не раскиданы в так называемом творческом беспорядке. Чистый и опрятный рабочий стол характеризует вас как организованного и ответственного сотрудника.

15. Как бы вы ни были дружны со своими коллегами, всегда спрашивайте у них разрешение прежде, чем взять что-то с их стола: карандаш, степлер, скрепки и т.д.

16. Будьте пунктуальны. А когда опаздываете, предупреждайте об этом тех, кто вас ждёт.

Каждую минуту вашего предполагаемого времени опоздания умножайте на 2, и если считаете, что задержитесь всего на 10 минут, говорите собеседнику о 20 минутах.

Лучше пусть у вас будет еще небольшой запас времени, а ваш клиент скорректирует свое дальнейшее расписание, и возможно, успеет решить какие-то мелкие вопросы, пока ждет вас.

17.

Во всех ситуациях, с которыми мы сталкиваемся в течение дня, будь то по работе, либо просто в процессе общения с другими людьми, быть вежливым и говорить “спасибо” за любую оказанную услугу и помощь – главный показатель нашей воспитанности.

Однако повторять слова благодарности несколько раз в течение одного разговора не нужно, чтобы не произвести впечатление отчаявшегося и беспомощного человека. Сказать “спасибо” один-два раза вполне достаточно, чтобы поблагодарить.

18. Если в процессе разговора вам нужно на что-то указать, делайте это рукой с ладонью, повернутой в сторону вашего собеседника, а не с помощью указательного пальца.

Но лучше всего будет избегать подобных жестов. Данное правило касается как мужчин, так и женщин, т.к.

привлечение внимания к чему-либо с использованием указательного пальца расценивается как угроза, и может вызвать у вашего собеседника негативную реакцию.

19. Не перебивайте собеседника или выступающего. Ваше мнение, как профессионала, может быть очень ценным, и ваше замечание по тому или иному вопросу вполне возможно изменит ход дискуссии, в любом случае дождитесь, когда ваш коллега закончит говорить и только тогда попросите слово.

20. Иногда может возникнуть ситуация, когда слова или поведение вашего коллеги либо руководителя будут вас раздражать. Однако, несмотря на весь накал страстей, не поддавайтесь искушению высказать все, что вы думаете, и следите за своей речью.

Никогда не используйте ненормативную лексику в общении с другими сотрудниками и уж тем более с клиентами. Деловой этикет не допускает также грубые выражения, близкие к ругательным.

Письменная коммуникация тоже должна быть вежливой и очищенной от подобного рода слов.

21. И уж если мы заговорили и чистоте речи, следует упомянуть и о её содержании. Даже если вы давно и сильно ненавидите свою работу, компанию или начальника, держите свое мнение при себе.

Самое последнее, что все в офисе хотят слышать, так это ваши жалобы на ненавистную работу. Так вы выставляете себя в негативном свете и вносите раздражение в коллектив.

Руководители довольно быстро узнают о таких раздражённых сотрудниках и, не жалея, избавляются от них, зная, что на его место всегда можно найти более воодушевленного работника.

21. Звонки коллегам, связанные с рабочими моментами, в выходные или во время их отпуска неприемлемы. Так вы вторгаетесь в их личную и семейную жизнь, а это неприятно никому. Старайтесь избегать подобных ситуаций, и беспокойте человека только в крайнем случае, при этом постарайтесь, чтобы звонок был как можно более коротким.

22. Вам может нравиться ваш новый дорогой парфюм, подаренный вашим поклонником, однако офис это не место для его презентации.

Ароматы на работе должны быть незаметными, ненавязчивыми, и если вы решили использовать парфюм, помните, что наносить его надо на определённые точки на руках и шее, а никак не на одежду.

Одежда надолго впитывает запахи, и вскоре весь ваш кабинет рискует превратиться в парфюмированную лавку.

23. Никому не хочется терпеть запах вспотевших ног, пота или чеснока изо рта. Поэтому следите за своей гигиеной и за тем, какое блюдо выбираете себе на обед.

24. В век расцвета социальных сетей следует помнить о том, что как таковой полной приватности уже не существует.

Не пишите в Твиттере и ВКонтакте ничего оскорбительного о своем начальстве и коллегах, не обсуждайте их личную жизнь, не рассказывайте о том, что происходит в вашей компании.

Ваш аккаунт может быть закрыт для неизвестных пользователей, но мир, как говорится, тесен, и о ваших высказываниях могут узнать те, кто знать этого не должен.

25. Даже если вас с коллегами связывают длительные тёплые отношения, не переходите границ. Делиться с ними всеми подробностями своей личной жизни не профессионально, несмотря на близкое общение в коллективе.

26. Избегайте быть втянутым в офисные сплетни и закулисные игры. Это не принесёт вам успеха и доверия в коллективе.

27. Ваша деловая одежда должна соответствовать дресс-коду, принятому в вашей компании. Даже если у вас не существует никаких регулирующих этот момент правил, одевайтесь по-деловому, т.к.

это первое, что производит впечатление на клиентов и коллег.

Каждый сотрудник является лицом своей организации, поэтому его внешний вид должен работать на положительный имидж его как профессионала в частности, и его компании в целом.

28. Правила поведения на корпоративах, даже несмотря на то, что это неофициальные праздничные мероприятия, все равно подразумевают, что вы находитесь в обществе коллег и начальства.

Поэтому будьте сдержанны и не допускайте возникновения ситуаций, которые будут предметом офисных сплетен в течение следующих нескольких недель.

Используйте корпоративы в своих целях: как возможность установить дружеские отношения с новыми коллегами либо с сотрудниками из других отделов вашей компании.

29. Первым с корпоратива уходит, как правило, начальство, поэтому покидать мероприятие до этого момента рядовому сотруднику неприлично.

Это правила делового этикета, которые приняты в различных организациях по всему миру. Однако следует помнить, что в разных странах и разных конторах могут быть свои особые дополнительные требования.

Если вы занимаете руководящую должность, не только требуйте от своих подчиненных соблюдения правил поведения на рабочем месте, но и сами будьте для них примером.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5b8ac2a9d8fe0200ae0d0d65/pravila-ofisnogo-etiketa-kotorye-doljen-znat-kajdyi-5b8ad2bee3cd4f00aad65048

10 шагов для вдохновляющего порядка на столе

Порядок на работе

Если на вашем столе столько мелочей и бумаг, что некуда поставить кружку, то пора принимать экстренные меры. Не все так плохо? Можно сделать еще пару шагов для достижения идеала.

Пусть Эйнштейн и говорил, что «только дурак нуждается в порядке — гений господствует над хаосом», позволю себе с ним не согласиться. Если вы не Эйнштейн и бардак на столе объективно отвлекает, снижает вашу эффективность и способствует стрессу, лучше стимулировать свою креативность другим способом.

Всего несколько полезных шагов и ритуалов из этой статьи приблизят вас к победе — чистому, организованному и вдохновляющему на свершения столу.

Шаг 1. Порядок на столе начинается с размусоривания

Есть люди, которые обожают выкидывать лишние бумажки, а есть те, для кого этот шаг будет самым непростым, но начать с него необходимо. Пусть в мусор полетят просроченные документы, неактуальные заметки, сломанная канцелярия и прочая ненужная мелочь.

Шаг 2. Правильная сортировка

Посмотрите скептическим взглядом на все, что осталось после уборки. То, чем вы пользуетесь каждый день, можно оставить на поверхности стола или в ближайшем ящике.

То, что вы берете раз в неделю и реже, отправьте на хранение в шкаф или на полки.

Так вам будет проще поддерживать пространство организованным и чистым, а изредка встать из-за компьютера, чтобы сходить за вещью — только полезная разминка.

Шаг 3. Система хранения

Инвестировать в продуманные органайзеры — хорошая идея. Важно, чтобы они были удобными персонально для вас и, что важно, радовали глаз, тогда порядок поддерживать будет приятнее. Здорово, если в органайзере будет место для зарядки телефона, а еще лучше беспроводной ее вариант — это избавит вас от лишних проводов под рукой.

Шаг 4. Мусор в мусорку

Поскольку обещание себе «я выкину эту бумажку, когда в следующий раз буду вставать» практически никогда не работает, просто поставьте рядом со столом небольшую и симпатичную мусорную корзину. 

Шаг 5. Хранение мелочей

Как бы вы ни старались, различные мелочи все равно будут скапливаться на вашем рабочем столе. Вместо того, чтобы фанатично следить за ними, заведите небольшой поднос, миску или любую другую ёмкость, куда вы будете их сбрасывать. Главное — все же перебирать ее время от времени.

Шаг 6. Усмирение проводов

Мы уже подсказали вам про беспроводную зарядку для телефона, но это явно не единственный кабель, который будет вас беспокоить. Добавьте к оснащению вашего рабочего стола специальные органайзеры для проводов.

Если провода слишком длинные, скрутите лишнюю длину колечками и скрепите зажимом для бумаг — как на фото ниже.

Можно даже приклеить цветные стикеры к проводам и подписать их: отличный лайфхак не только, чтобы не запутаться в однотипных шнурах, но и существенно повышающий шанс вернуть свое имущество после того, как вы одолжили его коллегам.

Шаг 7. Справочные документы рядом

Если у вас в работе есть документы, с которыми вы все время сверяетесь (инструкции, таблицы — что угодно), важно, чтобы они были легко доступны и не терялись в других бумагах.

Организуйте место для этих «справочников» на стене около рабочего стола или в настольном органайзере.

Для пущего эффекта можно пометить этот документ ярким стикером, положить в уникальную папку или заключить в рамочку.

Шаг 8. Вдохновляющий декор

Декору на рабочем столе — быть! Даже если вы ярый минималист, 1-2 вещи сделают все только лучше. Здесь важно выдержать баланс: декор должен вдохновлять, но при этом не отвлекать.

А еще его должно быть ровно столько, чтобы оставалось место не только для полезных вещей, но и для пустого пространства.

Самым полезным декором признаны горшечные растения или цветы в вазе — они снижают нервное напряжение аж на 37%!

Также хороши мотивирующие открытки и постеры, любимые кружки, а канцелярия, которую не стыдно выложить в инстаграм, будет не только вдохновляющей, но и полезной. Если ваш стол стоит у стены, используйте это пространство не только для навесных органайзеров, но и для мудбордов или красивых досок для записи планов и идей.

Шаг 9. Вечерний ритуал

Порядок недостаточно один раз создать, его нужно поддерживать. Для этого поможет ритуал, который важно совершать перед уходом домой:

  • рассортируйте вещи по органайзерам;
  • очистите стол от всего лишнего;
  • протрите его тряпочкой с чистящим составом (храните его в столе);
  • опустошите мусорную корзину;
  • помойте чашку.

Подумайте, с чего вы начинаете свой день, поскольку то, как вы проводите рабочее утро — хороший показатель качества остального дня.

Если вы сперва записываете дела в блокнот, пусть он лежит перед клавиатурой с закладкой на нужной странице и красивой ручкой рядом.

Если проверяете почту, пусть ничто не встает на пути между вами и компьютерной мышью. Привыкли начинать утро с кофе? Поставьте кружку на самом видном месте.

Шаг 10. Повторять раз в квартал

Создайте еще один ритуал, который проводится 4 раза в год: вашему столу все равно понадобится генеральная уборка. Чтобы не забывать о ней, можно ставить напоминания и пометки в календаре, но как нам кажется, гораздо приятнее приурочить уборку к началу нового времени года. В первый рабочий день весны или осени радуйте себя свободным, как чистый лист, столом.

Другие материалы на эту тему:

Фотографии: themuse.com, levo.com, goodhousekeeping.com, etsystatic.com, homeyohmy.com, marthastewart.com, snupps.com

Источник: https://kvartblog.ru/blog/10-shagov-dlya-vdohnovlyayuschego-poryadka-na-stole/

Как расставить вещи на рабочем столе, чтобы стать продуктивнее

Порядок на работе

На Западе есть специальность «профессиональный организатор». Он помогает клиентам навести порядок в комнатах и офисах, в бумажных и электронных файлах, а также разработать персонализированную систему планирования.

Лиза Заслав (Lisa Zaslow) — один из таких специалистов.

Исследования показывают, что в среднем человек теряет час в день из-за дезорганизации. При этом люди ужасно раздражаются, когда что-то не могут найти. А ведь для того, чтобы навести порядок, требуется гораздо меньше времени.

Лиза Заслав

Вот как Лиза и другие эксперты рекомендуют организовывать рабочее пространство, чтобы добиваться максимальной производительности.

Правило 1. Расставьте всё правильно

Монитор должен находиться на уровне глаз и на расстоянии 43–45 см от вас.

Располагайте часто используемые предметы, например телефон или канцелярские принадлежности, со стороны преобладающей руки. Это удобно: не нужно тянуться, сваливая всё вокруг.

Правило 2. Используйте канцтовары рационально

Вам действительно нужны 10 ручек, нож для бумаг и степлер каждый день? Держите на столе только те канцелярские принадлежности, которыми пользуетесь ежедневно. Остальное сложите в пенал и уберите в стол, а лучше куда-нибудь подальше.

Встав из-за стола за карандашом или скрепкой, вы на время выключите мозг от проекта, над которым работаете. Это позволит взглянуть на него под новым углом, когда вы вернётесь.

Эмми Трейгер (Amy Trager), профессиональный организатор из Чикаго

Другой эксперт, Эндрю Меллен (Andrew Mellen), подчёркивает, что лучше, когда сотрудники хранят запасы офисных канцтоваров в одном месте (общий комод или стеллаж), а не каждый по своим ящикам.

Правило 3. Пользуйтесь стикерами для заметок без фанатизма

Обклеивать монитор разноцветными бумажками, как доску объявлений, не полезно и не продуктивно.

Когда напоминалок слишком много, они бесполезны.

Эмми Трейгер

Будьте умеренны — делайте стикеры только с важными краткосрочными напоминаниями.

Правило 4. Не переборщите с личными вещами

Важно соблюдать баланс между профессиональной и личной жизнью на рабочем месте. Это трудно.

Семейные фотографии, сувениры с отдыха и другие приятные мелочи греют душу и поднимают настроение в течение рабочего дня. Однако чересчур памятные вещи, вызывающие бурю воспоминаний, слишком отвлекают.

Взгляд скользит по предметам, а мозг обрабатывает информацию, даже если мы не осознаём этого.

Лиза Заслав

Держите на рабочем столе не больше трёх личных вещей.

Правило 5. Регламентируйте «общение» с электронной почтой

Email — это по-прежнему самый удобный способ коммуникации в интернете. Но он может нанести удар по продуктивности, если постоянно отвлекаться на письма.

Лайфхакер и профессиональные организаторы рекомендуют: проверяйте почту два раза в день в определённые часы. Всё остальное время должно быть занято работой.

Да! И отключите уведомления, чтобы не разрушать состояние потока.

Правило 6. Оставляйте свободное место для бумажной работы

Порой рабочий стол настолько загружен, что негде расписаться или составить документ от руки.

Имейте справа или слева (в зависимости от того, правша вы или левша) ничем не занятый островок. Не обязательно большой — для бумажной работы вполне достаточно прямоугольника 30 × 40 см.

Правило 7. Упорядочьте рабочие процессы

Не держите под рукой документы, не относящиеся к текущей работе. Когда стол завален бумагами по позапрошлому, прошлому, настоящему и будущему проектам, наступает хаос. Чтобы избежать этого, эксперты рекомендуют группировать документы по папкам:

  • важные и срочные;
  • срочные и неважные;
  • важные и несрочные;
  • несрочные и неважные.

Храните эти папки в специальном органайзере, а не в стопке друг на друге, чтобы упростить документооборот.

Правило 8. Наводите порядок как можно чаще

Беспорядок помогал творить Алану Тьюрингу и Александру Флемингу. Но такие примеры единичны.

На большинство людей беспорядок действует негативно, снижая концентрацию и продуктивность. Регулярно задавайтесь вопросом, все ли предметы на своих местах на вашем столе?

Даже если человек не замечает беспорядка, он всё равно влияет на него.

Эндрю Меллен

Для наглядности мы выразили описанные хаки в графике. Распечатайте и повесьте НАД рабочим столом.

Напоследок ещё несколько советов по организации рабочего пространства:

Источник: https://Lifehacker.ru/poryadok-na-rabochem-stole/

Порядок на столе — порядок и в голове. Как организовать рабочее место

Порядок на работе

Бизнесхак

Порядок на столе — порядок и в голове. Как организовать рабочее место

6 ноября 2020 9 974 просмотра

Олеся Ахмеджанова

Рабочее место влияет на нашу продуктивность. Когда нам комфортно, светло и уютно, то мы больше успеваем, меньше устаем и выдаем по гениальной идее в час. Ловите советы, как обустроить свой стол и всё вокруг него — в офисе и дома.

Стол

Стол — это «горячая точка», где любит скапливаться хлам. Поставьте туда коробку для вещей: когда она наполнится, разложите все по местам. А то, что здесь и должно быть, храните как удобно: карандаши и ручки — в кружках или контейнерах из дерева, бумаги — в папках.

Нарушители порядка

Периодически проводите ревизию: убирайте ненужные вещи. Присмотритесь к своему столу прямо сейчас и найдите «нарушителей» порядка.

— Лишние бумаги

— Опустевшие конверты и папки от них

— Ненужное компьютерное оборудование, ни к чему не подходящие провода и другой электронный антиквариат

— Лишние карандаши, ручки и ножницы

Бумаги

С бумагами соблюдайте правило «одного касания». Как только документ попадает вам в руки, уберите его в отведенное место, выполните нужные действия (например, оплатите счет) или выбросьте. И раз: ненужная макулатура исчезла!

Хранить бумагу можно в таких коробках. Источник

Remodelista

Свет

Психология города

Свет — источник бодрости. При естественном освещении усиливаются познавательные способности, потому что лучше работает цикл сна-бодрствования (циркадный ритм). Важность естественного освещения уже поняли многие компании. Например, дизайнеры офиса в Менло-Парке продумали расположение окон, чтобы каждое рабочее место освещалось естественным светом.

Так выглядит офис в Менло-Парке. Источник

Да, в идеале, чтобы ваш стол был у окна. Но если это невозможно, подойдут «правильные» лампы. Если хотите создать уютное освещение, выбирайте красновато-желтый свет (такой подойдет для зоны отдыха). Для рабочего кабинета подойдет холодный голубоватый свет.

Гамма

Чтобы уменьшить беспорядок, выбирайте монохромную палитру. Мелкие предметы также будут выглядеть более организованными, если ограничить их цветовую гамму. Белый цвет вне конкуренции: он дает эффект простоты и чистоты и делает пространство менее загруженными.

Белый цвет — это порядок. Источник

Акценты

Добавьте на рабочем столе цветовой акцент — так вы будете быстро находить то, к чему часто обращаетесь. Выбирайте заметные и успокаивающие цвета: например, синий или зеленый органайзер отлично подойдет.

Хранение вещей

Организуйте всё так, чтобы рабочее место было аккуратными функциональным.

— Храните вещи на полках, чтобы они не загромождали пространство. Можно взять перфорированную доску и установить полки на ней.

Перфорированная панель помогает организовать хранение в любом месте. Источник

— Складывайте документы в металлические коробки или используйте специальную подставку.

Подставка для документов

— Для карандашей и ручек используйте кружки, керамические вазы или контейнеры из природных материалов — дерева или камня.

Источник

— Разделители для столовых приборов из кухни или проволочный ящик-органайзер помогут навести порядок в ящиках стола.

Проволочный ящик-органайзер — отличное решение для захламленного ящика стола

— Для макулатуры подойдет бумажная корзина.

Экологичная корзина для бумаги

Декор

Когда вещи разложены по местам, можно добавить красоты. Рабочее место должно быть не только удобным, но и вдохновляющим.

Рабочее место должно вдохновлять и радовать. Источник

Поставьте на стол несколько фотографий: они помогут отвлечься и восстановить силы в моменты затишья. Можно добавить вазу с цветами, комнатное растение или несколько картин, чтобы мысли произвольно блуждали в поисках решения сложных проблем.

Растения

Кстати про растения — это отличный «помощник» в работе. Они тонизируют, улучшают внимание, создают настроение и вносят визуальное разнообразие. Если вы работаете из дома, поставьте в комнате пару кактусов — и увидите, как изменится ваше самочувствие. Если в офисе, намекните начальству, что с суккулентами вы всё делаете быстрее.

Не обязательно разводить зимний сад — достаточно одного-двух кактусов. Источник

Google и  и тут преуспели. В дублинском офисе Google в большинстве комнат постарались создать иллюзию природы: искусственные деревья с листьями в осенней гамме, имитирующее кору покрытие стен и искусственные газоны повсюду.

Температура

Вот тут внимание: оказывается, на работоспособность влияет и температура воздуха в помещении. При низкой температуре (20 °С) работники офисов на 44% чаще ошибаются, чем при 25 °С. Возможно, потому что они тратят много энергии на поддержание тепла в ущерб работе.

По материалам книг «Remodelista» и «Психология города»
Обложка отсюда

Источник: https://biz.mann-ivanov-ferber.ru/2020/11/06/poryadok-na-stole-poryadok-i-v-golove-kak-organizovat-rabochee-mesto/

Как навести порядок на предприятии, чтобы производительность выросла на 22%

Порядок на работе

Несколько лет назад мы решили увеличить объемы производства, однако нам мешали проблемы: стандарты не работали, из-за ручной сборки продукции на выходе было много брака, плохие китайские комплектующие приводили к поломке оборудования. Требовалось навести порядок.

Мы посетили европейские заводы наших партнеров (John Deere, Leroy-Somer, Linz Electric, Scania), изучили их работу и поняли, что пора начать оптимизировать бизнес-процессы, а также повышать энергоэффективность предприятия.

В качестве инструмента выбрали подход бережливого производства.

1. Ликвидация потерь на ненужные действия

В бережливом производстве все, что не увеличивает ценность продукта, считается потерей – лишние запасы, перемещения, ожидания, брак и пр. Чтобы устранить их, мы составили карту потока создания ценности, нанесли на нее имеющиеся потери и начали работать с их причинами.

Описали алгоритмы операций. На производстве не был определен порядок операций. Работники не знали, что и в какой последовательности они должны делать, кому передавать детали, перед кем отчитываться. Сегодня весь процесс расписан, у каждой бригады и у каждого сотрудника есть должностная инструкция. Все рабочие знают, к кому можно обратиться с тем или иным вопросом.

Нормировали операции. У нас существовал общий план выпуска продукции на месяц. Время на каждую операцию не нормировалось.

Доходило до того, что операции, на выполнение которых требовался всего час, делались по два-три часа. Теперь на каждый процесс отводится свой отрезок времени. Нормировано даже время на перекур – пять минут.

В цехах установлены звонки, которые подают сигнал за пять минут до окончания каждого часа.

Стандартизировали рабочие места. Мы внедряем систему 5S. Если работник вдруг заболеет, его коллега без труда найдет все инструменты. Стандартизация помогает справляться и с дефицитом производственных кадров. Найти на рынке грамотных специалистов, особенно технологов, сложно. Практика показывает, что их могут привлечь комфортные условия труда.

Так, в свое время мы искали сварщиков и электриков с высокими разрядами и смогли переманить специалистов именно благодаря хорошей организации производства. У каждого есть чистое рабочее место и фирменная одежда, работа ведется на новых станках, соблюдается регламент и техника безопасности.

Персонал с аналогичных предприятий, где все не так хорошо, это оценил.

Говорит Генеральный Директор

Мясоперерабатывающая отрасль становится более конкурентной.

Тому есть несколько причин: растет число производителей, усиливается их рекламная активность, развиваются новые технологии, повышается качество продукции, предпочтения потребителей частично смещаются в сторону товаров местного производства.

Чтобы наша продукция оставалась конкурентоспособной, мы стали внедрять принципы бережливого производства. Прежде всего реализовали подход 5S, который включает пять шагов: сортировку, соблюдение порядка, содержание в чистоте, стандартизацию и совершенствование. Приведу примеры.

1. Сортировка. На складе мы стали использовать две схемы сортировки сырья: по видам производства (колбасные изделия, замороженные полуфабрикаты и замороженные готовые блюда); по видам специй и других вспомогательных материалов. Сортировка позволила сократить временные затраты на набор и передачу ингредиентов в производство на 20%.

Чтобы убрать все лишнее, мы собрали в специальной зоне оборудование, которое находилось в цехе, но редко использовалось. В течение двух недель наблюдали: если производство работало без сбоев, списывали оборудование в резерв.

Инвентарь сортировали таким образом. Выделили три категории инструментов: часто используемые (оставили на рабочих местах, создав под них специальные зоны размещения), используемые реже одного раза за смену (их разместили в шкафах за пределами рабочих мест), неиспользуемый инвентарь (его убрали из производственной зоны).

2. Соблюдение порядка на рабочих местах. Зоны размещения материалов и инвентаря обозначали с помощью визуальных знаков. Например, места, где находится упаковочный материал, отмечены ярлыками с изображением и наименованием единицы хранения. Это упростило поиск, сократило время инвентаризации при передаче смены.

3. в чистоте. Все производственные помещения разделили на зоны и за каждой закрепили сотрудника, ответственного за санитарное состояние зоны. Для повышения ответственности ввели листы, на которых работники отмечают время проведенной санитарной обработки.

4. Стандартизация бизнес-процессов. Мы разработали регламенты. Например, есть регламент формирования годового бюджета: в него включены формы документов, схемы взаимодействия и нормативные лимиты. Статьи затрат разделили на две группы: нормированные (канцтовары, хозяйственные расходы и пр.

) и ненормированные (обучение, командировки и др.). Лимиты на нормированные статьи утверждаем на год вперед. Затраты по ненормированным статьям также планируем на год, обсуждаем с линейными руководителями и затем ежемесячно уточняем.

Это позволило упростить работу финансово-экономической службы и повысить точность составления годового бюджета предприятия.

5. Совершенствование. Для каждой должности разработали обучающую программу, кроме того, раз в год проводим аттестацию, по ее результатам сотрудник может повысить категорию и уровень оплаты труда. Также вовлекаем персонал в процесс улучшения производства и поощряем инициативу.

Чтобы направить мысли сотрудников в нужное русло, например, говорим на собраниях, что сейчас нужны идеи для улучшения качества продукции или для повышения производительности. Кроме того, разработали схему мотивации сотрудников за внедрение практических идей, которая включает три уровня оплаты.

На первом оплачивается подача идеи (одинаковая для всех фиксированная сумма). На втором – ее внедрение: схема мотивации приведена в таблице (здесь указаны проценты от максимальной суммы выплат за внедрение идеи).

На третьем уровне выплачивается премия сотруднику, чья идея была признана лучшей по итогам года (определяется по результатам конкурса).

2. Работа с сотрудниками, чтобы они соблюдали новый порядок

На начальных этапах мы столкнулись с нежеланием заводчан, у которых сдельная оплата труда, выполнять дополнительные обязанности (уборка места и пр.).

Тогда мы предложили провести эксперимент: выбрали двоих рабочих – один из них следовал новым стандартам, второй – делал все, как привык. За месяц первый успел произвести в 1,5 раза больше деталей, и ему заплатили в 1,5 раза больше.

После этого рабочие, которые были настроены против стандартов, пересмотрели к ним отношение.

Важно также, кого Вы принимаете на работу. Например, у нас трудятся в основном молодые люди (средний возраст – 27 лет). Все они стремятся не просто заработать, они хотят развиваться в профессии и обязательно чем-нибудь увлечены, кроме работы (это мы выясняем на этапе собеседования). С такими людьми проще совершенствовать производство.

А чтобы молодым и амбициозным сотрудникам было интересно, мы организуем повышение квалификации, освещаем их заслуги в ежемесячной газете «Энергия успеха», вывешиваем фотографии лучших на доске почета.

Находим применение даже хобби сотрудников: например, в коллективе есть фотолюбитель, который делает отличные кадры оборудования и пуско-наладки для корпоративного сайта и страниц в соцсетях.

3. Автоматизация ряда процессов производства

Во-первых, внедрили программу контроля за процессом выполнения заказа. Раньше за сборкой узлов, выпуском готовой продукции могли следить только начальники производства и отдела продаж – менеджеры по продажам узнавали о готовности заказов через них.

Наш программист разработал программу, и теперь каждый менеджер может сам отслеживать готовность заказа и даже влиять на скорость его выполнения: поторопить отдел снабжения с закупкой двигателя, перераспределить комплектующие между заказами. К программе имеют доступ и руководители других отделов. В итоге мы добились слаженной работы всех подразделений: от снабжения до производства.

Но на этом не остановились, сейчас проходит работа по адаптации программы, которая позволит и клиентам отслеживать сборку заказов.

Во-вторых, уменьшили долю ручного труда. При работе на старых станках рабочие половину делали вручную, из-за чего процент брака был довольно высоким. Мы изучили опыт европейских производителей электрогенераторов и пришли к выводу, что выгоднее закупать не готовый металл, а листовой и гнуть его на своем станке.

 Новое оборудование: станки для резки и гибки металла, робот для сварки – потребовало значительных инвестиций. Однако нам удалось окупить затраты менее чем за год, а не за два, как мы планировали изначально. Это связано с тем, что мы заключили договоры на выполнение сложных заказов и часть из них уже выполняем. Доля ручного труда сократилась до 30%.

Количество брака сократилось в 1,85 раза.

В-третьих, организовали конвейер. Разделили производственные мощности на две площадки и создали сборочный конвейер по изготовлению электростанций и блок-контейнеров. Теперь это одно из основных преимуществ предприятия (конвейерное производство – редкость в нашей отрасли).

Станки расставлены согласно стадиям производства: резка металла – один станок, гибка или сварка – другие станки, стапельные работы – третьи и т. д. Расстояния между ними рассчитаны так, чтобы рабочие не совершали лишних действий. У каждого есть тележка с инструментами, которую он возит с собой при сборке.

Все это сокращает время производства.

Говорит Генеральный Директор

Чтобы снизить технологические потери, нужно все время искать слабые звенья. Мы это делаем с помощью контрольных точек.

В специальном листе для каждого процесса указаны контрольные точки (допустимые значения берем из стандартов безопасности пищевой продукции ISO 22000). Инженеры по качеству наблюдают за производством, отмечают в листах все несоответствия.

Затем анализируют выявленные сложности и предлагают пути их устранения. Когда мы понимаем, что узкое место ликвидировано, точка перестает быть контрольной. Устанавливаются контрольные точки на днях качества (их проводим каждый месяц).

Такой подход позволил снизить процент брака до минимума.

Приведу пример. В закупаемой муке содержатся следы металлопримесей (они попадают туда из-за износа металлических частей мельничных машин).

Согласно нормам, на каждый килограмм муки допускается не более 3 мг подобных частиц размером до 0,3 мм, однако мы стараемся очищать даже такую муку.

Для этого на производстве установили магнитоуловители, а на этапе, где выходят упакованные изделия, – металлодетекторы. Данный подход позволил значительно сократить потери готового продукта.

4. Сокращение ассортимента в 4,5 раза

Предприятие производило 40 пультов управления дизельными электростанциями. Но наша статистика заказов показала, что 31 вариант пультов был почти не востребован, в то время как девять универсальных моделей заказывали чаще всего. Мы стали производить только девять моделей.

Это не только облегчило заказчику выбор пульта, но и уменьшило время сборки каждого устройства в 1,5 раза (мы оставили только стандартные модели).

В итоге нам удалось в два раза снизить объем закупаемого разноразмерного металла и электрики, разгрузить склад, увеличить скорость производства.

5. Смена поставщиков: отказ от китайской дешевизны

Сегодня большинство производителей энергетического машиностроения закупают комплектующие китайского производства. Мы также использовали в установках китайские генераторы. Сами заказчики, стремясь сэкономить, просили об этом.

Однако в процессе эксплуатации эти генераторы часто ломаются, получение запчастей тянется месяцами, и в результате экономия сходит на нет. Конечно, в Китае делают и комплектующие высокого качества, однако они стоят не дешевле европейских и российских аналогов.

Поэтому мы отказались от китайских комплектующих. Некоторых заказчиков, которые гнались за дешевизной, потеряли, зато создали репутацию предприятия, выпускающего надежное оборудование. Возвратов и заявок на ремонт стало в разы меньше. Число рекламаций сократилось на 37%.

Кроме того, из-за времени, высвободившегося от ремонта, сервисные сотрудники теперь могут чаще оказывать услуги по пуско-наладке и монтажу.

6. Создание новых производств с учетом энергоэффективных технологий

Когда мы начали строить новый цех, то сразу спроектировали его с учетом энергоэффективных технологий: стены сделали из сэндвич-панелей толщиной 120 мм с теплоизоляцией (по энерго эффективности сравнимы с кирпичной стеной толщиной в метр), потолок – из мягкой кровли с утеплением толщиной 200 мм.

Большие, но теплые окна позволяют получать больше дневного света и тем самым сократить затраты на освещение. Продумана система рекуперации, которая обеспечивает производственные помещения чистым воздухом комфортной температуры. Стоимость строительства такого цеха дороже на 10–12% по сравнению с базовым. Пока занято 72% площади, мы продолжаем привозить и устанавливать оборудование.

Однако уверены, что энергоэффективные технологии принесут экономию денежных средств уже в ближайшем будущем.

Результаты

Мониторинг деятельности предприятия с ноября 2012 года по 1 января 2014 года показал, что процесс производства ускорился. Количество произведенных дизельных электростанций в месяц выросло с 92 до 135 и более. В годовом исчислении – с 1100–1300 единиц оборудования до 1600–1800. Производительность увеличилась на 22%. 

http://e.gd.ru/article.aspx?aid=335413

Источник: https://www.lobanov-logist.ru/library/all_articles/61358/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.