Служебная записка на командировку образец

Содержание

Служебная записка на командировку: образец 2020 – Дело

Служебная записка на командировку образец

Служебная записка на командировку потребуется, чтобы учесть и обосновать расходы. Оформить ее следует независимо от того, куда сотрудник едет и каким транспортом. Оформить все правильно помогут рекомендации и образцы служебных записок на командировку в 2019 – 2020 году для разных случаев.

Налоговики изобретают новые претензии к первичке: как защитить свои расходы

Для чего нужна служебная записка на командировку

Служебная записка — это документ, который подтверждает время нахождения работника в командировке, а также дату отъезда и прибытия из нее. Поэтому в первую очередь служебка нужна для того, чтобы начислить суточные. Ведь именно для их расчета важно знать время, которое сотрудник находился в служебной поездке.

Кроме того, наряду с другими первичными документами (путевыми листами, чеками, квитанциями), служебная записка подтверждает сами командировочные расходы. В частности, затраты на проезд и нахождение в пути, на бензин, парковку и пр. Какие расходы на командировки примет налоговая инспекция

Раньше срок командировки сотрудники подтверждали командировочным удостоверением. Период определяли по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда. Теперь срок подтверждают проездными документами.

Но когда работник отправляется в командировку на служебном транспорте либо личной или арендованной машине, таких документов у него нет. Поэтому документ для подтверждения размера суточных — это служебная записка.

А вот оформлять служебную записку о направлении в командировку не обязательно. Действующее законодательство не требует составлять такой документ.

Но если руководитель компании решит, что составлять служебки целесообразно, это правило можно закрепить внутренним документом (п. 3 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Например, приказом директора или Положением о командировках. Составлять такие документы власти не запрещают.

Перед тем как отправить сотрудника в командировку, проверьте отели, в которых компания забронировала номера. Иначе есть вероятность, что налоговики не примут командировочные расходы.

Как составить служебную записку на командировку

Оформляется служебная записка по возвращении сотрудника из командировки. К ней сотрудник прикладывает оправдательные бумаги и весь пакет документов передает работодателю (п.7 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Чтобы потом не было проблем со списанием расходов, бухгалтеру важно знать, как должна быть оформлена служебная записка.

Единой формы служебки нет. Компании и предприниматели должны разработать собственный бланк. Работники по возвращении из поездки будут просто заполнять необходимые поля. За основу можно взять служебную записку на командировку нашего образца.

Роструд рекомендует не перегружать служебку лишними сведениями. Когда разрабатываете бланк, помните, что этот документ подтверждает не использование автомобиля, а период нахождения в месте командирования. Как оформить изменение срока командировки

Служебная записка на командировку требуется, чтобы начислить суточные и подтвердить расходы на поездки. Поэтому она должна содержать обязательные для первички реквизиты (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Среди них: наименование и дата документа, наименование компании, содержание хозяйственной операции, величина натурального измерения — количество дней поездки, подпись работника.

Также советуем отразить сведения, которые обычно содержатся в любом проездном документе: время и место отправления и прибытия.

Образец служебной записки о командировке на 2019 год

Ниже мы привели актуальные примеры служебок для различных ситуаций. В частности, как сотрудник едет по работе на личном транспорте, надо подтвердить срок командировки, если нет других документов. 

Основные нюансы заполнения служебной записки на командировку

Перед отправкой сотрудника в командировку отдел кадров должен подготовить соответствующую документацию за подписью руководителя и командированного лица. Служебная записка выступает основанием для всего процесса.

Ее составление требуется, если:

  1. Работник отправляется для исполнения задания на служебном, арендованном или личном авто.
  2. Если работник не имеет других документальных доказательств, свидетельствующих о выполнение служебного задания.

Служебная записка выступает в роли документа-основания для начисления суточных и подтверждения объема расходов сотрудника.

Подтверждение даты

Согласно изменениям в законодательстве, период, проведенный в командировке, а значит, и точные даты подтверждаются посредством проездных документов, при их утере — дубликатами.

Однако если работник отбыл в рабочую поездку на транспорте предприятия или личном, то период пребывания его в поездке подтверждается служебной запиской, которую он обязан составить и предоставить работодателю вместе с оправдательной документацией на использование транспорта сразу по возвращению.

Законодательная база

  • Данные относительно всей процедуры оформления командировки и пребывания работника в ней указаны в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 2014 года №1595.
  • Кроме этого, существует Указ Президента РФ от 2014 года №765 о порядке и условиях командирования лиц, находящихся на служебных и государственных постах.
  • Также произошла отмена инструкций, сформированных еще в период существования СССР, Приказом Минфина России №147 и Минтруда России №1044 от 2014 года.
  • Введено в действие новое Положение относительно процесса командирования лиц, утвержденное Постановление Правительства РФ №749 от 2008 года.

Для бланка служебной записки допустимо брать обычный лист формата А4, при этом форма отчетного листа разрабатывается каждым предприятием самостоятельно, так как унифицированного образца не имеет. Работник впоследствии сразу по прибытию должен вписать в нее все необходимые данные.

Структура документа следующая:

Читайте так же:   Бланк и образец командировочного удостоверения на 2019 год

  1. В правом верхнем углу формируется шапка, в нее вносятся ФИО руководителя предприятия, ФИО непосредственного начальника, если он имеется, ФИО работника.
  2. По центру листа вписывается название.
  3. В теле документа оформляется в произвольной форме обращение к работодателю с описанием цели поездки, дат приезда/отъезда, а также основных фактов. При этом если поездка была выполнена посредством применения транспорта, необходимо указать все идентификационные данные этого авто.
  4. Перечень прилагаемых документов.
  5. Дата и подпись сотрудника.

Образец и правила заполнения в зависимости от варианта

Служебные записки, связанные с направлением работника в необходимую местность, существуют двух вариантов:

  1. Согласно которым формируется приказ, они являются основанием для поездки сотрудника.
  2. Документация, заполняемая собственноручно работником после выполнения задания.

О направлении

Данный вариант записки является основанием для издания приказа и может составляться непосредственным начальником командируемого лица.

Главное в данном случае является аргументация необходимости отправки работника в поездку.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

Служебная записка

об организации командировки

от 02.02.2018 №208/07

  1. Уважаемый Олег Олегович!
  2. В связи с производственной необходимостью прошу с 5 февраля 2018 года младшего бухгалтера Головко Алину Сергеевну командировать на служебном авто Toyota Mark II, госномер А234 АА546 в город Омск для составления бухгалтерского баланса филиала предприятия.
  3. Кроме этого, прошу в связи с командировкой выделить:
  • 6000 рублей для проживания в гостинице;
  • 6000 рублей в качестве суточных;
  • 6000 рублей на топливо для заправки авто.

Начальник бухгалтерского отдела Сазонова Е. Е.

На командировочные расходы

Данная отчетная документация составляется самим работником после выполнения задания и по прибытию на предприятие и выступает в качестве основания для восполнения расходов, связанных с поездкой.

В документе также излагаются основные факты:

  • цель поездки;
  • дата отбытия и прибытия;
  • данные об авто.

Кроме этого, перечнем указываются реквизиты всех оправдательных документов на расходы.

Отдел бухгалтерии ООО «Пион»

руководителю Горбань О. О.

Служебная записка

о командировочных расходах

02.02.2018 №208/07

Уважаемый Олег Олегович!

Источник:

Служебная записка на командировку 2019: образец скачать, как заполнить, пример

Служебная записка о командировке подтверждает факт проезда и проживания работника. Документ также потребуется в случае поездки на личном, служебном и арендованном авто либо когда человек задержался в командировке. Рассмотрим образцы служебок на 2019 год.

Внимание! Чтобы оформить командировку в соответствии со всеми требованиями законодательства вам обязательно потребуются:

Работать с документами удобно в программе БухСофт. Она подходит для организаций и ИП. Программа автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую первичку. Также она включает в себя выгрузку проводок в 1С, автоматическое формирование любой отчетности и многое другое.

https://www.youtube.com/watch?v=pR_iPHhYnRY

Сравнить тарифы и цены ⟶

Функции служебной записки о командировке

Она позволяет удостоверить факт пребывания работника на месте назначения, дату приезда и возвращения. Ее составляют:

  1. Когда работник едет в командировку или возвращается из нее на личном, служебном или арендованном авто. В данном случае в документе указывают фактический срок пребывания в месте командирования. По возвращении он представляет служебку работодателю вместе с документами, которые подтверждают использование авто:
  • путевой лист;
  • счета, квитанции, кассовые чеки и т. д.
  1. Когда работник не может представить документы, подтверждающие проезд и проживание. В этой ситуации оформляют служебку, которая содержит подтверждение принимающей стороны о моменте прибытия и выбытия к ней работника. В качестве приложения составляют документ о том, что принимающая сторона подтверждает время нахождения по месту командирования. Работник оформляет его самостоятельно по прибытии.
  2. При направлении в командировку. Служебную записку о направлении в командировку оформлять не обязательно. Но ее разработка и применение не запрещены. Если компания решит, что составление документа целесообразно, данное правило закрепляют в локальных нормативных актах.
  3. Когда работник задержался в командировке по уважительной причине. Такой причиной может быть производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). Служебка на имя директора позволяет продлить срок командировки.

Важная функция служебной записки о командировке — подтверждение затрат работника за время командировки.

Также она потребуется для начисления суточных. Ведь для определения их суммы требуется знать количество времени, проведенного в поездке.

служебной записки о командировке: образцы заполнения разделов

служебки зависит от целей ее составления. При этом форма может быть единой (типовой шаблон). Законодательство это никак не регулирует. Компания вправе закрепить положения о составлении служебок в локальных нормативных актах, в приказе руководителя либо в положении о командировках.

Важно включить в служебку следующие реквизиты:

  • ФИО директора фирмы в дательном падеже (в правом верхнем углу);
  • ФИО руководителя подразделения и ФИО специалиста, составившего записку (ниже);
  • Наименование документа (в центре бланка);
  • Ниже — содержание документа (указывают дату отъезда и приезда, цель поездки, марку, модель машины, регистрационный номер и т. п.
  • Перечень прилагаемых документов (внизу бланка)
  • Дату составления и подпись работника с расшифровкой.

Источник: https://okarb.ru/otchetnost/sluzhebnaya-zapiska-na-komandirovku-obrazets-2020.html

Служебная записка на командировку: понятие, как оформить, пример и образец 2018 года, бланк, кто подписывает, сроки подачи

Служебная записка на командировку образец

Обращение к руководству компании довольно часто сводится к написанию служебной записки. Особенно это актуально при направлении сотрудника в командировку. Что это такое, как её оформить, в каких случаях пишут записку — на эти вопросы постараемся найти ответы в статье..

Что такое «служебная записка»

Служебная записка — довольно распространенный инструмент общения начальника и подчиненного, часто используется для сообщения сути проблемы сотрудника.

Например, требуется оформить отпуск за свой счет, и тут служебная записка будет первичным документом для оформления внутрифирменного приказа.

Служебная записка может содержать предложения по улучшению производственной деятельности компании.

Служебная записка — это способ связи сотрудника отдела со своим начальником, начальников из разных отделов, да мало ли кого ещё. Этот документ помогает передать необходимую информацию лицу, заинтересованному в её получении. Служебная записка может содержать:

  • просьбу подчинённого к руководителю отпустить в отпуск за свой счёт (или предоставить очередной оплачиваемый отпуск);
  • объяснение действий сотрудника в производственной ситуации, в ней делается акцент на отклонение от общепринятой нормы;
  • доклад о (или невыполнении) поручения сотруднику;
  • отчёт о командировочной поездке, совершённой на личном транспорте (или транспорте третьих лиц).

Текст документа оформляется в свободной форме. По форме, как правило, состоит из шапки, тела записки, подписи.

В шапке записывается адресат сообщения, здесь прописывается должность и фамилия с инициалами должностного лица, которому собираются передать информацию.

После одного-двух отступов по центру листа пишут фразу «служебная записка» и с новой строчки с учетом абзацного отступа в свободном тексте сообщают причину обращения.

Затем, после изложения сути вопроса, после одного-двух отступов пишут должность обратившегося, ставят подпись и дату.

Структура служебной записки, как правило, простая, она состоит из (1) шапки, (2) тела записки, (3) подписи

Подавая служебную записку на рассмотрение, следует позаботиться о прикладываемых к ней документах, имеющих непосредственное отношение к её содержанию.

Если служебная записка оформляется по результатам командирования на собственном транспорте, то в содержании отмечается, что поездка к месту командирования осуществлялась на собственном транспорте, с указанием маршрута движения туда и обратно. К ней прикладывают:

  • путевой или маршрутный лист;
  • кассовые чеки;
  • квитанции.

Прикладываемые документы должны свидетельствовать, что поездка действительно осуществлялась на собственном транспорте по указанному в записке маршруте.

Также эти документы требуются для установления фактического срока командировки.

Нужно только повнимательнее отнестись к срокам, длительность командировки по служебной записке и документам должен быть не больше срока по приказу о командировании.

Служебная записка о командировании

Служебная записка с просьбой отправить в командировку пишется по той же форме, что и другие служебные записки.

К служебной записке о командировании предъявляют ряд требований. Во-первых, адресуется записка о командировании должностному лицу, имеющему право отправлять сотрудников в командировки. Чаще всего, руководителю компании.

Во-вторых, из содержания записки должно быть понятно, кто обращается с просьбой направить в командировку и кого планируется направить в командировку.

В тексте должно быть чётко написаны фамилия, имя, отчество и должность отправляемого. Записка может быть написана как самим работником, так и его начальником.

Нужно только помнить про перечень лиц, отправлять в командировки которых можно лишь с их согласия.

содержит фамилию отправляемого, место командирования, цель поездки

В теле записки должны быть указаны:

  • место командировки;
  • предполагаемый срок поездки;
  • цель поездки;
  • форма отчёта о командировки;
  • предполагаемая ценность поездки.

Кто подпишет служебную записку на командирование

Служебную записку с просьбой отправить в командировку может оформить и подписать как отправляемый в командировку сотрудник, так и его непосредственный начальник. Нужно лишь помнить, что далеко не всех работников можно отправлять в командировку без их согласия.

Требуется согласие от женщин, воспитывающих детей до трёх лет, родителей-одиночек с детьми до пяти лет, инвалидов, иностранных сотрудников. И если всё же требуется отправить такого сотрудника, то в служебной записке он пишет о своём согласии отправиться на исполнение командировочного задания.

Такая бумага станет основой для составления приказа о командировании.

А вот приказ о командировании подпишет должностное лицо (руководитель то есть), обладающее полномочиями командировать своих сотрудников. А работник должен ознакомиться с этим приказом под роспись.

В какие сроки подавать записку на командирование

Опять расстроим читателей своей нечёткостью изложения вопроса о сроках подачи записки, но их попросту не существует. Здравый смысл подсказывает, подавать служебную записку с просьбой направить в командировку следует за срок, достаточный для:

  • составления сметы расходов на поездку;
  • выпуска приказа о командировании;
  • получения денежных средств из кассы;
  • покупки билетов.

В каждом случае требуется принять во внимание массу влияющих факторов — от оценки необходимости такого направления сотрудника, до возможности приобрести билет в сжатые сроки. В одном случае одного дня будет достаточно, а в другом потребуется две недели. Таким образом, планируя сроки подачи записки на командирование, следует все хорошо взвесить.

Служебные записки делятся на виды в зависимости от цели их оформления. В любом случае каждая из них содержит информацию, которую работник желает донести до своего руководителя. В случае оформления служебной записки перед командировкой или после, следует обратить внимание на требования к её содержанию и сопровождающим документам.

  • ozakone
  • Распечатать

Источник: https://ozakone.com/trudovoe-pravo/garantii-i-kompensatsii/sluzhebnaya-zapiska-na-komandirovku.html

Образец служебной записки на командировку в 2020 году – скачать бланк, расходы, об отмене, на личном авто, форма, как написать

Служебная записка на командировку образец

5   0   8731

Служебная записка является одним из главных документов, который используется внутри организации. Она служит для передачи информации и подтверждения отправки работника, а также для расчёта расходов во время поездки.

Зачастую служебную записку оформляют тогда, когда отсутствуют проездные билеты, бумаги на проживание в другом населённом пункте.

Что это такое

Командировочная записка – это внутренний документ, подтверждающий отправку работника в другой город на временную работу и прибытие обратно. Бумага оформляется сотрудником после командировки в тот же день либо через максимум 3 суток.

К этой записке необходимо приложить чеки, документы с затратами на топливо, стоянку, жильё и др. Исключительно в таком случае работодатель может компенсировать расходы за командировку.

Согласно письму Министерства Финансов от 20 апреля 2015 года на основании лишь одной служебной записки доказать собственные затраты проезда сотрудника невозможно. 

В каких случаях нужна

Служебная записка на командировку нужна в следующих случаях:

  • когда проезд будет проходить на служебном, личном, арендованном транспортном средстве;
  • если у работника нет документов об отправлении и месте пребывания.

Такая бумага нужна для бухгалтерского учёта при начислении денег за время работы за пределами фирмы. Также записка используется в качестве основания для издания приказа об отправлении сотрудника в командировку.

Форма

Командировочное уведомление оформляется на специальном бланке (формат А4) организации от руки или через принтер. Точного стиля служебной записки законодательство не предусматривает. Форма должна быть составлена самой компанией.

Примерный бланк скачайте по ссылке.

Обязательной формы служебной записки нет, но в нём должны быть такие пункты:

  • сверху указывается должность, ФИО работодателя, название компании;
  • сам текст обращения с числом выезда и приезда, цель командировки, марку, государственный номер автомобиля;
  • перечисление прилагаемых документов;
  • ФИО и должность специалиста, побывавшего в поездке. Его подпись.

К записке работник прилагает путевой лист, чеки за оплату топлива, стоянки, жилья и т.д. Бумага отдаётся директору. Он ставит свою подпись и отправляет на бухгалтерию для подсчёта расходов и их возмещения.

Сумма суточных зависит только от местоположения сотрудника (за границей или на территории РФ).

Образец служебной записки на командировку в 2020 году:

От директора

Директор компании, как и остальные сотрудники, должен также заполнять документы на командировку, учитывая служебную записку. Приказ о своей командировке не является доказательством совершения поездки.

Так как директор занимается привлечением кадров, увольнением работников и другими делами, увеличивающие эффективность организации, то он может временно передать свои полномочия. Для этого нужно оформить доверенность, согласно статье 185 ТК России. Ниже представлен образец служебной записки о командировании руководителя.

Оформляется записка для всех работников точно также, независимо от должности.

На личном авто

Если специалист принял решение отправиться в командировку на собственном транспорте, то необходимо учесть положения, описанные в постановлении Правительства РФ от 13 октября 2008 года №749.

Пункт 7 этого закона говорит о том, что работник, отправляющийся на личном, служебном или на арендованном автомобиле, должен указать фактическое пребывание в командировке. Основанием для этого послужит путевой, маршрутный листы, чеки и иные документы, подтверждающие путь поездки.

Если таких бумаг нет, то нужно к служебной записке приложить квитанцию, талон об оплате жилья. Рекомендуется приложить все вышеперечисленные документы.

На расходы

Затраты по командировке компенсирует непосредственно компания. Чтобы получить деньги, нужно к служебной записке приложить все чеки и бумаги, полученные в период поездки.

Бухгалтер всё подсчитает и возместит убытки.

Образец служебной записки на возмещение расходов:

Отчёт

Руководитель после возвращения работника из поездки должен оформить авансовый отчёт в течение 3 дней, ориентируясь на чеки и талоны. На основании этого документа сотруднику компенсируют расходы.

Бывает, что работник за 3 суток не подписал авансовый отчёт, то есть не отчитался о потраченных денежных средствах. Тогда работодатель может эти расходы компенсировать из заработной платы сотрудника.

Единого оформления авансового отчёта нет. Но часто берут привычный государственный стиль №АО-1. В документе должно быть минимум 3 подписи: работника, главного бухгалтера, директора.

Скачать бланк можно по ссылке.

Если истрачено меньше денег, чем было выдано, то остаток отдаётся обратно в кассу. Деньги выдаются по тому реквизиту, который указан в отчёте.

Служебная записка на командировку хранится вместе со всеми основными документами в кадровом отделе организации. Можно подшивать все трудовые бумаги в папку. Срок хранения служебных записок составляет 5 лет.

Копию документа о командировке можно вклеивать в личное дело работника. Но это не обязательно.

Какие документы прилагаются

К служебной записке для уточнения расходов прилагаются такие бумаги:

  • чеки и квитанции о расходах на топливо, жильё, стоянку.

Если у сотрудника нет таких бумаг, то ему нужна служебная записка, где будет написана дата отъезда и возвращения, с отметкой подтверждения от компании.

Как составить об отмене командировки

Бывают случаи, когда работник по уважительным причинам не может съездить на командировку. События, по которым поездка отменяется, должны быть описаны в правилах компании.

Бланк приказа можно скачать тут.

Основные причины для отмены командировки:

  • погодные условия;
  • семейные обстоятельства;
  • заболевание сотрудника.

Причина должна быть указана в приказе.

Если работнику дали денежные средства на поездку, то он при отмене командирования должен их вернуть в бухгалтерию. Также оформляется приказ об отмене поездки, в котором должна быть указана причина.

В данном эпизоде сотрудника отзывают по причине досрочного выполнения работы. Но стиль документа при отмене командировки по другой уважительной причине будет таким же.

Какие бумаги может заменить

Служебная записка на командировку нужна для указания задания, из-за которого работник находиться в поездке, для установления сроков пребывания в поездке и правильного расчёта затрат.

Поэтому она заменяет собой:

Служебная записка на командировку является универсальной, так как заменяет сразу 3 документа.

Требуется ли для ИП

Индивидуальный Предприниматель может написать служебную записку о расходах в командировке и тем самым подтвердить свои затраты. Но он также имеет право не писать о ней, так как у него нет руководителя.

Иногда налоговые инспекции требуют оформления служебной записки на командировку, подозревая ИП в отклонении от уплаты пошлины. В таком случае гражданин может подать в суд. Судьи зачастую встают на сторону ИП, так как они считают данный случай дискриминацией физического лица.

Во избежание проблем в суде с налоговыми органами можно составлять служебную записку на командирование.

Служебная записка на командировку – внутренний документ компании, который служит для подсчёта затрат во время поездки, указания цели отбытия, период времени между отъездом и возвращением.

Хранится командировочное уведомление в кадровом отделе вместе с другими документами в течение 5 лет. Оно заменяет собой удостоверения о командировке, отчёт по выполненным задачам, задание.

Для ИП записка не обязательна, но для ухода от проблем с налоговой инспекцией её делать рекомендуется.

по теме:

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

>

Источник: https://juristampro.ru/obrazec-sluzhebnoj-zapiski-na-komandirovku/

Образец служебки на командировку – функции, правила оформления и содержание

Служебная записка на командировку образец

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Образец служебки на командировку – порядок составления служебного листа

Одна из прямых обязанностей работодателя заключается в ведении внутренней документации. Это касается и отчетных документов, касающихся рабочих поездок сотрудников. Изучив образец служебки на командировку, можно определить, как правильно заполнять этот документ.

Общие сведения

Служебная записка является внутренним документом организации. функция заключается в подтверждении факта отправки и пребывания сотрудника в командировке. По сути, это отчетный документ, в котором указывают срок пребывания в рабочей поездке.

Правовое регулирование

Порядок направления сотрудников в командировки утвержден на законодательном уровне. Основной нормативный документ, раскрывающий правовые аспекты этой процедуры – Положение «Об особенностях направления сотрудников в командировки».

П. 7 указанного положения гласит о том, что если работник отправляется к месту командирования (или обратно) на служебном либо собственном транспорте, то фактический срок пребывания в рабочей поездке должен указываться в служебной записке. В дополнение к ней работник должен приложить другие документы, которые выполняют функцию подтверждения использования этого транспорта.

Когда нужна такая записка

Служебная записка – внутриорганизационный документ. Однако его оформление требуется не во всех случаях.

Потребность в записке определяется следующими факторами:

  • Транспорт, на котором сотрудник отправляется в командировку
  • Наличие документов, подтверждающих пребывание
  • Срок поездки

Записка используется при начислении выплат в период пребывания в командировке. Бухгалтером производится расчет с учетом сведений, представленных в такой бумаге. Там указывается количество фактического пребывания. Это позволит правильно произвести расчеты, когда нет других документов, подтверждающих срок командировки.

Помимо этого записку могут использовать в качестве извещения. Если необходимо отправить в командировку одного либо нескольких сотрудников, то посредством служебной записки об этом сообщают руководству. На основании этого начальством издается соответствующий приказ.

Какие документы заменяет

Закон не запрещает применять служебку в качестве замены для других отчетных документов. Предъявлять такую бумагу можно вместо командировочного удостоверения. Также он заменяет командировочный отчет и служебное задание.

Кто должен составлять

В данном вопросе все зависит от целевого предназначения документа. На больших предприятиях с выраженной иерархической структурой записку используют для извещения руководства о необходимости направления сотрудников в командировку. В данном случае ее оформляет работник, являющийся непосредственным руководителем этих сотрудников.

Если записку составляют после возвращения вместо отчета, то эта обязанность возлагается на самого работника. Документ нужно сдать сразу после возвращения либо на следующий день.

Подпись и согласование

В обязательном порядке служебная записка на командировку должна быть заверена подписью руководителя. В ином случае документ может признаваться недействительным.

Согласование документа при отправке сотрудника в рабочую поездку происходит в бухгалтерии.

Все расходы, которые несет сотрудник, документируют для дальнейшего отражения в налоговой отчетности, а также для компенсации личных затрат.

Сопроводительная документация

Сама по себе служебная записка не может расцениваться как отчетный документ. В дополнение к нему необходимо приложить другие справки и бумаги, которые подтверждают следование сотрудника в точку командирования и длительность его пребывания там.

Эти функции выполняют:

  • Маршрутные листы
  • Чеки
  • Квитанции
  • Путевые схемы

Такие бумаги также необходимы для того, чтобы в случае непредвиденных расходов во время командировки сотрудник смог запросить у руководства компенсацию. При наличии подтверждающих документов наниматель не имеет права отказать в возмещении материального ущерба во время рабочей поездки.

Срок сдачи

Нормативные сроки сдачи служебки не предусмотрены. Согласно действующему Положению № 749, ее нужно составить и сдать руководству сразу же после возвращения.

Однако такое требование действует только в том случае, если записка нужна для отчетности. Если служебку составляют как извещение начальства, то ее нужно предъявить до отправки сотрудников в поездку.

Форма и структура

Унифицированной формы для составления служебки не существует. Поэтому ее можно составлять в свободной форме на альбомном листе. Форма отчета может утверждаться на предприятии и использоваться при каждой командировке.

Служебка состоит их нескольких структурных элементов:

  • Шапка – содержит сведения о предприятии, руководителе, командированном сотруднике
  • Тело – включает сведения о поездке, даты, понесенные расходы
  • Список прилагаемых документов
  • Дата, подпись сотрудника

Важно отметить, что содержание записки о командировке будет зависеть от того, в каких целях используют документ. В зависимости от функций, способ оформления служебки отличается.

Образец и правила заполнения

Законодательство не содержит четких требований в отношении того, как составлять записку. Поэтому ее оформляют в свободной форме с содержанием, которое соответствует целевому предназначению.

Чтобы правильно составить служебку, рекомендуется ознакомиться с готовыми примерами. Это позволит лучше понять структуру бумаги и оформить его без ошибок.

Скачать образец служебки [31.50 KB]

О направлении в командировку

Такая разновидность служебки нужна для последующего издания приказа о направлении сотрудников в рабочую поездку. Она может составляться промежуточным руководителем, начальником отдела или непосредственным нанимателем этих сотрудников.

В записке указываются:

  • Наименование отдела, представители которого командируются
  • ФИО руководителя (которому направляется записка)
  • ФИО сотрудника, от имени которого составляется бумага

В теле записки описывают просьбу о направлении сотрудника в командировку. Обязательно нужно ввести отметку о том, что поездка осуществляется на служебном транспорте. Также включается запрос на выделение средств для покрытия расходов.

Об отмене командировки

Нередки случаи, когда поездки в связи с определенными обстоятельствами подлежат отмене. В этих ситуациях также могут использоваться служебные записки. Функция такой справки заключается в возврате средств, затраченных на подготовку к командировке и указание причин, по которым ее отменили.

Об отчете о командировке

При составлении такой записки действуют общие требования. Помимо обязательных реквизитов, включающих наименование отдела, ФИО руководителя и командированного сотрудника, документ дополняют другими сведениями.

Среди них:

  • Используемый для поездки транспорт (с указанием марки и госномера)
  • Даты отъезда, возвращения
  • Условия проживания

Записка о командировке нередко дополняется приложениями. В них включают информацию о выполнении поставленных задач, перечень предоставляемых документов, сведения о непредвиденных расходах.

Такая информация поможет бухгалтерам правильно оформить отчетную документацию, и, при необходимости, возместить ущерб сотрудника.

Некоторые нюансы оформления

При составлении служебки важно учитывать ряд обстоятельств. В отдельных случаях оформление служебки имеет свои особенности.

Какие документы необходимы для командировки, смотрите на видео:

Отправка ИП в командировку

Индивидуальные предприниматели в правовой сфере рассматриваются как самозанятые граждане. Поэтому они не могут отправить в командировку самих себя. По этой причине прямой обязанности оформлять служебку или иные документы у них нет.

Однако за счет записки ИП могут уменьшить расходы, связанные с уплатой налогов.

Налогооблагаемая база снижается, если во время рабочей поездки предприниматель понес расходы на проживание в гостинице либо на топливо. Такие затраты также нужно подтвердить чеками и квитанциями.

Кроме этого, в записке предпринимателю потребуется указать причину, которая подтверждает, что поездка в командировку была необходимой.

Командировка директора

Постановление № 749 гласит о том, что директор также является наемным работником. Поэтому его отправка в командировку сопровождается оформлением необходимых документов. Это необходимо чтобы исключить спорные ситуации во время проверок контролирующими органами.

Заграничные поездки

При таких поездках оформление служебки обязательное, в отличие от командировочного листа. Расходы сотрудников указываются в валюте. В качестве доказательства пребывания за рубежом выступают отметки в загранпаспорте. При поездках в страны ближнего зарубежья для подтверждения используют проездные документы, путевые листы.

Служебный и личный автомобиль

Если сотрудник едет в рабочую поездку на собственном либо служебном транспорте, это должно быть отражено в записке. К нему обязательно нужно приложить путевой лист. С целью возмещения расходов записка дополняется квитанциями, талонами и чеками, указывающими на затраты, связанными с эксплуатацией ТС.

Поездка в выходные дни

Граждан могут отправлять в рабочие поездки в любой день, в том числе в выходной. В записке отражается длительность пребывания в поездке и даты отправки и возвращения. День недели, в который совершалась поездка, никак не влияет на способ оформления.

Служебная записка – многоцелевой внутренний документ, используемый при отправке в командировку.

Документ составляется руководителем либо сотрудником, в зависимости от функций бумаги и сопутствующих обстоятельств.

Общая форма служебки не утверждается нормативными документами, поэтому ее могут составлять в свободном виде. Обязательным условием является указание необходимых пунктов и соблюдение структуры документа.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/obrazets-sluzhebki-na-komandirovku.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.