Заполнение авансовых отчетов в бюджетном учреждении

Авансовые отчеты в 1С: Бухгалтерии государственного учреждения 8

Заполнение авансовых отчетов в бюджетном учреждении
06.07.

2017 02:21 25127

Если в вашем учреждении есть расчеты с подотчетными лицами (например, покупка тех или иных товаров или услуг через подотчетных лиц или возмещение расходов сотрудника при выполнении служебных обязанностей), то вы, наверняка, используете в своей работе авансовые отчеты. В этой статье хотелось бы рассказать о правильности заполнения этих документов в программе “1С: Бухгалтерии государственного учреждения, редакция 2.0”.

Что такое авансовый отчет? В программе – это документ, подтверждающий факт выдачи аванса сотруднику и отчет по расходам. Поэтому методически правильно сначала формировать в программе документ «Заявление на выдачу аванса», а затем вносить «Авансовый отчет», в котором и будет отражена отчетность подотчетного лица.
Заявление можно найти:

Создадим документ:

Заполняем документ данными:

Обращу ваше внимание на обязательство: правильнее создавать обязательство на каждое заявление подотчетного лица, поэтому в нашем примере создадим обязательство:

Чтобы наше обязательство стало видно в списке, нужно снять флаг:

После заполнения документ выглядит следующим образом:

Проведенный документ формирует следующие движения по счетам:

Затем на основании создается документ «Авансовый отчет»:

Документ состоит из четырех вкладок. Рассмотрим последовательно каждую из них
1. Аванс
На этой вкладке указывается вся информация о выданном авансе сотруднику. При формировании на основании вкладка автоматически заполняется основными данными.

Если имеется перерасход или остаток предыдущего аванса, то нужно воспользоваться кнопкой заполнения:

Также важно заполнить табличную часть, в которой следует указать денежный расходный документ на выдачу средств подотчетнику в качестве аванса:

Сформируем новую строку. Как видно на рисунке, открывается список денежных документов с отбором по контрагенту (в нашем примере – это сотрудник Зайцева Ольга Константиновна). Но так как мы не успели еще создать документ выплаты аванса – список пустой. Поэтому выплатим аванс сотруднику:

Создадим документ выплаты денежных средств:

Заполним документ:

Выберем соответствующую бухгалтерскую операцию:

Выплатим денежные средства сотруднику, установим дату исполнения документа и проведем:

Документ формирует следующие проводки:

Документ создан и проведен. Теперь вернемся к нашему авансовому отчету и попытаемся снова добавить денежный расходный документ в табличную часть вкладки «Аванс»:

Как видно, теперь добавить денежный документ есть возможность:

На этом заполнение первой вкладки окончено. После того, как подотчетное лицо приобретет необходимые материалы, основные средства, услуги и отчитается соответствующими документами в бухгалтерию – заполняется вторая вкладка «Израсходовано».
2. Израсходовано.

Опять же, благодаря созданию на основании заявления, вкладка частично заполнена. В таблице данной вкладки указываются расходы подотчетного лица.

Можно просто добавлять строки с описанием затрат либо привязывать приходный документ (для этого необходимо установить флаг в первой строке):

Так как в нашем примере приобретаются книги для библиотеки, создадим и укажем документ поступления основных средств:

Данный документ формирует следующие проводки:

После того, как документ поступления готов, укажем его в табличной части:

Так как в документе поступления основных средств в табличной части уже отражены реквизиты бухгалтерской операции, в авансовом отчете автоматически устанавливается запись:

Если же вы не указывается какой-либо приходный документ, а расшифровываете расходы подотчетного лица в табличной части авансового отчета, в столбцах бухгалтерской записи полностью указываются реквизиты. Для примера добавим такую запись:

Такого рода расходы можно отнести к общехозяйственным – счет 109.80 или сразу на расходы текущего финансового года – счет 401.20:

Также хотелось бы обратить ваше внимание, что при заполнении бухгалтерской записи в таком варианте отчета по расходам при попытке открыть список бухгалтерских счетов мы увидим, что список пуст. Дело в том, что установлен отбор по корректным счетам:

Снимем отбор:

После снятия список заполняется счетами.
Вариант с отчетом без документов прихода мы рассмотрели, но так как он не подходит для нашего примера, удалим эту строчку. Вторая вкладка примет вид:

3. Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода.
Данная вкладка заполняется в случае, когда сумма аванса не равна сумме расходов подотчетного лица (меньше или больше).

Если сумма меньше – подотчетное лицо возвращает остаток суммы (также оформляется приходный денежный документ), если сумма расходов больше и вся сумма принимается к учету – подотчетному лицу выдается перерасход (оформляется денежный документ, уже расходного характера).

И в авансовом отчете на этой вкладке в табличной части указывается документ, который доказывает выдачу перерасхода или возврат остатка. В нашем примере на всю сумму были закуплены основные средства, поэтому эта вкладка останется пустой.

4. Бухгалтерская операция.
На данной вкладке, как и в других документах, указывается бухгалтерская операция, которая позволит сформировать необходимые проводки при проведении. По умолчанию в документе проставлена бухгалтерская операция:

Это произошло потому, что у данного документа от поставщика поставляется только одна бухгалтерская операция:

После заполнения проводим документ. Необходимо просмотреть, какие проводки будут сформированы документом:

В нашем примере не было создано ни одной проводки. Разберемся, правильно ли это:
– первый документ, который был нами сформирован – это заявление на выдачу аванса. Он формирует проводки по принятию денежных обязательств.

То есть мы должны выплатить деньги подотчетному лицу сейчас, не когда-то, когда поступит товар, а сейчас – значит, принимаем денежные обязательства.
– далее формируется расходный денежный документ – в нашем примере это была заявка на кассовый расход. Этот документ сформировал проводки, которые «положили» денежные средства в размере 10 000 руб.

с соответствующей аналитикой (субконто «Контрагент») на счет 208.31 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств». Проводки этого документа правильны.
– после того, как подотчетное лицо отчитался – нами был создан документ поступления основных средств, сформировавший проводку, в которой как раз счет 208.

31 был указан по кредиту, данная проводка закрывает счет 208 и заканчивает операцию расчетов с подотчетными лицами. Подотчетное лицо больше не имеет задолженности.
– касаемо счетов раздела 5 «Санкционирование», в частности – денежные обязательства – то эти счета закрываются в конце года, в течение года суммы на этих счетах накапливаются.

Поэтому документ «Авансовый отчет» при проведении не сформировал проводок.
Рассмотрим сложившуюся ситуацию в отчете «Оборотно-сальдовая ведомость»:

Воспользуемся следующими настройками:

Сформируем отчет:

Как видно из отчета, в результате операций у нас осталось дебетовое сальдо на счете 106 – это наши капитальные сложения в основные средства, которые были приобретены через подотчетное лицо. Необходимо принять к учету с этого счета на счет 101, и в учете появится вновь приобретенное основное средство.

Также обратите внимание, что счет 208 закрылся. Это значит, что подотчетное лицо полностью отчиталось за выданный аванс.
Сохраняются остатки на счетах санкционирования, но, как я уже упоминала, это нормально, т.к. закрытие происходит в конце года.

И наконец, хотелось бы заострить ваше внимание на одном важном нюансе заполнения документов: при формировании и заполнении необходимых документов для подотчета обращайте внимание на последовательность, которая обеспечивается дата документа.

То есть дата заявления на выдачу аванса должна быть самой ранней, дата авансового отчета – самая поздняя. Даты документов выдачи и принятия денежных средств, документов прихода ТМЦ, услуг должны быть внутри этого интервала.

Светлана Батомункуева

Источник: https://xn--80abbnbma2d3ahb2c.xn--p1ai/bukhgalteriia-gos-uchrezhdenii/main/bukhgalteriia-gos-uchrezhdenii/avansovye-otchety-v-1s-bukhgalterii-gosudarstvennogo-uchrezhdeniia-8

Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения

Заполнение авансовых отчетов в бюджетном учреждении

Продукты по направлению

Астрал

Лайфхак

Авансовый отчёт — это документ, который подтверждает использование аванса для выполнения определённого служебного поручения или хозяйственных нужд подотчётными лицами.

Подотчётные лица — это сотрудники, которые могут получать деньги организации с целью оплаты расходов, непосредственно связанных с деятельностью этой организации. В бухгалтерии обычно имеется приказ со списком лиц, которые могут брать деньги на хозяйственные расходы под отчёт.

В авансовом отчёте обязательно указывается полученная подотчётным лицом сумма и фактический расход. Отчёт подкрепляется документы, подтверждающими расходы. Остаток подотчётные лица возвращают, а в случае невозврата эта сумма удерживается из зарплаты.

Четыре правила оформления

Существуют четыре основных правила, которым должны следовать бухгалтеры при оформлении авансовых отчётов:

  1. Форму отчёта устанавливает компания. Руководитель должен утвердить оригинальную форму отчёта приказом. Однако, за основу берётся унифицированная форма N АО-1 «Авансовый отчёт».

  2. Обязательные реквизиты, которые должны быть в документе, указаны в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

  3. Руководитель устанавливает срок для подотчётного лица. По истечении этого срока подотчётное лицо должно отчитаться по авансу. У него его есть три рабочих дня на то, чтобы сдать отчёт.

  4. Руководитель устанавливает срок для бухгалтера. В течение этого срока бухгалтер должен проверить отчёт. Затем документ должен быть передан либо главному бухгалтеру, либо руководителю для утверждения.

  5. Бухгалтер подписывает отчёт у руководителя и главного бухгалтера. Без этих подписей документ будет считаться недействительным.

Используя онлайн-сервис для организации электронного документооборота можно упростить составление и оформление отчётов.

Заполнение авансового отчёта

Авансовый отчёт заполняется в единичном экземпляре. В заполнении участвуют как и бухгалтерия, так и подотчётное лицо. Порядок ведения и заполнения авансовых отчётов описан в Указании Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.

Подотчётное лицо

Последовательность действий при заполнении авансового отчёта подотчётным лицом:

  1. Сотрудник вписывает свои ФИО, должность и табельный номер.

  2. Сотрудник заполняет графу «Назначение аванса». В ней должна быть указана категория расходов: командировочные расходы, покупка расходников для офисного оборудования, представительские расходы и т.д.

  3. На оборотной стороне в графах со 2 по 4 сотрудник перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в графе 5 записывает суммы затрат.

Подтвердить расходы могут:

  • кассовые и товарные чеки;
  • электронные чеки;
  • товарные накладные;
  • приходные кассовые ордера;
  • транспортные документы (проездные билеты, талоны).

Все документы, которые подтверждают расходы должны быть приложены к отчёту, чтобы фирма смогла принять расходы к вычету НДС.

Бухгалтер

После того как бухгалтер получит документ от подотчётного лица, он должен выполнить следующий алгоритм действий:

  1. Присвоить номер отчёту и проставить дату приёма документа.

  2. Заполнить отрывную расписку о принятии отчёта к проверке, содержащую ФИО подотчётного лица, реквизиты авансового отчёта, сумму выданных денег и количество подтверждающих документов. Заполненную расписку бухгалтер выдаёт подотчётному лицу.

  3. Заполнить таблицу отчёта следующими данными:

    • сведения об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;
    • сведения о сумме текущего аванса;
    • общая сумма полученных и израсходованных денег;
    • сумма остатка либо перерасхода;
    • информация о бухгалтерских счетах, где отражается подотчёт.

  4. В графе 7 бухгалтер записать суммы расходов, принятых к учёту, в графе 9 — дебет счёта. Графу 8 бухгалтер заполняет, если сотрудник получал аванс в валюте.

После этого документ утверждает руководитель и заполняет оставшиеся графы вверху лицевой стороны.

Только правильно заполненный авансовый отчёт позволяет учитывать потраченные деньги в расходах и, соответственно, в налоговом учёте. Чтобы всё шло по плану, можно выдать подотчётным сотрудникам памятки и чек-листы. В них нужно напечатать инструкцию по заполнению отчёта и список подтверждающих документов.

Астрал

Источник: https://astral.ru/articles/layfkhak/12664/

Статья Нюансы оформления авансовых отчетов в 1С:БГУ

Заполнение авансовых отчетов в бюджетном учреждении

Один из популярных видов расчетов при ведении хозяйственной деятельности учреждений – выдача авансов под отчет.

Давайте разберем пошагово наши действия для оформления операции: завхозу необходимо заменить в актовом зале вышедшие из строя лампочки.

Согласно бюджетному законодательству, в первую очередь, у учреждения возникает обязательство, в рассматриваемом примере – перед подотчетным лицом, по выдаче денежных средств для решения административно-хозяйственных нужд.

В программе должен быть создан договор, по которому в течение года мы будем регистрировать принятые обязательства по подотчету для корректного их отражения в Отчете по форме 0503128 или 0503738.

Для этого в одноименном справочнике создадим новый элемент.

Поле контрагент заполнять не будем, так как подотчетными лицами могут выступать разные сотрудники, укажем вид договора Иное основание обязательства, и для удобства зададим рабочее наименование договора.

На основании договора регистрируем обязательство.

Заполняем табличную часть с указанием периода, КПС, КЭК и суммы.

Выбираем типовую операцию, и для детализации по кодам экономической классификации снимаем флажок Бюджетные данные без детализации по КОСГУ.

Проводим документ и проверяем результат его проведения.

Именно данная запись позволить заполнить графу 6 формы 738. Но здесь важно помнить, что после формирования авансового отчета, необходимо скорректировать обязательство на сумму фактически произведенных расходов. 

Далее наш завхоз отправляется в бухгалтерию с заявлением о перечислении ему денежных средств на покупку материалов. Бухгалтер в программе оформляет документ Заявление на выдачу аванса.

Обращаю ваше внимание на тот факт, что даже если к авансовому отчету будет подшито заявление, написанное от руки, заявление в программе ДОЛЖНО БЫТЬ ОФОРМЛЕНО, поскольку оно формирует проводки по принятию денежного обязательства.

На основании данной проводки заполняется графа 8 отчета 738 (128).

После принятия денежных обязательств производим выплату денежных средств подотчетному лицу. Расходный документ (заявка на кассовый расход или расходный кассовый ордер) можно создать на основании заявления.

В этой ситуации документы будут частично заполнены данными из заявления.

После того, как сотрудник отчитается о потраченных денежных средствах, также на основании заявления создаем авансовый отчет.

При создании авансового отчета способом «на основании» автоматически будет заполнено поле Сотрудник, назначение аванса из заявления.

На вкладке Аванс в блоке «Получено» заполняем сведения о выдаче аванса.

На вкладке Израсходовано отражаются данные о приобретенных материальных запасах. При чем можно непосредственно в самом документе отразить поступление материалов на счете 105, так и создать документ Поступления МЗ и «подтянуть» к авансовому отчету.

Очень важным является то, что в 1С БГУ 2.0 по сравнению с первой редакцией документ Авансовый отчет формирует проводки на счетах бухгалтерского учета.

И конечно же из этого документа формируется печатная форма отчета.

Следующим этапом оформляем возврат неиспользованных средств или выдачу перерасхода. Для этого предусмотрена следующая вкладка документа.

До того момента, пока не будет указан документ внесения остатка или выдачи перерасхода – в самом документе будет видно, завершены ли расчеты с подотчетным лицом.

После подбора документа, расчеты закрываются.

Это дополнительная возможность контроля взаиморасчетов в самом отчете. На вкладке аванс по соответствующим ссылкам также можно сформировать отчеты для контроля.

Итак, расчеты по бухгалтерскому учету у нас закрыты. Вернемся к санкционированию расчетов с подотчетными лицами.

Напомню, что было выдано сотруднику шесть тысяч рублей, а потрачено четыре тысячи восемьсот рублей. Изначально денежные обязательства были приняты на сумму аванса, и скорректированы после предоставления отчета сотрудником.

А обязательства остались приняты на первоначальную сумму. Для внесения изменения следует создать новый документ Регистрация обязательств на основании предыдущего и уменьшить сумму.

Тогда и обязательства, и денежные обязательства по договору будут равны между собой.

После формирования всех документов повторно заполним отчет об обязательствах.

Пошаговая инструкция для отражения операций по расчетам с подотчетными лицами:

Принимаем обязательства – на основании договора создаем документ Регистрация обязательств и сведений по договорам.

Регистрируем заявление сотрудника на выдачу аванса.

Выдаем денежные средства: заявка на кассовый расход, заявка на наличные (банковская карта) или расходный кассовый ордер.

После проведения расходов создаем авансовый отчет и одновременно принимаем денежные обязательства.

Завершаем расчеты по авансу: выдача перерасхода или внесение остатка.

Корректировка обязательства в сторону уменьшения или увеличения.

При соблюдении данной инструкции не будет возникать сложностей и при анализе расчетов, и при составлении отчетности.

Источник: https://www.maple.ru/article/index.php?ELEMENT_ID=77050

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.