Заведение трудовой книжки при приеме на работу

Содержание

Трудовая книжка на бумаге: инструкция для работодателя — Эльба

Заведение трудовой книжки при приеме на работу

В этой статье будем говорить о бумажных трудовых. Этот материал пригодится, если принимаете на работу человека, который на предыдущем месте решил сохранить бумажную трудовую книжку и не перешёл на электронную. 

Если сотрудник устраивается на работу впервые, заводить бумажную книжку не нужно. По таким работникам достаточно передать сведения в пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД, то есть нужно сразу вести электронную трудовую книжку (ЭТК). Подробнее о ней мы написали в другой статье.

Трудовая книжка — основной документ о стаже сотрудника. И с ней много вопросов. Расскажем, как заполнять, хранить и учитывать бумажные трудовые книжки.

Когда не надо вести трудовую книжку

  • Заключаете договор подряда (ГПХ) или ученический договор. Такие отношения регламентирует гражданское законодательство, а не трудовое, поэтому запись не нужна.
  • Заключаете трудовой договор о дистанционной работе. По соглашению сторон можно не вести трудовую книжку. Об этом написано в статье 312.2 Трудового кодекса.

Предприниматели не отражают в трудовой книжке свой предпринимательский стаж.

Пенсионный фонд рассчитает его по уплаченным страховым взносам.

Где брать трудовую книжку

Работодатель ведет трудовые книжки на всех сотрудников, которые проработали у него более 5 дней. Когда человек устраивается на работу, он приносит свою трудовую книжку.

Если сотрудник потерял трудовую книжку или она испорчена, подготовьте для него новую.

По правилам, покупать бланки можно только у организаций, которые отвечают требованиям «Гознака». Мы посмотрели на сайте изготовителя — там всего 6 уполномоченных организаций, а на самом деле продавцов гораздо больше.

Чтобы не купить поддельный бланк, запросите у продавца разрешение и договор. Лучше потратить время на поиск надежного поставщика, чем получить штраф за нарушение трудового законодательства.

Кто оплачивает бланки трудовой книжки и вкладышей

Работодатель покупает бланки трудовых книжек, а сотрудник возмещает затраты. Так говорится в Правилах ведения и хранения трудовых книжек. Просто вычесть стоимость бланка из зарплаты нельзя. Сотрудник должен написать заявление на удержание.

Если выдаете трудовые бесплатно, пропишите это в локальных нормативных актах, например, в правилах трудового распорядка. Так можно. По сути вы дарите сотруднику трудовую книжку. Подарки дешевле 4000 рублей не облагаются НДФЛ.

Как заполнять трудовую книжку

Правила заполнения описаны в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 и Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 N 225. Ниже расскажем о главном.

Пишите в книжке черной, синей или фиолетовой ручкой, без сокращений. Нельзя писать «пр.» вместо «приказ» или «пер.» вместо «переведен».

Пишите арабскими цифрами. Число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Если приняли сотрудника 12 августа 2021 года, в трудовой книжке сделайте запись: «12.08.2021».

Какие сведения вносить

  • о  сотруднике;
  • о выполняемой работе;
  • о переводах на другую постоянную работу и об увольнении;
  • основания прекращения трудового договора;
  • сведения о награждениях за успехи в работе;
  • о совместительстве — по желанию сотрудника.

Каждая запись в трудовой книжке о выполняемой работе, переводе и увольнении дублируется в личной карточке сотрудника.

Как заполнить титульный лист

При оформлении новой трудовой книжки заполните титульный лист.

  1. Впишите без сокращений фамилию, имя, отчество сотрудника. Сделайте запись на основании паспорта или другого документа, который удостоверяет личность.
  2. Укажите дату рождения в формате «число, месяц, год».
  3. В полях «образование», «профессия, специальность» сделайте запись на основании диплома или аттестата. Запись об образовании может быть такой:

       Образование: высшее профессиональное

       Профессия, специальность: бухгалтер

  1. Укажите дату заполнения и попросите владельца поставить подпись.

Ответственный за ведение трудовых книжек должен расписаться на титульном листе. Ответственным может быть сам ИП, бухгалтер, а в больших организациях — инспектор по кадрам или начальник отдела кадров. Здесь же поставьте печать организации, если она есть.

Как сделать запись о приёме на работу

В трудовой книжке откройте раздел «Сведения о работе». Он идет сразу после титульного листа.

  1. В столбце 3 в виде заголовка полное и сокращенное название компании, если оно есть. Вместо рукописного названия можно использовать штамп с наименованием организации. Роструд подтвердил это в Письме от 19.08.2015 N 1922-6-1.
  2. Ниже заголовка сделайте запись о том, что приняли сотрудника и напишите должность. Должность, как правило, соответствует штатному расписанию. Исключение — когда федеральные законы дают льготы или накладывают ограничения по определенным профессиям. Тогда названия этих профессий должны соответствовать наименованиям и требованиям из квалификационных справочников. Это редкая ситуация, и мы надеемся, что вы с ней не столкнетесь.
  3. В столбце 1 поставьте порядковый номер записи, в столбце 2 — дату приема на работу.
  4. В столбце 4 напишите дату и номер приказа, по которому сотрудник принят на работу.

Как сделать запись об изменении должности сотрудника

  1. В столбце 1 укажите порядковый номер записи.
  2. В столбце 2 — дату записи.
  3. В столбце 3 напишите: «Переведен на должность….».
  4. В столбце 4 — реквизиты приказа о переводе. Запись должна быть сделана в течение недели со дня приказа.

Как сделать запись об увольнении

  1. В столбце 1 поставьте порядковый номер записи.
  2. В столбце 2  — дату увольнения.
  3. В столбце 3 сделайте запись о причине увольнения с обязательной ссылкой на пункт статьи Трудового кодекса. 

        Например: «Уволен по собственному желанию» пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

  1. В столбце 4 укажите документ-основание, его дату и номер.
  2. Выдайте трудовую книжку с записью об увольнении в последний день работы.

Эльба подходит для ИП и ООО с сотрудниками. Сервис подготовит всю необходимую отчётность, посчитает зарплату, налоги и взносы и сформирует платёжки.

Как изменить ФИО сотрудника в трудовой

Если сотрудник сменил ФИО, исправьте запись на титульном листе. Одной чертой зачеркните прежнюю фамилию, имя или отчество, после — запишите новые данные.

Исправлять со слов сотрудника нельзя. Изменения можно делать только на основании паспорта, свидетельств о браке или расторжении, и других документов. Ссылаться на их номер и дату — обязательно. На внутренней стороне обложки трудовой книжки напишите документ-основание, поставьте подпись ответственного и печать работодателя, если есть.

Как изменить сведения об образовании или профессии

Если сотрудник получил образование или новую профессию, впишите их в титульный лист. Прежние данные зачеркивать не нужно, перечислите новые сведения через запятую:

Образование: высшее профессиональное

Профессия, специальность: бухгалтер, инженер-программист

Как изменить название организации

Если изменили название организации в ЕГРЮЛ, столбцы 1 и 2 заполнять не нужно.

  1. В столбце 3 сделайте запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то».
  2. В столбце 4 укажите основание переименования — приказ, его дата и номер.

Как исправить записи предыдущих работодателей

Есть два пути:

  1. Попросить сотрудника обратиться за исправлением к прошлому работодателю. Трудовую книжку выдайте сотруднику под расписку.
  2. Сделать запрос предыдущему работодателю самим. На основании официального ответа внести в трудовую книжку исправления. Основанием будут копии приказов о приеме на работу, переводе и увольнении.

Как исправить неверную запись в разделе «Сведения о работе»

Зачеркивать неточные или неправильные записи в этом разделе нельзя. Внесите исправление отдельной строкой.

  1. В столбце 1 укажите следующий порядковый номер.
  2. В столбце 2 укажите дату внесения записи.
  3. В столбце 3 напишите: «Запись за номером таким-то недействительна».
  4. Затем в той же строчке сделайте правильную запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в столбце 4 повторите дату и номер приказа, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, или укажите дату номер приказа, на основании которого вносится правильная запись. Об этом говорит пункт 1.2 Постановления Минтруда.  

Если ошиблись в наименовании организации, то указывать следующий порядковый номер не нужно.

Напишите в столбце 3 «В наименовании организации допущена ошибка» и с новой строки — правильное название организации.

Когда нужен вкладыш в трудовую книжку

Если все страницы раздела заполнены, вшейте вкладыш. Оформляйте и ведите его так же, как трудовую.

На внутренней стороне обложки трудовой поставьте штамп: «Выдан вкладыш», укажите его серию и номер. Вкладыш без трудовой недействителен.

Как учитывать и хранить трудовые книжки

Работодатель хранит и учитывает трудовые книжки. Если в организации нет отдела кадров, назначьте ответственного с помощью приказа. При смене ответственного передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. В акте нужно прописать количество и фактический состав трудовых книжек и вкладышей в них.

Трудовые книжки и вкладыши — это бланки строгой отчетности. Хранить их нужно в сейфах, металлических шкафах или в помещениях, куда нет доступа посторонним. Выдавать бланки можно только ответственному за ведение трудовых книжек, по заявке. Если ответственный сам ИП, он свободно распоряжается бланками и не пишет заявку самому себе.

В остальном для предпринимателей и малого бизнеса поблажек нет: вести учет нужно по всем правилам.

Для учета понадобятся:

В приходно-расходную книгу записывайте, от кого получили и кому выдали бланки. Указывайте фамилию ответственного сотрудника или название организации. Записывайте серию и номера каждого бланка.

Пример заполнения приходно-расходной кассовой книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в неё

В книге учета движения регистрируйте все трудовые книжки: принятые от сотрудников и выданные вновь.

Пример заполнения книги учета движения трудовых книжек

Когда сотрудник увольняется, попросите его расписаться в книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке.

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Об этом говорит пункт 41 Постановление Правительства.

В конце месяца ответственный обязан отчитаться в бухгалтерию организации о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные бланки нужно уничтожить и составить акт списания. Если бухгалтерии нет — значит, и отчитываться не надо.

Работодатели должны всегда хранить запасные бланки трудовой книжки и вкладыши в неё.

Как заверить копию трудовой

Обычно сотрудники просят копию, чтобы получить кредит или сделать визу.

Напишите на копии: «Верно». Укажите место, где хранится оригинал, номер и год дела.  Если трудовая хранится не в составе дела, напишите: «подлинник документа находится в отделе кадров».

Поставьте подпись ответственного и штамп организации так, чтобы они не перекрывали друг друга.

Выдайте копию в течение трех рабочих дней с момента получения заявления от сотрудника.

Ответственность

За отсутствие книг учета или их неправильное оформление предусмотрен штраф:

  • для ИП — от 1000 до 5000 руб;
  • для организаций — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении:

  • для ИП — от 10 000 до 20 000 руб;
  • для организаций — от 50 000 до 70 000 руб.

 

Статья актуальна на 11.02.2021

Источник: https://e-kontur.ru/enquiry/1348/trudovaya-knizhka

Как оформить трудовую книжку впервые?

Заведение трудовой книжки при приеме на работу

Трудовая книжка является основным документом, отражающим трудовой путь работника с момента первого трудоустройства вплоть до выхода на заслуженный отдых.

На основании данных, внесенных в оговоренный документ, каждый труженик может рассчитывать не только на пенсионное обеспечение, но и на компенсацию всех периодов нетрудоспособности.

Именно поэтому так важно знать, как трудовая книжка оформляется впервые.

Нормативная база

Порядок ведения хронологии трудовой деятельности в настоящий момент регулируется федеральным законодательством, а именно Постановлением Правительства РФ №225 и Постановлением Минтруда РФ №69, в которых утверждены форма трудовой книжки, ее образцы, Правила ведения оговоренного документа, а также порядок обеспечения бланками предприятий с освещением некоторых моментов оформления книжки о труде.

Трудовой Кодекс Российской Федерации

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69

В частности, в п.8 Постановления № 225 сказано, что при первичном трудоустройстве книжка о труде заводится именно работодателем и за счет средств предприятия, на всех работников, которые приступили к своим обязанностям и выполняют их не менее календарной недели.

Подобные же нормы содержит и ст.66 ТК РФ, где сказано, что запись о трудоустройстве должна быть внесена с момента принятия в компанию, но не позднее 5-ти рабочих дней.

Как получить трудовую книжку впервые?

В соответствии с п. 3 Постановления № 225 каждое предприятие должно приобретать за счет собственных средств бланки книжек утвержденной формы, которые затем используются в ходе трудовой деятельности при приеме работников, трудоустраивающихся впервые, либо в случае утери оговоренного документа по вине компании.

Но так как книжка о хронологии стажа является не только бланком строгой отчетности, но и подлежит регистрации в специальной книге движения документов подобного вида, оговоренный документ выдается не просто так, а только при соблюдении некоторых условий, а именно, предоставления определенного пакета документов, на основании которых книгу о труде и можно получить.

Какие документы для этого требуются?

В частности, для того чтобы трудовую книжку оформить впервые нужно предоставить:

  • удостоверение личности, коим может являться паспорт либо свидетельство о рождении;
  • документы об образовании, которыми могут служить не только диплом или свидетельство, но и зачетная книжка либо справка из ВУЗа при наличии неоконченного образования (п.2.1 Постановления №69).

Вышеуказанные данные требуются для того. чтобы заполнить титульный лист книжки о труде.

https://www.youtube.com/watch?v=82Mj5R2CHm8

А вот заявление на выдачу бланка книги о труде не требуется, так как оговоренный документ выдается работнику на основании закона, а не по его личной просьбе.

Однако в некоторых организациях, для подтверждения использования бланков книжек заявления все же оформляются, но только в том случае, если трудовая книжка была утеряна и следует выдать дубликат и в случае, если подача заявления предусмотрена локальными актами предприятия.

Предоставление документов, которые не оговорены в вышеприведенным списке, не допускается, за исключением подтверждения данных о стаже при утере книги либо для внесения дополнительных записей об обучении либо службе в армии.

Со скольки лет можно завести?

В соответствии с нормами закона работник может быть принят на предприятия с момента достижения совершеннолетия, то есть с 18 лет, однако в некоторых ситуациях, в качестве исключения, допускается прием и несовершеннолетних сотрудников, но только при соблюдении гарантий, установленных для данной категории и предоставления определенного пакета документов.

Так, прием несовершеннолетних допускается с 14 лет при наличии письменного разрешения родителей и органов опеки на основании ст.63 ТК РФ.

И учитывая нормы ст.66 ТК РФ об обязательном заведении трудовой книжки, оговоренный документ должен быть оформлен при приеме работника независимо от того, является ли он совершеннолетним или нет.

Где и как приобрести?

Как было сказано выше, впервые бланк книги о труде выдается и оформляется на предприятии при первом трудоустройстве, так как это закреплено нормами закона, но работник вправе приобрести чистый бланк фиксации хронологии стажа и сам.

Однако, приобретение книжки не является ее автоматическим оформлением, поэтому на вопрос, как завести оговоренный документ, ответ является достаточно простым — нужно трудоустроиться.

Кто заполняет?

Приобретенную даже самостоятельно трудовую книжку заполнять работник не должен, даже титульный лист, так как эта обязанность возложена только на кадрового работника предприятия на основании п.8 Постановления № 69.

Вновь принятый сотрудник обязан только предоставить документы, на основании которых будет заполнен титульный лист в присутствии работника, который затем своей подписью подтвердит правильность внесенных данных.

Сроки

В соответствии со ст.66 ТК РФ работодатель обязан внести запись в книжку о труде в случае, если работник проработал на предприятии не менее 5 дней.

И в п.8 раздела 2 Постановления №225 сказано, что запись вносится не позднее недельного срока с момента трудоустройства.

Как оформить?

Прием работника начинается не с внесения записи в книгу о труде, а с издания приказа и заключения договора о сотрудничестве (трудового договора), которые затем и служат основанием для внесения записи в трудовую книжку.

Помимо приказа нужен еще и вышеописанный пакет документов с личными данными сотрудника, с которых собственно заполнение оговоренного документа и начинается.

Как заполнить титул?

Порядок заполнения титульного листа книги о труде регламентирован разделом 2 Постановления №69, где  оговорены Правила внесения следующих данных:

  • фамилия, имя отчество сотрудника (вноситься полностью в соответствии с документами подтверждающими личность);
  • дата рождения (арабскими цифрами без сокращений);
  • уровень образования (общее среднее, высшее профессиональное, неоконченное высшее);
  • специальность (в соответствии с квалификацией указанной в дипломе);
  • дата заполнения (соответствует дате первой записи о трудоустройстве).

После заполнения основных граф вновь принятый сотрудник ставит свою подпись, подтверждая достоверность внесенных данных, а затем расписывается и кадровый работник, в качестве ответственного лица.

После внесения всех положенных данных внизу титульного листа ставиться печать предприятия.

Пример оформления титульного листа:

Образец заполнения титульной страницы

Как внести первую запись?

Следует отметить, что первая запись не всегда является свидетельством о трудоустройстве.

В ряде случаев это могут быть сведения об обучении либо службе в армии, ведь в военкомате либо в деканате, как правило, трудовые книжки не заводят и подобные записи не вносят, следовательно их вносят уже при первом трудоустройстве кадровым работником на основании того же военного билета либо диплома (п.21 Постановление №225).

И несмотря на то что, первая запись о трудоустройстве может вноситься на несколько лет позже обучения либо службы в армии, дата внесения записи все равно указывается настоящая, а не та, которая свидетельствует об окончании службы либо обучения.

Естественно после внесения записи об обучении оформляется уже следующая запись, подтверждающая факт трудоустройства.

Порядок заполнения сведений о работе оговорен в разделе 3 Постановления №69, где сказано, что в качестве заголовка вносится полное наименование организации без сокращений, даже если они оговорены в локальных актах.

В графе 1 указывается порядковый номер записи, в графе 2 проставляется дата в следующем порядка, число, месяц, год, тоже полностью, без сокращений.

Затем вносятся уже данные о принятии на конкретную должность с указанием структурного подразделения, разряда, если он присваивается, и условиями испытания, при их применении (в частности, его срок).

И в графе 4 приводятся основания для внесения записи, коими являются приказ либо распоряжение. В оговоренную графу наименование документа вносится полностью, без сокращения, а также указывается его номер и дата принятия.

Пример:

Пример внесения первой записи

Что делать, если запись внесена неверно?

Однако несмотря на четкие инструкции по заполнению трудовой книжки случаются и ошибки.

На этот случай тоже существуют правила внесения исправлений, оговоренные в разделе 3 Постановления №225. В частности, в п.27 сказано, что при выявлении неточности должны быть внесены исправления кадровым работником организации, которым ошибка и была допущена, на основании заявления работника.

Если организация уже ликвидирована, то исправления вносит предприятие-правопреемник либо уже новый работодатель, но только при наличии подтверждающего документа, то есть того же приказа либо распоряжения.

Если же основной документ утерян, в качестве оснований используются другие документы — тот же трудовой договор и справку с места работы, но не свидетельские показания, которые допускается использовать в других случаях для подтверждения стажа.

Порядок внесения исправления оговорен в п.30, в соответствии с которым неверную запись зачеркивать нельзя, а следует внести дополнительную запись с указанием того, что, к примеру, запись № 5 считать недействительной, что подтверждается подписью кадрового работника и печатью предприятия.

Пример:

Образец внесения записей при исправлении неточностей

Затем уже нужно внести правильную запись на основании предоставленных документов.

Где нужно регистрировать документ?

После того как трудовая книжка полностью заполнена, она подлежит еще и регистрации в журнале движения книжек, куда вносятся данные работника, серия и номер книжки, а также дата поступления работника и должность.

Форма журнала утверждена Постановлением № 69, все графы, которые указаны в оговоренном документе, должны быть заполнены.

Нюансы

Несмотря на то, что порядок оформления книги о труде имеет единый установленный порядок, существуют некоторые нюансы заполнения при приеме некоторых работников либо в определенных обстоятельствах.

Оформление несовершеннолетнему

По сути, несовершеннолетний работник является таким же сотрудником, как и все остальные служащие, поэтому он точно также принимается на работу в соответствии с поданным пакетом документов, с единственным отличием в том, что перечень документов немного шире.

А вот заполнение трудовой книжки для работников этой группы производится в общем порядке, который установлен для всех тружеников без исключения.

Единственным отличием является заполнение титульного листа, ведь удостоверять личность будут по свидетельству о рождении, а образование и квалификацию нужно будет подтвердить справкой из школы либо иного образовательного учреждения.

Пример:

Заполнение титула в трудовой книжке несовершеннолетнего работника

Оформление студенту

Есть некоторые отличия и при заполнении трудовой книжки и для студентов, даже если они уже достигли совершеннолетия.

Так, образование можно будет подтвердить той же справкой выданной деканатом либо студенческим билетом или зачетной книжкой, в которой основные данные, требующиеся при заполнении титула присутствуют.

Работа по совместительству

Имеет свои особенности и внесение записи в книжку по совместительству.

В частности, в п.3.1 Постановления №69 сказано, что внесение записи о дополнительном месте труда вноситься только по желанию работника и по основному месту работы, при предоставлении заявления и копии приказа о приеме на дополнительное место работы.

В подобной ситуации запись в книжку о труде вносится в том же порядке, который установлен для всех остальных случаев.

Если я ИП, то книжку нужно оформлять самому?

В ст.66 ТК РФ сказано, что трудовая книжка заводится всеми работодателями за исключением физических лиц, которые не являются индивидуальными предпринимателями.

Следовательно ИП должен оформлять книжки о труде точно также, как и все предприятия. Но учитывая, что предприниматель не имеет штата сотрудников, а также кадрового работника, за оформление и ведение трудовой книжки отвечает он сам, лично.

Оформить хронологию трудового стажа письменно совсем не сложно, ведь с использованием Постановления Минтруда №69, в котором утверждена подробная Инструкция оформления и ведения книжек о труде, заполнить тот же титульный лист либо внести запись будет достаточно легко, учитывая, что в оговоренном документе присутствуют даже конкретные примеры.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/kak-poluchit-trudovuju-knizhku-vpervye/

Оформление трудовой книжки при приеме на работу: пошаговая инструкция, что должна содержать

Заведение трудовой книжки при приеме на работу

Последние изменения: Январь 2021

Каждый раз, трудоустраиваясь, наемный работник обязан оформлять соответствующую кадровую документацию. Оформление трудовой книжки при приеме на работу позволяет хранить историю рабочего пути и правильно определять стаж и опыт конкретного гражданина. Процедура записи в трудовую книжку унифицирована и не предполагает иных вариантов оформления, кроме разрешенных законодательством.

Основные положения

 Оформление документа строго регламентировано, а сама форма трудовой книжки нового образца утверждена ПП №225 в 2003 году.

По закону, если гражданин исполняет обязанности в течение 5-дневного срока, администрация предприятия обязана делать запись с фиксацией трудоустройства по основному месту.

В России этот документ служит основным свидетельством стажа и рабочей деятельности. В зависимости от года приема на работу в РФ действует несколько вариантов оформления.

Последние изменения вносились в 2004 году и действуют до сих пор.

Обновление формата не является причиной для смены документа, поскольку он заводится 1 раз жизни и ведется на протяжении всего рабочего периода (кроме утери или порчи).

Если работник впервые трудоустраивается и ранее не работал, в отделе кадров заводят трудовую по образцу 2004 года, т.е. в последней версии.

Согласно ст. 65 ТК РФ, книжка входит в обязательный перечень, предъявляемый при трудоустройстве, однако если ранее стажа не было, либо в случае утери или порчи бланка, работодатель обязан оформить заново. Основанием для нового формуляра станет написанное работником заявление.

Заполнение формуляра также строго регламентировано и соотносится со ст.66 ТК РФ. Любая подмена своими бланками по закону не допускается.

В документе описываются все случаи официального трудоустройства, занимаемых должностях, продолжительности труда. Помимо записей о принятии или расторжении трудового контракта, в ней содержатся сведения о переводах, иных изменениях. Записей о проступках в действующем варианте формуляра не предусмотрено – на этот случай предполагается прекращение трудовых отношений с провинившимся сотрудником по статье.

В течение всего периода работы в организации документ хранится в отделе кадров и не может быть выдан. В случае необходимости подтверждения места работы человек вправе получить заверенную копию трудовой. Возврат осуществляется только в момент расставания после того, как уполномоченный специалист кадрового отдела вносит последнюю запись.

Порядок внесения информации также четко определен законодательством вплоть до оснований для увольнения.

Кто уполномочен вести записи

Право на оформление трудовой книжки на принятого сотрудника имеют юридические лица, организации, и индивидуальные предприниматели. При приеме на работу в отдел кадров передают пакет документов, включая паспорт и трудовую книжку.

Если в компании не предусмотрена кадровая служба, заполнением и хранением документов на сотрудников занимается уполномоченное лицо. Определить, кто заполняет книжку в компании, можно на основании отдельного внутреннего распоряжения в пределах организации.

Это может быть секретарь, либо бухгалтер, иное должностное лицо.

Все время, пока человек трудится у конкретного работодателя, книжка хранится на предприятии, а на руки ее выдают только при увольнении, с обязательной подписью работника в книге учета.

Если в штате не предусмотрено специалиста по кадровой работе или выделенного работника с полномочиями кадровика, право вносить в книжку новые записи имеет только директор.

Что содержит бланк трудовой книжки

 

Чтобы знать, как заполнить трудовую книжку, необходимо внимательно ознакомиться с содержанием бланка, определенным согласно ст. 65 ТК РФ:

  1. Личные сведения о сотруднике.
  2. Место трудоустройства.
  3. Должность.
  4. С какого года идет рабочий стаж.
  5. Кадровые перемещения в пределах одного предприятия.
  6. Увольнения, приемы на другие предприятия.
  7. Периоды работы.
  8. Достижения работника.

Оформление формуляра следует вести согласно нормам, определяемым положениями закона №255-ФЗ, принятого 29 декабря 2006 года. В России предусмотрено заполнение трудовой книжки на русском, кроме тех субъектов РФ, где установлен местный национальный язык.

Инструкция по ведению трудовых книжек предусматривает четкое соблюдение последовательности заполнения, исходя из текущей структуры формуляра:

  1. Титульным листом.
  2. Основными сведениями о труде на протяжении жизни.
  3. Награждениями человека за отличные результаты.

Титульник

Эта страница формуляра заполняется сведениями о владельце:

  • ФИО (полностью) согласно данным в паспорте;
  • дата рождения (в формате ДД.ММ.ГГГГ);
  • образование (уровень законченного образования на момент первого оформления);
  • специальность согласно сведениям из диплома;
  • дата заведения;
  • подпись сотрудника, уполномоченного вести кадровые документы;
  • печать.

Трудовая деятельность

Раздел состоит из нескольких разворотов, оформленных в виде таблицы со столбцами:

  1. Номер по порядку.
  2. Время приема на работу.
  3. Название юрлица (включая сокращенный вариант).
  4. Должность человека с квалификацией.
  5. Подразделение.
  6. Название кадрового документа-основания, дата, № (строго в этой последовательности).

Помимо информации о начале и завершении работы указывают все кадровые изменения – переводы на новые места, должности и т.д. На оформление новых сведений по закону отводится не более 7 дней после издания соответствующего внутреннего приказа, а при увольнении запись датируют днем ухода.

По усмотрению работающего на двух работах гражданина, вносят записи при совмещении согласно подтверждающих справок от другого работодателя. Процесс внесения записей при совмещении аналогичен, однако заполнять графы в период трудоустройства вправе только основной работодатель.

Любые изменения в квалификации, получение новой специальности, разряда также вносят в книжку.

При смене наименования организации делают новые записи с упоминанием документа, ставшего основанием для изменений. Это позволит впоследствии вносить новые записи от того же работодателя с заверением новыми печатями.

Если компания реорганизуется, делают отметку о прекращении сотрудничества, а далее о приеме в штат нового юрлица.

Награждения

Все важные достижения, по усмотрению работодателя, могут быть внесены в формуляр работника на основании изданного приказа, где указано о необходимости оформления записи в документе. В действующем формате книжки не вносятся сведения о проступках и наказаниях.

Общие правила заполнения трудовой книжки

У трудовой книжки есть свой индивидуальный номер, который не меняется на протяжении всей рабочей деятельности.

В случае отсутствия формуляра у принятого в штат человека, кадровая служба обязана завести новый.

  Если документ существует, но отсутствует в силу веских причин, при трудоустройстве составляется отдельный акт об этом, с заверением его в присутствии свидетеля и самого сотрудника.

Каждый прием на работу по основному месту обязывает своевременно заполнять форму в течение первой недели работы. Если документ заводится впервые, его стоимость взимается с последующего заработка человека.

Если повторные трудоустройства не требуют иных действий, кроме внесения новой порядковой записи, то при первичном зачислении на работу кадровик обязан завести бланк и оформить титульную страницу пустой трудовой книжки. Поскольку документ будет действовать на протяжении всей жизни, важно правильно заполнить сведения строго в соответствии с предоставленными личными бумагами и инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Личные параметры (ФИО, информация о рождении) оформляется согласно предъявленному паспорту. Сведения об образовании заполняются на основании предоставленных дипломов, сертификатов, удостоверений.

Особенности заполнения

Особое внимание уделяется правилам заполнения формуляра.  Ознакомиться с образцом заполнения трудовой книжки можно на специализированных интернет-ресурсах, либо следовать разъяснениям из закона №255-ФЗ.

  • Все записи делают шариковой ручкой, исключая цветные чернила (только черный, синий, фиолетовый).
  • Формат внесения дат – цифровой, ДД.ММ.ГГГГ.
  • Если предприятие расположено на территории республики, имеющей свой национальный язык, оформление допускается на ином, кроме русского языка.

Важно правильно формулировать текст каждой новой строки, соотнося его с формулировками из внутренних приказов организации.

Как оформляется перевод

Не только смена работодателя является поводом для обновления записей в трудовой. Любые кадровые перестановки с изменением названия должности должны быть зафиксированы. Чтобы перевести принятого на определенную должность работника на другое место, администрация обязана согласовать изменения с самим человеком.

В зависимости от места дальнейшей работы различают переводы:

  • внутренние, в пределах одного юрлица с внесением записи о переводе в другое подразделение, на новую должность в пределах компании;
  • внешние, с расторжением контракта с организацией и заключением нового контракта с новым работодателем.

В последнем варианте в третьем столбце формуляра вносят запись с датой, номером приказа на расторжение трудового договора и аналогичные сведения на прием в штат нового юрлица.

По длительности различают переводы на постоянной основе или с целью временного замещения отсутствующего человека.

Сведения трудовой позволяют установить длительность рабочего стажа и определить наличие особых привилегий у работника.  документа играет важную роль при назначении пенсий, расчета продолжительности трудовой деятельности, поэтому так важно соблюдать установленные законодательством правила ведения и заполнения формуляра.

Бесплатный вопрос юристу

Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны/ Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему:

© 2021 zakon-dostupno.ru

Источник: https://zakon-dostupno.ru/trudoustroystvo/oformlenie-trudovoy-knizhki-pri-prieme-na-rabotu/

Как завести трудовую книжку впервые и что делать при ее утере

Заведение трудовой книжки при приеме на работу

Человеку, начинающему трудовую биографию, и сотруднику отдела кадров, который оформляет его прием на работу, необходимы точные сведения, как оформить трудовую книжку впервые. Разберем порядок приобретения и заполнения этого документа, а также порядок хранения трудовых книжек, алгоритм действий при утрате или выдаче на руки работнику.

Порядок оформления трудовой книжки

Трудовая книжка представляет собой документ, отражающий трудовую биографию гражданина. Когда человек обращается за оформлением пенсии по старости, именно трудовая книжка служит официальным подтверждением наличия у него трудового стажа.

Важно: при оформлении этого документа следует исключить любые ошибки в написании паспортных данных работника.

Сотрудник кадровой службы компании либо ИП должен заполнять трудовую книжку в присутствии нанимаемого гражданина, после чего обязан дать ему проверить правильность указанных данных.

Если допущена ошибка (неверно написана хотя бы одна буква в ФИО, цифра в дате рождения и др.), работнику следует настаивать на заполнении бланка заново.

Обратите внимание: заполнять свою трудовую книжку самостоятельно гражданин не вправе, это обязанность кадровика либо иного представителя работодателя. Закон не обязывает нового работника писать заявление на оформление трудовой книжки впервые, но его образец пригодится, если такой документ предусмотрен правилами организации-работодателя.

Если работник, на которого заведена трудовая книжка на первом месте работы, устраивается работать в еще одну компанию, вторая книжка не оформляется. На втором месте работы гражданин трудится по совместительству.

Вносить ли сведения об этом трудовом периоде в трудовую книжку, закон оставляет на усмотрение самого работника.

Запись о приеме на второе место работы делает кадровик по основному месту, для этого нужно предъявить ему подтверждающий документ (справку, либо копию приказа, или копию трудового договора).

Приобретение трудовой книжки

Некоторая информация

Работодатель обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее согласно законодательству. И не вправе требовать с работника, чтобы он самостоятельно покупал трудовую книжку. При выдаче сотруднику трудовой книжки работодатель вправе взять с него плату, размер которой определяется размером расходов на ее приобретение.

Выясняя, как завести трудовую книжку впервые, важно не ошибиться, кому следует приобретать бланк документа – самому работнику в книжном магазине (на рынке, в киоске) или работодателю.

Покупать бланк трудовой книжки самостоятельно не рекомендуется, поскольку существует риск купить экземпляр, не соответствующий действующим стандартам либо изготовленный предприятием, не имеющим права производить такие бланки.

Важно: приобретать трудовые книжки для персонала обязан работодатель, и он не вправе требовать от нанимаемого работника, чтобы тот покупал бланк самостоятельно.

Работодатель также должен:

  • вести специальную книгу учета выдачи, хранения и прихода-расхода трудовых книжек, где регистрируются документы новых сотрудников;
  • хранить трудовые книжки работников, неся ответственность за их сохранность;
  • выдавать трудовую книжку работнику на руки при его увольнении, делая соответствующую запись в указанной выше книге.

Обратите внимание: после оформления трудовой книжки впервые закон позволяет работодателю удержать из зарплаты работника, которому заведена трудовая книжка, ее стоимость. Но только на основании специального приказа, с которым необходимо ознакомить данного работника под подпись. Нельзя вычесть эту сумму из заработной платы лица без его согласия.

Чистый бланк трудовой книжки заполняется на основании трех документов:

  1. паспорта нового работника либо ксерокопии;
  2. документа об образовании;
  3. приказа о приеме на работу.

Трудовая книжка оформляется лицу, принятому на работу, не позднее семи дней с момента подписания соответствующего приказа. В такой же срок делаются записи в этом документе о приеме / переводе на должность, награждении, повышении квалификации.

Сведения об увольнении вносятся в трудовую в тот же день, и документ сразу же выдается на руки лицу, с которым прекращены трудовые отношения.
Провести правильное оформление трудовой книжки впервые поможет представленный образец.

На главном развороте указываются:

  • ФИО полностью – точь-в-точь как в паспорте;
  • дата рождения;
  • образование, профессия, специальность – как указано в предоставленном документе об образовании.

Сразу после заполнения этих данных кадровик предоставляет трудовую книжку работнику для:

  • проверки внесенных данных;
  • постановки личной подписи.

Если бланк испорчен, кадровик обязан составить соответствующий акт, после чего выписать трудовую книжку заново.

Исправления в трудовой книжке касаются изменения ФИО работника (если человек вступил в брак и взял фамилию супруга и др.) либо сведений об образовании.
Порядок исправлений:

  1. аккуратно одной чертой зачеркнуть надпись, чтобы она читалась;
  2. записать выше новые сведения;
  3. рядом вписать название, номер и дату документа, послужившего основанием для исправления (свидетельство о браке, диплом об образовании, другой документ);
  4. заверить запись подписью лица, сделавшего исправление, и печатью компании.

Важно: категорически недопустимы зачеркивания и исправления записей о работе и поощрениях (награждениях) сотрудника.

После заполнения первого разворота трудовой книжки кадровик переворачивает страницу и вносит запись о приеме на работу, указывая в графах под соответствующими номерами:

  1. порядковый номер записи;
  2. дату приема;
  3. «Принят на работу на должность …» с указанием наименования структурного подразделения компании, если оно упомянуто в трудовом договоре с работником;
  4. наименование, номер и дата решения (приказа, распоряжения) о приеме на работу.

Обратите внимание: работник, подавший письменно или устно заявление на выдачу трудовой книжки впервые, вправе потребовать от кадровика, чтобы тот сделал запись об учебе на стационарном отделении вуза, службе в Вооруженных силах либо ином периоде, включаемом в трудовой стаж, после которого гражданин нанимается на работу.

Если работник предъявил документ, подтверждающий воинскую службу, после того, как в трудовой книжке сделана запись о приеме на работу, допускается внесение данных о службе после этой записи.

Хранение документа и выдача работнику

Интересная информация

В соответствии с правилами работник может быть принят на предприятия с момента достижения совершеннолетия, то есть с 18 лет, на в некоторых случаях допустим прием несовершеннолетних с 14 лет при наличии письменного разрешения родителей и органов опеки. При этом трудовая книжка обязательно должна быть оформлена при приеме сотрудника независимо от того, является ли он совершеннолетним или нет.

Трудовая книжка, хранящаяся в организации, не подлежит выдаче на руки работнику в период, когда они с работодателем находятся в трудовых отношениях.
Если работающему лицу понадобился этот документ для предоставления в ту или иную инстанцию, гражданин должен обратиться к работодателю с заявлением о выдаче копии трудовой книжки либо выписки из нее.

Работодатель обязан удовлетворить данное заявление, а инстанции не вправе требовать оригинал документа у лица, чья трудовая книжка хранится по основному месту работы.

Утеря трудовой книжки

Утеря трудовой книжки по вине компании, в которой хранился документ, обязывает работодателя восстановить утраченный документ:

  • выписать работнику дубликат трудовой;
  • восстановить все данные о стаже работника и прочие записи в документе, подавая запросы в необходимые службы и оплачивая соответствующие расходы.

При утере трудовой книжки работником дубликат документа также выдается работодателем (по заявлению гражданина), но восстановление данных становится заботой лица, допустившего утрату.

Источник: https://otdelkadrov.online/5047-osobennosti-obrazets-zayavleniya-dlya-oformleniya-trudovoi-knizhki-vpervye

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.